ใบเพิ่มหนี้ เป็นเอกสารทางบัญชีและภาษีที่มีความสำคัญต่อผู้ประกอบการที่จด Vat เนื่องจากเป็นเอกสารใบกำกับภาษีประเภทหนึ่ง ในกรณีที่ผู้ประกอบการได้ขายสินค้าหรือให้บริการ และต่อมามีเหตุให้ภาษีขายที่คำนวณจากมูลค่าของสินค้าหรือบริการมีจำนวนเพิ่มขึ้น ไม่ว่าทั้งหมดหรือบางส่วน ให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนนำภาษีขายที่คำนวณจากมูลค่าของสินค้าหรือบริการที่เพิ่มขึ้นนั้น มารวมในการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม จึงเป็นเหตุผลที่ผู้ประกอบการต้องออก “ใบเพิ่มหนี้” ให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ เพื่อเป็นเอกสารในการบันทึกบัญชีและนำส่งภาษีมูลค่าเพิ่มให้ถูกต้อง

ใบลดหนี้ มีความสำคัญต่อผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม เนื่องจากใบลดหนี้คือใบกำกับภาษีประเภทหนึ่ง ในกรณีที่ผู้ประกอบการที่จด Vat ได้ขายสินค้าหรือให้บริการ และต่อมามีการลดราคาสินค้าที่ขายหรือค่าบริการ ทำให้ต้องคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มใหม่ เนื่องจากมูลค่าสินค้าหรือบริการ และภาษีขายมีจำนวนลดลง จึงเป็นเหตุผลที่ผู้ประกอบการต้องออก “ใบลดหนี้” ให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ เพื่อเป็นเอกสารในการบันทึกบัญชีและนำส่งภาษีมูลค่าเพิ่มให้ถูกต้อง

ภ.พ.20 (ใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม) คือ เอกสารที่ยืนยันว่าผู้ประกอบการได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มเรียบร้อยแล้ว ซึ่งผู้ประกอบการกลุ่มนี้มีหน้าที่ต้องนำส่งภาษีมูลค่าเพิ่มและยื่นแบบ ภ.พ.30 เป็นประจำทุกเดือน เอกสาร ภ.พ.20 ควรจัดเก็บไว้ที่สถานประกอบการที่สามารถเห็นได้โดยง่าย

ใบกำกับภาษี คือ เอกสารที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (ทางฝั่งผู้ขาย) มีหน้าที่ต้องจัดทำและออกให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ ทุกครั้งที่ขายสินค้าหรือให้บริการ และต้องจัดทำในทันทีที่ความรับผิดในการเสียภาษีมูลค่าเพิ่มเกิดขึ้น (Tax point เกิดขึ้น) เพื่อแสดงมูลค่าของสินค้าหรือบริการ และจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่ผู้ขายเรียกเก็บจากการขายสินค้าหรือให้บริการในแต่ละครั้ง ผู้ประกอบการจะต้องจัดทำสำเนาใบกำกับภาษี และเก็บรักษาเอกสารไว้ ณ สถานประกอบการกำหนดเป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปี