Blog

ใบขอซื้อ หรือ ที่ภาษาอังกฤษเรียกว่า Purchase requisition (หรือใบ PR) เป็นเอกสารต้นทางในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างขององค์กร โดยที่แต่ละแผนกในองค์กรหากต้องการซื้อของใช้หรืออุปกรณ์ที่จำเป็นในการดำเนินงานข้ามาในองค์กร แต่ละแผนกจะต้องมีการจัดทำใบขอซื้อโดยระบุรายละเอียดของใช้หรืออุปกรณ์ที่ต้องการ และส่งให้แก่หัวหน้าของแต่ละฝ่ายตรวจสอบว่าคำขอที่เจ้าหน้าที่ในแผนกขอมานั้นสมเหตุสมผล และจำเป็นที่ต้องซื้อหรือไม่ หากหัวหน้าแผนกเห็นว่าเหมาะสม ก็จะส่งเอกสารใบขอซื้อให้แผนกจัดซื้อเพื่อดำเนินการสั่งซื้อต่อไป

โดยปกติแล้วเอกสารที่เอาไว้ใช้เป็นหลักฐานในการจ่ายเงินขององค์กรคือใบเสร็จรับเงิน อย่างไรก็ตามในบางกรณีผู้ประกอบการไม่สามารถขอใบเสร็จรับเงินจากผู้ขายได้ อาจเนื่องมาจากผู้ขายเป็นบุคคลธรรมดาไม่ได้มีการจัดทำเอกสารอย่างเป็นทางการ หรือออกเอกสารให้ถูกต้อง ดังนั้นทางกรมสรรพากรจึงได้มีการจัดทำ คู่มือการจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีที่สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ เพื่อให้ผู้ประกอบการนำมาศึกษาเป็นแนวทางว่าจะต้องทำอย่างไรกรณีที่ผู้ขายไม่มีใบเสร็จรับเงินให้ ซึ่งทางสรรพากรได้แนะนำให้สามารถทำใบรับเงิน ใบสำคัญรับเงิน ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน แทนใบเสร็จรับเงินได้

บิลเงินสด คือ เอกสารที่ผู้ขายออกให้แก่ผู้ซื้อเมื่อผู้ขายได้รับชำระเงินค่าสินค้าหรือบริการจากผู้ซื้อเพื่อเป็นหลักฐานในการซื้อขาย โดยส่วนใหญ่แล้วบิลเงินสดจะถือว่าเป็นเอกสารที่ไม่ได้เป็นทางการมากนัก เมื่อเทียบกับใบเสร็จรับเงิน ดังนั้นบริษัทส่วนใหญ่จึงมักออกเอกสารที่เป็นทางการอย่างใบเสร็จรับเงินมากกว่า

สลิปเงินเดือน เป็นเอกสารที่บริษัทออกให้แก่พนักงาน เพื่อเป็นหลักฐานในการจ่ายเงินเดือน ซึ่งพนักงานสามารถนำเอกสารดังกล่าวไปใช้ตรวจสอบความถูกต้องของเงินเดือนที่ได้รับ เป็นหลักฐานในการขอสินเชื่อหรือทำธุรกรรมทางการเงินได้

หนังสือรับรองเงินเดือน หรือ ใบรับรองเงินเดือน เป็นเอกสารที่บริษัทผู้ว่าจ้างออกให้แก่พนักงาน เพื่อยืนยันสถานะการทำงาน ข้อมูลเงินเดือน และข้อมูลอื่นๆของพนักงานคนดังกล่าว

ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ (Allowance for Doubtful Accounts) หมายถึง จำนวนเงินที่บริษัทคาดว่าจะเรียกเก็บจากลูกหนี้ไม่ได้ หรือบริษัทคาดว่าจะไม่ได้รับชำระเงินคืนจากลูกหนี้