e-Tax Invoice คืออะไร คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับผู้ประกอบการยุคดิจิทัล

สารบัญ

e-Tax invoice คืออะไร? ทำความรู้จักกับใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์

โดยปกติแล้วผู้ประกอบการที่จด Vat จะต้องออกใบกำกับภาษีเมื่อจุดความรับผิด (Tax point) เกิดขึ้น เช่น เมื่อส่งมอบสินค้า หรือเมื่อได้รับชำระเงินเป็นต้น ซึ่งโดยส่วนใหญ่ ผู้ประกอบการจะออกใบกำกับภาษีในรูปแบบกระดาษ อย่างไรก็ตามจริงๆแล้วใบกำกับภาษีนั้นสามารถออกเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ก็ได้เช่นเดียวกัน เราเรียกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ประเภทนี้ว่า e-Tax Invoice

e-Tax Invoice (ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์) คือ ใบกำกับภาษีที่ได้มีการจัดทำในรูปแบบข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ แทนการจัดทำในรูปแบบกระดาษแบบเดิม โดยมีข้อมูลรายละเอียดเหมือนกับใบกำกับภาษีแบบกระดาษทุกประการ แต่มีความแตกต่างกันในรูปแบบการจัดทำ การนำส่ง และการจัดเก็บ

ตารางสรุปความแตกต่าง ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice) กับ ใบกำกับภาษีกระดาษ

ใครบ้างที่ต้องทำ e-Tax Invoice?

ผู้ประกอบการทุกรายที่ทำการ จดภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ไม่ว่าจะเป็นนิติบุคคลหรือบุคคลธรรมดา ไม่จำกัดขนาดรายได้ จะต้องมีหน้าที่ในการออกใบกำกับภาษีให้กับลูกค้า โดยสามารถเลือกออกแบบ e-Tax Invoice หรือจะเป็นในรูปแบบของกระดาษก็ได้ เพราะปัจจุบันทางกรมสรรพากรยังไม่ได้มีกฎบังคับในการให้ผู้ประกอบการหรือนิติบุคคลจะต้องทำ e-Tax Invoice หรือ ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์

ตัวอย่าง e-Tax invoice หรือ ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์

ลองมาดูตัวอย่าง e-Tax invoice กันดังนี้

จากตัวอย่างจะเห็นได้ว่ารูปแบบเอกสารของ e-Tax invoice นั้นเหมือนกับใบกำกับภาษีแบบกระดาษทุกประการ จะแตกต่างกันที่ รูปแบบการจัดทำ การนำส่ง และการจัดเก็บ ตามที่ได้อธิบายไปแล้ว

ประโยชน์ของ e-Tax Invoice

ประโยชน์ของการออกใบกำกับภาษีในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ มีประโยชน์มากกว่าการออกเอกสารในรูปแบบกระดาษดังนี้

1. ลดต้นทุนและประหยัดเวลาในการจัดทำ จัดเก็บ และนำส่งเอกสาร
2. เพิ่มความถูกต้อง แม่นยำ และลดข้อผิดพลาดในการออกใบกำกับภาษี
3. มีกระบวนการทำงานที่รวดเร็ว คล่องตัว และมีประสิทธิภาพมากขึ้น
4. ลดความเสี่ยงในการสูญหายหรือเสียหายของเอกสาร
5. เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อมด้วยการลดการใช้กระดาษ
6. รองรับการตรวจสอบจากเจ้าหน้าที่รัฐได้ง่ายกว่า ซึ่งเป็นการบริหารจัดการภาษีอย่างมีประสิทธิภาพ
7. เสริมสร้างภาพลักษณ์ที่ทันสมัยและเป็นมืออาชีพให้กับธุรกิจ

ประเภทของ e-Tax invoice

e-Tax invoice สามารถแบ่งออกเป็น 2 ประเภทหลักๆดังนี้

1. e-Tax Invoice by Email: สำหรับผู้ประกอบการขนาดเล็กถึงกลางที่มีรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อปี สามารถจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์เป็นไฟล์ PDF/A-3 และนำส่งให้ผู้ซื้อผ่านทางอีเมล พร้อมทั้งส่งสำเนาให้กรมสรรพากรผ่านระบบกลางเพื่อประทับรับรองเวลา (Time Stamp)

2. e-Tax Invoice & e-Receipt (ระบบแบบเต็มรูปแบบ): เหมาะสำหรับผู้ประกอบการทุกขนาด ที่สามารถจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบ XML หรือรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์อื่นๆ ที่มีการลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) และนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรผ่านช่องทางต่างๆ เช่น การอัปโหลดไฟล์ หรือระบบ Host to Host เป็นต้น

ขั้นตอนการขออนุมัติและเริ่มต้นใช้งานระบบ e-Tax Invoice

สำหรับขั้นตอนการขออนุมัติและเริ่มต้นใช้งานระบบ e-Tax Invoice อาจมีความแตกต่างกันขึ้นอยู่กับประเภทของ e-Tax Invoice ที่ต้องการใช้งาน (e-Tax Invoice by Email หรือ e-Tax Invoice & e-Receipt (XML)) โดยทั่วไปจะมีขั้นตอนหลักๆ ดังนี้

e-Tax Invoice by Email (สำหรับผู้ประกอบการที่มีรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อปี)

1. ตรวจสอบคุณสมบัติ ดังนี้

- - เป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT)
  - มีอีเมลที่สามารถใช้งานได้จริงและจะใช้ในการนำส่งใบกำกับภาษี
  - มีโปรแกรมสร้างเอกสาร PDF/A-3

1. ลงทะเบียนในระบบ e-Tax Invoice by Email ของกรมสรรพากร

- - เข้าสู่ระบบการลงทะเบียน
  - ทำการลงทะเบียนเพื่อขอใช้งานระบบ โดยกรอกข้อมูลนิติบุคคล/บุคคลธรรมดา และข้อมูลอีเมลที่จะใช้ในการนำส่งใบกำกับภาษี
  - ยืนยันการลงทะเบียนตามขั้นตอนที่กรมสรรพากรกำหนด

e-Tax Invoice & e-Receipt (ระบบแบบเต็มรูปแบบ)

1. ตรวจสอบคุณสมบัติ ดังนี้

- - เป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT)
  - มีระบบคอมพิวเตอร์และบุคลากรที่มีความรู้ความสามารถในการจัดการข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์
  - มีความพร้อมในการลงทุนระบบซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ที่เกี่ยวข้อง

1. เลือกวิธีการจัดทำและนำส่ง

- - จัดทำเองและนำส่งผ่านระบบกรมสรรพากร: พัฒนาระบบเอง หรือใช้โปรแกรมสำเร็จรูปที่สามารถสร้างไฟล์ XML ตามมาตรฐานของกรมสรรพากร และนำส่งผ่านช่องทางที่กรมสรรพากรกำหนด (เช่น อัปโหลดไฟล์, Host to Host)
  - ใช้บริการของผู้ให้บริการ e-Tax Invoice: เลือกใช้บริการจากผู้ให้บริการที่ได้รับการรับรองจากกรมสรรพากร ซึ่งจะช่วยในการสร้าง จัดการ และนำส่ง e-Tax Invoice
  - ใช้โปรแกรมบัญชีที่มีระบบ e-Tax Invoice ในตัว: เลือกใช้โปรแกรมบัญชีที่รองรับการสร้างและนำส่ง e-Tax Invoice ได้โดยตรง

1. ขออนุมัติระบบ e-Tax Invoice กับกรมสรรพากร:

- - เข้าสู่ระบบการลงทะเบียน
  - ยื่นคำขออนุมัติการจัดทำและนำส่งข้อมูลใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ พร้อมเอกสารประกอบตามที่กรมสรรพากรกำหนด
  - หากเลือกใช้บริการของผู้ให้บริการ e-Tax Invoice (Service Provider) ผู้ให้บริการจะเป็นผู้ดำเนินการในขั้นตอนนี้
  - กรมสรรพากรจะพิจารณาและแจ้งผลการอนุมัติ

คำถามที่พบบ่อย(FAQ)

Q1. เราจะต้องเก็บเอกสาร e-Tax กี่ปี?

คำตอบ : ตามหลักกฎหมายของกรมสรรพากร ผู้ประกอบการจะต้องเก็บรักษาเอกสาร e-Tax Invoice ไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี ครับ

Q2. ชื่อในเอกสารผิดแก้ไขได้ไหม?

คำตอบ : สามารถแก้ไขได้ครับ โดยทำการยกเลิกฉบับเดิมที่ผิด และทำการออกใบกำกับภาษีฉบับใหม่โดยที่ต้องแก้ไขข้อมูลเป็นข้อมูลที่ถูกต้อง โดยในใบกำกับภาษีใบใหม่จะต้องมีการระบุในหมายเหตุว่า เป็นการออกแทนใบกำกับภาษีฉบับเดิมเลขที่เท่าไรครับ

Q3. ธุรกิจจำเป็นต้องทำ e-Tax Invoice หรือไม่?

คำตอบ : ในปัจจุบันกรมสรรพากร ไม่ได้มีกฎหรือข้อบังคับว่าผู้ประกอบการที่จดภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ทุกรายจะต้องทำ e-Tax Invoice ผู้ประกอบการสามารถเลือกออกใบกำกับภาษีแบบกระดาษตามปกติ หรือจะออกเป็นแบบอิเล็กทรอนิกส์ก็ได้ครับ

สรุป

e-Tax Invoice หรือ ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ เป็นเอกสารใบกำกับภาษีที่ได้มีการจัดทำในรูปแบบข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ แทนการจัดทำในรูปแบบกระดาษแบบเดิม ซึ่งมีประโยชน์หลายประการ เช่น ลดต้นทุนของกระดาษในการออกเอกสาร เพิ่มความถูกต้องแม่นยำ และเป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม

e-Tax Invoice สามารถแบ่งออกได้เป็น 2 ประเภท คือ

1. e-Tax Invoice by Email – สำหรับ SME ที่มีรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาท/ปี รูปแบบในการทำไม่ยุ่งยากซับซ้อนเท่ากับ ประเภทที่ 2
2. e-Tax Invoice & e-Receipt – สำหรับผู้ประกอบการทุกประเภทที่สามารถทำได้ ซึ่งจะมีความซับซ้อนมากกว่าประเภทแรก

หวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์กับทุกท่านนะครับ

กฎหมายที่เกี่ยวข้อง :

1. พ.ร.บ.ธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544
2. กฎกระทรวง ฉบับที่ 384 (พ.ศ. 2565) ออกตามความในประมวลรัษฎากร ว่าด้วยการดำเนินการเกี่ยวกับเอกสารหลักฐานหรือหนังสือด้วยกระบวนการทางอิเล็กทรอนิกส์

หากท่านใดยังมีข้อสงสัยเกี่ยวกับe-tax invoice ติดต่อมาได้ โทร. 021251363 Facebook : Build Me Up Consultant Line : @bmu001

เขียนโดย (Author)

คุณ ธเณศ เฮงตระกูลสิน

ตำแหน่ง : CEO บริษัท บิลด์มีอัพ คอนซัลแทนท์ จำกัด
ผู้สอบบัญชีรับอนุญาต เลขทะเบียน 10228

ประสบการณ์ : ผู้จัดการฝ่ายตรวจสอบบัญชี สำนักงานสอบบัญชี EY (Big4)
ผู้ผ่านการทดสอบ หลักสูตรประกาศนียบัตรการรายงานทางการเงินไทย (DipTFR)
ปริญญาตรี : คณะพาณิชยศาสตร์และการบัญชี มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์
ปริญญาโท : คณะพัฒนาการเศรษฐกิจ หลักสูตรเศรษฐศาสตร์การเงิน Nida (เกียรตินิยมอันดับหนึ่ง)