บัญชีรายรับรายจ่ายคืออะไร? พร้อมสอนวิธีการจัดทำและแจกแบบฟอร์มตัวอย่างฟรี

หากเราทำธุรกิจในนามบุคคลธรรมดา บัญชีรายรับรายจ่าย มีความสำคัญเป็นอย่างยิ่ง เพราะนอกจากทำให้เราทราบถึงผลการดำเนินงานของธุรกิจแล้ว ยังสามารถช่วยให้เป็นตัวเลขอ้างอิงในการเสียภาษีได้อีกด้วย วันนี้ทาง Build Me Up Consultant (BMU) จะมาอธิบายเกี่ยวกับบัญชีรายรับรายจ่ายให้ฟัง

สารบัญ

1. 1. บัญชีรายรับรายจ่ายคืออะไร?
   2. บัญชีรายรับรายจ่ายมีความสำคัญอย่างไร?
   3. ใครมีหน้าที่ต้องทำบัญชีรายรับรายจ่าย
   4. องค์ประกอบของบัญชีรายรับรายจ่าย
   5. รายจ่ายที่นำมาลงบัญชีได้และลงไม่ได้
   6. แบบฟอร์มบัญชีรายรับรายจ่าย ตามสรรพากร
   7. วิธีเขียนรายรับรายจ่าย
   8. การวิเคราะห์บัญชีรายรับรายจ่าย
   9. คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
   10. สรุป

บัญชีรายรับรายจ่ายคืออะไร?

บัญชีรายรับรายจ่าย คือ การบันทึกรายการทางการเงินที่เกิดขึ้นทั้งฝั่งรายรับ (เงินที่ได้รับเข้ามา) และรายจ่าย (เงินที่ได้จ่ายออกไป) ในแต่ละครั้งที่มีรายการเกิดขึ้น ส่วนใหญ่แล้วคำว่าบัญชีรายรับรายจ่ายจะหมายถึง รายรับรายจ่ายของบุคคลธรรมดา เพราะหากเป็นนิติบุคคลจะเรียกว่างบการเงิน

บัญชีรายรับรายจ่ายมีความสำคัญอย่างไร? 

การที่ผู้ประกอบการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายมีประโยชน์หลายประการดังนี้

ประโยชน์ทางด้านภาษี 

ผู้ประกอบการสามารถนำข้อมูลจากการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายมาใช้หักค่าใช้จ่ายตามจริงได้ในการคำนวณภาษีของบุคคล ซึ่งตามกฎหมายหากเลือกที่จะหักค่าใช้จ่ายแบบเหมานั้นส่วนใหญ่จะหักค่าใช้จ่ายได้เพียง 60% เท่านั้น แต่ในโลกของความเป็นจริงในการทำธุรกิจ ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงมักจะมากกว่า 60% ดังนั้นการเลือกหักค่าใช้จ่ายตามจริง โดยยึดจากข้อมูลค่าใช้จ่ายในการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่าย จึงเป็นตัวเลือกที่ประหยัดภาษีได้มากกว่า

ประโยชน์ทางด้านการวางแผนทางธุรกิจ 

แน่นอนว่าในการทำธุรกิจ เราจะต้องทราบว่าธุรกิจของเรานั้นมีรายรับ รายจ่าย เท่าใด และมีกำไรขาดทุนเป็นจำนวนกี่บาท เพื่อนำข้อมูลเหล่านี้มาช่วยในการตัดสินใจว่าเราจะเดินหน้าธุรกิจของเราไปในรูปแบบใด เพื่อให้มีกำไรสูงสุด

ใครมีหน้าที่ต้องทำบัญชีรายรับรายจ่าย

ผู้ที่ต้องจัดทำรายงานเงินสดรับ-จ่ายตามที่สรรพากรกำหนด คือ บุคคลธรรมดาที่เลือกหักค่าใช้จ่ายตามจริง จะต้องจดบันทึกทั้งฝั่งรายรับและรายจ่ายให้ครบถ้วนเพื่อไว้เป็นหลักฐาน แต่ถ้าเลือกเป็นการหักค่าใช้จ่ายแบบเหมาจ่ายจะบันทึกแค่รายรับเท่านั้นไม่ต้องบันทึกฝั่งรายจ่าย และจัดทำรายงานเก็บไว้เป็นหลักฐานเวลากรมสรรพากรมีการขอตรวจดูย้อนหลัง

องค์ประกอบของบัญชีรายรับรายจ่าย

องค์ประกอบของบัญชีรายรับรายจ่ายจะมีด้วยกันอยู่ 3 ส่วนหลักๆคือ

1. รายรับ คือ เงินสดที่ได้รับเข้ามาจากการประกอบกิจการ เช่น จากการขายสินค้า หรือ จากการให้บริการ เป็นต้น
2. รายจ่าย คือ เงินสดที่จ่ายออกไปจากการประกอบกิจการ เช่น การซื้อสินค้า การจ่ายค่าเช่าออฟฟิศ เป็นต้น
3. สรุปรายรับ รายจ่าย และกำไรขาดทุน คือ การสรุปยอดว่าในช่วงระยะเวลาหนึ่งผู้ประกอบการสามารถสร้างเงินสดรับ เงินสดจ่าย และมีกำไรขาดทุนเป็นจำนวนกี่บาท

รายจ่ายที่นำมาลงบัญชีได้และลงไม่ได้

รายจ่ายที่ลงได้จะต้องเป็นค่าใช่จ่ายที่เกี่ยวข้องกับกิจการโดยตรง เช่น ค่าซื้อสินค้าเพื่อขาย ค่าเช่าสำนักงาน ค่าจ้างพนักงาน ค่าขนส่งสินค้า  ส่วนค่าใช้จ่ายที่ไม่สามารถลงได้ จะเป็นค่าใช้จ่ายส่วนตัวที่ไม่ได้เกี่ยวข้องกับกิจการ เช่น  ค่าอาหารส่วนตัว ค่าเสื้อผ้าส่วนตัว หรือค่าผ่อนรถที่ไม่ได้ใช้ในกิจการ

แบบฟอร์มบัญชีรายรับรายจ่าย ตามสรรพากร 

กรมสรรพากรกำหนดให้แบบฟอร์มรายงานเงินสดรับ-จ่ายมีรายการอย่างน้อยตามรูปแบบที่แนบท้ายประกาศ ฉบับที่ 161 โดยผู้ประกอบการสามารถเพิ่มช่องรายการให้เหมาะสมกับธุรกิจได้ โดยรายละเอียดที่ควรจะต้องมีในรายงานมี ดังนี้

1. ชื่อแบบฟอร์ม เช่น รายงานรายรับรายจ่าย หรือ รายงานเงินสดรับ-จ่าย เป็นต้น
2. ชื่อผู้ประกอบการและเลขประจำตัวผู้เสียภาษี
3. ชื่อสถานประกอบการและเลขประจำตัวผู้เสียภาษี
4. รายละเอียดของรายรับ (เงินสดรับ) และรายจ่าย (เงินสดจ่าย) ดังนี้

• • วัน/เดือน/ปี ที่เกิดรายการ
  • คำอธิบายรายการ
  • จำนวนเงินรายรับ
  • จำนวนเงินซื้อสินค้า
  • จำนวนเงินค่าใช้จ่ายอื่นๆ
  • หมายเหตุ

5. สรุปรายรับ รายจ่าย และกำไรขาดทุนที่เกิดขึ้น

ภาพบัญชีรายรับรายจ่ายตัวอย่าง 

ดาวน์โหลดไฟล์บัญชีรายรับรายจ่ายฟรี

ศึกษาเพิ่มเติมได้ที่ : คู่มือการจัดทำรายงานเงินสดรับ-จ่าย 

วิธีเขียนรายรับรายจ่าย

สมมติข้อมูลตัวอย่างดังนี้

1. 02/01/68 ผู้ประกอบการขายสินค้าได้ 19,000 บาท
2. 04/01/68 ผู้ประกอบการจ่ายค่าโทรศัพท์ 650 บาท
3. 05/01/68 ผู้ประกอบการขายสินค้าได้ 14,000 บาท
4. 09/01/68 ผู้ประกอบการจ่ายค่าน้ำมัน 400 บาท
5. 10/01/68 ผู้ประกอบการซื้อสินค้า 30,000 บาท
6. 11/01/68 ผู้ประกอบการจ่ายค่าน้ำค่าไฟ 1,300 บาท
7. 15/01/68 ผู้ประกอบการขายสินค้าได้ 20,000 บาท
8. 17/01/68 ผู้ประกอบการจ่ายค่าเช่าร้าน 9,000 บาท
9. 30/01/68 ผู้ประกอบการจ่ายค่าแรงเงินเดือนให้พนักงาน 10,000 บาท

ผู้ประกอบการก็จะนำข้อมูลมาลงบันทึกในบัญชีรายรับรายจ่าย ออกมาได้ดังนี้

           ในเดือน มกราคม 2568 ผู้ประกอบการมีเงินสดรับจากการขายสินค้า 53,000 จ่ายเงินค่าสินค้า 30,000 บาท จ่ายค่าใช้จ่ายอื่นๆ 21,350 บาท และมีเงินสดรับมากกว่าเงินสดจ่ายทั้งสิ้น 1,650 บาท

การวิเคราะห์บัญชีรายรับรายจ่าย

          จากตัวอย่างในข้อก่อนจะเห็นได้ว่าผู้ประกอบการมีกำไรเหลือ (รายรับมากกว่ารายจ่าย) 1,650 บาท ซึ่งถือว่าค่อนข้างน้อย ซึ่งพอผู้ประกอบการเห็นตัวเลขจากการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายแล้วก็สามารถนำข้อมูลมาตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ของธุรกิจได้ เช่น บางผู้ประกอบการอาจตัดสินใจว่ากำไรที่ได้นั้นน้อยมากไม่คุ้มกับการลงแรงที่ทำไป ก็อาจตัดสินใจหยุดการทำกิจการนี้ต่อ หรือบางผู้ประกอบการที่ตัดสินใจสู้ต่อในธุรกิจนี้ก็อาจหากลยุทธ์ในการเพิ่มรายได้ หรือลดรายจ่าย เพื่อให้มีกำไรในธุรกิจที่สูงขึ้นนั่นเอง

คำถามที่พบบ่อย (FAQ) 

Q1. ขายของออนไลน์ จำเป็นต้องทำบัญชีรายรับรายจ่ายไหม?

คำตอบ : การขายของออนไลน์ ในรูปแบบของบุคคลธรรมดา หากเลือกหักค่าใช้จ่ายตามจริงจำเป็นต้องทำบัญชีรายรับ รายจ่าย ตามข้อบังคับของกรมสรรพากร เพื่อให้เจ้าหน้าที่สามารถตรวจสอบได้  และเป็นหลักฐานที่ใช้ในการยื่นขอหักค่าใช้จ่ายได้ตามจริง แต่ถ้าหากมีการเลือกหักค่าใช้จ่ายแบบเหมา จะทำการบันทึกแค่รายรับเท่านั้นไม่ต้องบันทึกรายจ่าย เนื่องจากการจ่ายแบบเหมานั้นจะทำการหักค่าใช้จ่ายแบบเหมาอยู่ที่ 60% ครับ

Q2. ไม่ได้จดทะเบียนบริษัท ต้องทำบัญชีส่งสรรพากรไหม?

คำตอบ : หากไม่ได้จดทะเบียนบริษัท เป็นบุคคลธรรมดา หากเลือกหักค่าใช้จ่ายตามจริงจำเป็นต้องทำบัญชีรายรับ-รายจ่ายครับ เนื่องจากกรมสรรพากรมีกฎหมายบังคับให้จัดทำและใช้ประกอบการยื่นภาษี โดยต้องใช้ข้อมูลสรุปจากรายงานนี้ไปกรอกยื่นภาษีประจำปีครับ แต่หากในกรณีที่เป็นการหักค่าใช้จ่ายแบบเหมาก็ทำการบันทึกเฉพาะรายรับครับ รายจ่ายไม่ต้องทำการบันทึก ซึ่งรายงานนี้จะเก็บไว้เป็นหลักฐานในกรณีที่เจ้าหน้าที่มีการข้อตรวจย้อนหลังเท่านั้น ไม่ต้องนำส่งสรรพกรครับ

Q3. ถ้าทำเอกสารบิลซื้อของหาย จะบันทึกรายจ่ายอย่างไร?

คำตอบ : หากทำเอกสารบิลซื้อของหาย มีวิธีการแก้ไขได้โดย ติดต่อขอสำเนาร้านค้าเพื่อให้ผู้ขายออกสำเนาใบเสร็จรับเงินหรือสำเนาใบกำกับภาษีให้ใหม่อีกครั้ง หรือ นำสลิปการโอนเงินที่มีชื่อ-นามสกุล ที่ตรงกับผู้ขายมาแนบกับเอกสาร ใบสำคัญรับเงินหรือใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน พร้อมกับระบุรายละเอียดของสินค้าให้ชัดเจน

สรุป

       บัญชีรายรับรายจ่าย เป็นสิ่งที่ผู้ประกอบการที่เป็นบุคคลธรรมดาควรจัดทำขึ้น เพื่อให้ทราบยอดรายรับ รายจ่าย และกำไรของธุรกิจ เพื่อนำมาใช้ในการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ นอกจากนี้การจัดทำบัญชีรายรับรายจ่าย ยังช่วยในเรื่องของการวางแผนภาษี หากเราต้องการเลือกหักค่าใช้จ่ายแบบตามจริงในการคำนวณภาษีของบุคคล ทาง Build Me Up Consultant (BMU) หวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์ต่อทุกท่านในเรื่องบัญชีรายรับรายจ่ายนะครับ

หากท่านใดยังมีข้อสงสัยเกี่ยวกับ บัญชีรายรับ-รายจ่าย สามารถติดต่อมาได้ โทร. 02-1251363 Facebook : Build Me Up Consultant Line : @bmu001

เขียนโดย (Author)

คุณ ธเณศ เฮงตระกูลสิน

ตำแหน่ง : CEO บริษัท บิลด์มีอัพ คอนซัลแทนท์ จำกัด
ผู้สอบบัญชีรับอนุญาต เลขทะเบียน 10228

ประสบการณ์ : ผู้จัดการฝ่ายตรวจสอบบัญชี สำนักงานสอบบัญชี EY (Big4)
ผู้ผ่านการทดสอบ หลักสูตรประกาศนียบัตรการรายงานทางการเงินไทย (DipTFR)
ปริญญาตรี : คณะพาณิชยศาสตร์และการบัญชี มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์
ปริญญาโท : คณะพัฒนาการเศรษฐกิจ หลักสูตรเศรษฐศาสตร์การเงิน Nida (เกียรตินิยมอันดับหนึ่ง)