บิลเงินสดคืออะไร สามารถนำมาเป็นค่าใช้จ่ายได้หรือไม่?

สารบัญ

1. 1. บิลเงินสดคืออะไร?
   2. ตัวอย่างและองค์ประกอบของบิลเงินสด
   3. บิลเงินสดสามารถลงเป็นค่าใช้จ่ายได้หรือไม่?
   4. ความแตกต่างระหว่างบิลเงินสด, ใบเสร็จรับเงิน และ ใบกำกับภาษี
   5. สรุป

บิลเงินสดคืออะไร?

         บิลเงินสด คือ เอกสารที่ผู้ขายออกให้แก่ผู้ซื้อเมื่อผู้ขายได้รับชำระเงินค่าสินค้าหรือบริการจากผู้ซื้อเพื่อเป็นหลักฐานในการซื้อขาย โดยส่วนใหญ่แล้วบิลเงินสดจะถือว่าเป็นเอกสารที่ไม่ได้เป็นทางการมากนัก เมื่อเทียบกับใบเสร็จรับเงิน  ดังนั้นบริษัทส่วนใหญ่จึงมักออกเอกสารที่เป็นทางการอย่างใบเสร็จรับเงินมากกว่า

ประโยชน์ของเอกสารดังกล่าวทางฝั่งผู้ขายและทางฝั่งผู้ซื้อมีดังนี้

ในฝั่งผู้ขาย : บิลเงินสดจะเป็นหลักฐานในการบันทึกรายได้ โดยตอนสิ้นเดือนผู้ประกอบการจะรวบรวมเอกสารที่ออกไปทั้งเดือน เพื่อสรุปรายได้ของเดือนนั้นๆ

ในฝั่งผู้ซื้อ : บิลเงินสดจะเป็นหลักฐานในการบันทึกค่าใช้จ่าย โดยตอนสิ้นเดือนผู้ประกอบการจะรวบรวมเอกสารที่ได้รับทั้งเดือน เพื่อสรุปรายจ่ายของเดือนนั้นๆ

ตัวอย่างและองค์ประกอบของบิลเงินสด

บิลเงินสดจะมีองค์ประกอบดังต่อไปนี้

1. 1. หัวเอกสารคำว่า “บิลเงินสด”
   2. เล่มที่ เลขที่เอกสาร
   3. วันที่ออกเอกสาร
   4. ชื่อ ที่อยู่ และรายละเอียดของผู้ซื้อ
   5. คำอธิบายรายการ
   6. จำนวนสินค้า/บริการ
   7. ราคาต่อหน่วยและจำนวนเงินค่าบริการ
   8. ลายเซ็นของผู้รับเงิน

บิลเงินสดสามารถลงเป็นค่าใช้จ่ายได้หรือไม่?

ตามที่ได้กล่าวไปแล้วว่าบิลเงินสดจะถือว่าเป็นเอกสารที่ไม่ได้เป็นทางการ ไม่ได้ดูน่าเชื่อถือเหมือนกับเอกสารตัวอื่น จึงมีความเสี่ยงที่ผู้สอบบัญชี หรือ เจ้าหน้าที่สรรพากรจะไม่ให้นำเอกสารดังกล่าวมาลงเป็นค่าใช้จ่าย (ค่าใช้จ่ายต้องห้าม) อย่างไรก็ตามเอกสารดังกล่าวสามารถนำมาเป็นค่าใช้จ่ายได้ หากมีเอกสารอื่นๆประกอบกันให้ดูน่าเชื่อถือดังนี้

• กรณีซื้อสินค้า

ถ้าได้รับบิลเงินสดมาจากผู้ขาย ก็ควรจัดให้มีเอกสารหลักฐานอื่นๆประกอบดังนี้

1. 1. เอกสารบิลเงินสด – ให้ใส่รายละเอียดเพิ่มว่าใครเป็นผู้ขาย และอาจแนบนามบัตรของผู้ขายเอาไว้ด้วย
   2. แนบรูปถ่ายสินค้าที่ได้รับมา เพื่อยืนยันว่าได้รับสินค้ามาจริง
   3. แนบสลิปโอนเงิน เพื่อยืนยันว่าได้มีการจ่ายค่าสินค้าออกไปจริง

• กรณีค่าบริการ

ถ้าได้รับบิลเงินสดมาจากผู้ให้บริการ ก็ควรจัดให้มีเอกสารหลักฐานอื่นๆประกอบดังนี้

1. 1. เอกสารบิลเงินสด – ให้ใส่รายละเอียดเพิ่มว่าใครเป็นผู้ให้บริการและอาจแนบนามบัตรของผู้ให้บริการเอาไว้ด้วย
   2. แนบสัญญาบริการนั้น (ถ้ามี)
   3. แนบรูปถ่ายการให้บริการนั้น เพื่อยืนยันว่าได้รับบริการนั้นจริง
   4. แนบสลิปโอนเงิน เพื่อยืนยันว่าได้มีการจ่ายค่าบริการนั้นออกไปจริง

หากมีเอกสารประกอบที่ดูน่าเชื่อถือบิลเงินสดนั้นก็สามารถนำมาบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายได้

ความแตกต่างระหว่างบิลเงินสด, ใบเสร็จรับเงิน และ ใบกำกับภาษี

ก่อนที่จะอธิบายความแตกต่างเรามาดูเอกสารทั้ง 3 ตัวนี้กันก่อน

1. 1. หากมองเรื่องความเป็นทางการเอกสาร บิลเงินสด จะดูเป็นทางการน้อยที่สุด เมื่อเปรียบเทียบกับเอกสารอื่น เนื่องจากข้อมูลรายละเอียดในเอกสารจะน้อยที่สุด
   2. หากมองเรื่องความครบถ้วนของข้อมูล บิลเงินสด จะมีความครบถ้วนน้อยที่สุด เมื่อเปรียบเทียบกับเอกสารอื่น
   3. หากมองเรื่องการลงเป็นรายจ่าย บิลเงินสด โดยทั่วไปที่ไม่มีเอกสารอื่นๆประกอบมักจะไม่สามารถลงเป็นค่าใช้จ่ายได้ นอกจากเป็นบิลเงินสดที่มีข้อมูลครบถ้วนและมีเอกสารอื่นๆประกอบ เช่น ภาพถ่ายของสินค้า หรือ บริการที่ได้รับ, สลิปโอนเงิน, สัญญา เป็นต้น
   4. หากมองเรื่องของการเคลมเป็นภาษีซื้อ บิลเงินสด และ ใบเสร็จรับเงิน จะไม่สามารถเคลมภาษีซื้อได้ เนื่องจากเอกสารดังกล่าว ไม่ใช่ใบกำกับภาษี ต่างจากเอกสารที่เป็นใบกำกับภาษี จึงสามารถเคลมภาษีซื้อได้

สรุป

          บิลเงินสด คือ เอกสารที่ผู้ขายออกให้แก่ผู้ซื้อเพื่อเป็นหลักฐานในการซื้อขาย เอกสารดังกล่าวมักจะออกมาแบบไม่เป็นทางการมากนัก และอาจทำให้มีความเสี่ยงที่จะไม่สามารถนำมาบันทึกเป็นรายจ่ายได้ ดังนั้นหากจะใช้เอกสารนี้เป็นหลักฐานทางบัญชี ควรมีการแนบเอกสารอื่นๆประกอบให้ครบถ้วน เช่น ภาพถ่ายสินค้า/บริการ สลิปโอนเงินค่าสินค้า/บริการ สัญญาซื้อขายสินค้า/บริการ เป็นต้น