บัญชีรายรับรายจ่าย แจกตัวอย่างฟรี พร้อมวิธีการจัดทำ

หากเราทำธุรกิจในนามบุคคลธรรมดา บัญชีรายรับรายจ่าย มีความสำคัญเป็นอย่างยิ่ง เพราะนอกจากทำให้เราทราบถึงผลการดำเนินงานของธุรกิจแล้ว ยังสามารถช่วยให้เป็นตัวเลขอ้างอิงในการเสียภาษีได้อีกด้วย วันนี้ทาง Build Me Up Consultant (BMU) จะมาอธิบายเกี่ยวกับบัญชีรายรับรายจ่ายให้ฟัง

บัญชีรายรับรายจ่ายคืออะไร?

บัญชีรายรับรายจ่าย คือ การบันทึกรายการทางการเงินที่เกิดขึ้นทั้งฝั่งรายรับ (เงินที่ได้รับเข้ามา) และรายจ่าย (เงินที่ได้จ่ายออกไป) ในแต่ละครั้งที่มีรายการเกิดขึ้น ส่วนใหญ่แล้วคำว่าบัญชีรายรับรายจ่ายจะหมายถึง รายรับรายจ่ายของบุคคลธรรมดา เพราะหากเป็นนิติบุคคลจะเรียกว่างบการเงิน

รายละเอียดที่ควรจะต้องมีในรายงานมีดังนี้

ชื่อแบบฟอร์ม เช่น รายงานรายรับรายจ่าย หรือ รายงานเงินสดรับ-จ่าย เป็นต้น
ชื่อผู้ประกอบและเลขประจำตัวผู้เสียภาษี
ชื่อสถานประกอบการและเลขประจำตัวผู้เสียภาษี
รายละเอียดของรายรับ (เงินสดรับ) และรายจ่าย (เงินสดจ่าย) ดังนี้

วัน/เดือน/ปี ที่เกิดรายการ
คำอธิบายรายการ
จำนวนเงินรายรับ
จำนวนเงินซื้อสินค้า
จำนวนเงินค่าใช้จ่ายอื่นๆ
หมายเหตุ

สรุปรายรับ รายจ่าย และกำไรขาดทุนที่เกิดขึ้น

ภาพตัวอย่างแบบฟอร์มบัญชีรายรับรายจ่าย

ดาวน์โหลดไฟล์ได้ที่นี่ : บัญชีรายรับรายจ่าย

ศึกษาเพิ่มเติมได้ที่ : คู่มือการจัดทำรายงานเงินสดรับ-จ่าย

บัญชีรายรับรายจ่ายมีความสำคัญอย่างไร?

การที่ผู้ประกอบการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายมีประโยชน์หลายประการดังนี้

ประโยชน์ทางด้านภาษี

ผู้ประกอบการสามารถนำข้อมูลจากการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายมาใช้หักค่าใช้จ่ายตามจริงได้ในการคำนวณภาษีของบุคคล ซึ่งตามกฎหมายหากเลือกที่จะหักค่าใช้จ่ายแบบเหมานั้นส่วนใหญ่จะหักค่าใช้จ่ายได้เพียง 60% เท่านั้น แต่ในโลกของความเป็นจริงในการทำธุรกิจ ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงมักจะมากกว่า 60% ดังนั้นการเลือกหักค่าใช้จ่ายตามจริง โดยยึดจากข้อมูลค่าใช้จ่ายในการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่าย จึงเป็นตัวเลือกที่ประหยัดภาษีได้มากกว่า

ประโยชน์ทางด้านการวางแผนทางธุรกิจ

แน่นอนว่าในการทำธุรกิจ เราจะต้องทราบว่าธุรกิจของเรานั้นมีรายรับ รายจ่าย เท่าใด และมีกำไรขาดทุนเป็นจำนวนกี่บาท เพื่อนำข้อมูลเหล่านี้มาช่วยในการตัดสินใจว่าเราจะเดินหน้าธุรกิจของเราไปในรูปแบบใด เพื่อให้มีกำไรสูงสุด

องค์ประกอบของบัญชีรายรับรายจ่าย

องค์ประกอบของบัญชีรายรับรายจ่ายจะมีด้วยกันอยู่ 3 ส่วนหลักๆคือ

รายรับ คือ เงินสดที่ได้รับเข้ามาจากการประกอบกิจการ เช่น จากการขายสินค้า หรือ จากการให้บริการ เป็นต้น
รายจ่าย คือ เงินสดที่จ่ายออกไปจากการประกอบกิจการ เช่น การซื้อสินค้า การจ่ายค่าเช่าออฟฟิศ เป็นต้น
สรุปรายรับ รายจ่าย และกำไรขาดทุน คือ การสรุปยอดว่าในช่วงระยะเวลาหนึ่งผู้ประกอบการสามารถสร้างเงินสดรับ เงินสดจ่าย และมีกำไรขาดทุนเป็นจำนวนกี่บาท

วิธีการทำบัญชีรายรับรายจ่าย

สมมติข้อมูลตัวอย่างดังนี้

02/01/68 ผู้ประกอบการขายสินค้าได้ 19,000 บาท
04/01/68 ผู้ประกอบการจ่ายค่าโทรศัพท์ 650 บาท
05/01/68 ผู้ประกอบการขายสินค้าได้ 14,000 บาท
09/01/68 ผู้ประกอบการจ่ายค่าน้ำมัน 400 บาท
10/01/68 ผู้ประกอบการซื้อสินค้า 30,000 บาท
11/01/68 ผู้ประกอบการจ่ายค่าน้ำค่าไฟ 1,300 บาท
15/01/68 ผู้ประกอบการขายสินค้าได้ 20,000 บาท
17/01/68 ผู้ประกอบการจ่ายค่าเช่าร้าน 9,000 บาท
30/01/68 ผู้ประกอบการจ่ายค่าแรงเงินเดือนให้พนักงาน 10,000 บาท

ผู้ประกอบการก็จะนำข้อมูลมาลงบันทึกในบัญชีรายรับรายจ่าย ออกมาได้ดังนี้

ในเดือน มกราคม 2568 ผู้ประกอบการมีเงินสดรับจากการขายสินค้า 53,000 จ่ายเงินค่าสินค้า 30,000 บาท จ่ายค่าใช้จ่ายอื่นๆ 21,350 บาท และมีเงินสดรับมากกว่าเงินสดจ่ายทั้งสิ้น 1,650 บาท

การวิเคราะห์บัญชีรายรับรายจ่าย

จากตัวอย่างในข้อก่อนจะเห็นได้ว่าผู้ประกอบการมีกำไรเหลือ (รายรับมากกว่ารายจ่าย) 1,650 บาท ซึ่งถือว่าค่อนข้างน้อย ซึ่งพอผู้ประกอบการเห็นตัวเลขจากการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายแล้วก็สามารถนำข้อมูลมาตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ของธุรกิจได้ เช่น บางผู้ประกอบการอาจตัดสินใจว่ากำไรที่ได้นั้นน้อยมากไม่คุ้มกับการลงแรงที่ทำไป ก็อาจตัดสินใจหยุดการทำกิจการนี้ต่อ หรือบางผู้ประกอบการที่ตัดสินใจสู้ต่อในธุรกิจนี้ก็อาจหากลยุทธ์ในการเพิ่มรายได้ หรือลดรายจ่าย เพื่อให้มีกำไรในธุรกิจที่สูงขึ้นนั่นเอง

สรุป

บัญชีรายรับรายจ่าย เป็นสิ่งที่ผู้ประกอบการที่เป็นบุคคลธรรมดาควรจัดทำขึ้น เพื่อให้ทราบยอดรายรับ รายจ่าย และกำไรของธุรกิจ เพื่อนำมาใช้ในการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ นอกจากนี้การจัดทำบัญชีรายรับรายจ่าย ยังช่วยในเรื่องของการวางแผนภาษี หากเราต้องการเลือกหักค่าใช้จ่ายแบบตามจริงในการคำนวณภาษีของบุคคล ทาง Build Me Up Consultant (BMU) หวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์ต่อทุกท่านในเรื่องบัญชีรายรับรายจ่ายนะครับ