สารบัญ
- บัญชีรายรับรายจ่ายคืออะไร?
- บัญชีรายรับรายจ่ายมีความสำคัญอย่างไร?
- องค์ประกอบของบัญชีรายรับรายจ่าย
- วิธีการทำบัญชีรายรับรายจ่าย
- การวิเคราะห์บัญชีรายรับรายจ่าย
- สรุป
บัญชีรายรับรายจ่ายคืออะไร?
บัญชีรายรับรายจ่าย คือ การบันทึกรายการทางการเงินที่เกิดขึ้นทั้งฝั่งรายรับ (เงินที่ได้รับเข้ามา) และรายจ่าย (เงินที่ได้จ่ายออกไป) ในแต่ละครั้งที่มีรายการเกิดขึ้น ส่วนใหญ่แล้วคำว่าบัญชีรายรับรายจ่ายจะหมายถึง รายรับรายจ่ายของบุคคลธรรมดา เพราะหากเป็นนิติบุคคลจะเรียกว่างบการเงิน
รายละเอียดที่ควรจะต้องมีในรายงานมีดังนี้
- ชื่อแบบฟอร์ม เช่น รายงานรายรับรายจ่าย หรือ รายงานเงินสดรับ-จ่าย เป็นต้น
- ชื่อผู้ประกอบและเลขประจำตัวผู้เสียภาษี
- ชื่อสถานประกอบการและเลขประจำตัวผู้เสียภาษี
- รายละเอียดของรายรับ (เงินสดรับ) และรายจ่าย (เงินสดจ่าย) ดังนี้
- วัน/เดือน/ปี ที่เกิดรายการ
- คำอธิบายรายการ
- จำนวนเงินรายรับ
- จำนวนเงินซื้อสินค้า
- จำนวนเงินค่าใช้จ่ายอื่นๆ
- หมายเหตุ
- สรุปรายรับ รายจ่าย และกำไรขาดทุนที่เกิดขึ้น
ภาพตัวอย่างแบบฟอร์มบัญชีรายรับรายจ่าย
ดาวน์โหลดไฟล์ได้ที่นี่ : บัญชีรายรับรายจ่าย
ศึกษาเพิ่มเติมได้ที่ : คู่มือการจัดทำรายงานเงินสดรับ-จ่าย
บัญชีรายรับรายจ่ายมีความสำคัญอย่างไร?
การที่ผู้ประกอบการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายมีประโยชน์หลายประการดังนี้
ประโยชน์ทางด้านภาษี
ผู้ประกอบการสามารถนำข้อมูลจากการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายมาใช้หักค่าใช้จ่ายตามจริงได้ในการคำนวณภาษีของบุคคล ซึ่งตามกฎหมายหากเลือกที่จะหักค่าใช้จ่ายแบบเหมานั้นส่วนใหญ่จะหักค่าใช้จ่ายได้เพียง 60% เท่านั้น แต่ในโลกของความเป็นจริงในการทำธุรกิจ ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงมักจะมากกว่า 60% ดังนั้นการเลือกหักค่าใช้จ่ายตามจริง โดยยึดจากข้อมูลค่าใช้จ่ายในการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่าย จึงเป็นตัวเลือกที่ประหยัดภาษีได้มากกว่า
ประโยชน์ทางด้านการวางแผนทางธุรกิจ
แน่นอนว่าในการทำธุรกิจ เราจะต้องทราบว่าธุรกิจของเรานั้นมีรายรับ รายจ่าย เท่าใด และมีกำไรขาดทุนเป็นจำนวนกี่บาท เพื่อนำข้อมูลเหล่านี้มาช่วยในการตัดสินใจว่าเราจะเดินหน้าธุรกิจของเราไปในรูปแบบใด เพื่อให้มีกำไรสูงสุด
องค์ประกอบของบัญชีรายรับรายจ่าย
องค์ประกอบของบัญชีรายรับรายจ่ายจะมีด้วยกันอยู่ 3 ส่วนหลักๆคือ
- รายรับ คือ เงินสดที่ได้รับเข้ามาจากการประกอบกิจการ เช่น จากการขายสินค้า หรือ จากการให้บริการ เป็นต้น
- รายจ่าย คือ เงินสดที่จ่ายออกไปจากการประกอบกิจการ เช่น การซื้อสินค้า การจ่ายค่าเช่าออฟฟิศ เป็นต้น
- สรุปรายรับ รายจ่าย และกำไรขาดทุน คือ การสรุปยอดว่าในช่วงระยะเวลาหนึ่งผู้ประกอบการสามารถสร้างเงินสดรับ เงินสดจ่าย และมีกำไรขาดทุนเป็นจำนวนกี่บาท
วิธีการทำบัญชีรายรับรายจ่าย
สมมติข้อมูลตัวอย่างดังนี้
- 02/01/68 ผู้ประกอบการขายสินค้าได้ 19,000 บาท
- 04/01/68 ผู้ประกอบการจ่ายค่าโทรศัพท์ 650 บาท
- 05/01/68 ผู้ประกอบการขายสินค้าได้ 14,000 บาท
- 09/01/68 ผู้ประกอบการจ่ายค่าน้ำมัน 400 บาท
- 10/01/68 ผู้ประกอบการซื้อสินค้า 30,000 บาท
- 11/01/68 ผู้ประกอบการจ่ายค่าน้ำค่าไฟ 1,300 บาท
- 15/01/68 ผู้ประกอบการขายสินค้าได้ 20,000 บาท
- 17/01/68 ผู้ประกอบการจ่ายค่าเช่าร้าน 9,000 บาท
- 30/01/68 ผู้ประกอบการจ่ายค่าแรงเงินเดือนให้พนักงาน 10,000 บาท
ผู้ประกอบการก็จะนำข้อมูลมาลงบันทึกในบัญชีรายรับรายจ่าย ออกมาได้ดังนี้
ในเดือน มกราคม 2568 ผู้ประกอบการมีเงินสดรับจากการขายสินค้า 53,000 จ่ายเงินค่าสินค้า 30,000 บาท จ่ายค่าใช้จ่ายอื่นๆ 21,350 บาท และมีเงินสดรับมากกว่าเงินสดจ่ายทั้งสิ้น 1,650 บาท
การวิเคราะห์บัญชีรายรับรายจ่าย
จากตัวอย่างในข้อก่อนจะเห็นได้ว่าผู้ประกอบการมีกำไรเหลือ (รายรับมากกว่ารายจ่าย) 1,650 บาท ซึ่งถือว่าค่อนข้างน้อย ซึ่งพอผู้ประกอบการเห็นตัวเลขจากการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายแล้วก็สามารถนำข้อมูลมาตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ของธุรกิจได้ เช่น บางผู้ประกอบการอาจตัดสินใจว่ากำไรที่ได้นั้นน้อยมากไม่คุ้มกับการลงแรงที่ทำไป ก็อาจตัดสินใจหยุดการทำกิจการนี้ต่อ หรือบางผู้ประกอบการที่ตัดสินใจสู้ต่อในธุรกิจนี้ก็อาจหากลยุทธ์ในการเพิ่มรายได้ หรือลดรายจ่าย เพื่อให้มีกำไรในธุรกิจที่สูงขึ้นนั่นเอง
สรุป
บัญชีรายรับรายจ่าย เป็นสิ่งที่ผู้ประกอบการที่เป็นบุคคลธรรมดาควรจัดทำขึ้น เพื่อให้ทราบยอดรายรับ รายจ่าย และกำไรของธุรกิจ เพื่อนำมาใช้ในการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ นอกจากนี้การจัดทำบัญชีรายรับรายจ่าย ยังช่วยในเรื่องของการวางแผนภาษี หากเราต้องการเลือกหักค่าใช้จ่ายแบบตามจริงในการคำนวณภาษีของบุคคล หวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์ต่อทุกท่านนะครับ