โดยปกติแล้วเอกสารที่เอาไว้ใช้เป็นหลักฐานในการจ่ายเงินขององค์กรคือใบเสร็จรับเงิน อย่างไรก็ตามในบางกรณีผู้ประกอบการไม่สามารถขอใบเสร็จรับเงินจากผู้ขายได้ อาจเนื่องมาจากผู้ขายเป็นบุคคลธรรมดาไม่ได้มีการจัดทำเอกสารอย่างเป็นทางการ หรือออกเอกสารให้ถูกต้อง ดังนั้นทางกรมสรรพากรจึงได้มีการจัดทำ คู่มือการจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีที่สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ เพื่อให้ผู้ประกอบการนำมาศึกษาเป็นแนวทางว่าจะต้องทำอย่างไรกรณีที่ผู้ขายไม่มีใบเสร็จรับเงินให้ ซึ่งทางสรรพากรได้แนะนำให้สามารถทำใบรับเงิน ใบสำคัญรับเงิน ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน แทนใบเสร็จรับเงินได้ ในบทความนี้เราจะมาอธิบายเอกสารแต่ละตัวกัน
สารบัญ
เงื่อนไขในการนำเอกสารดังกล่าวลงเป็นรายจ่ายทางภาษีอากร
กรณีที่ผู้ประกอบการไม่ได้รับใบเสร็จรับเงิน จึงได้มีการจัดทำ ใบรับเงิน ใบสำคัญรับเงิน หรือ ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน จะมีเงื่อนไขสำคัญคือรายจ่ายดังกล่าวต้องไม่ใช่รายจ่ายต้องห้ามตามมาตรา 65 ตรี จึงจะสามารถนำเอกสารดังกล่าวมาลงเป็นรายจ่ายของกิจการได้
กรณีรายจ่ายของกิจการที่จ่ายจริงแต่ผู้รับเงินไม่มีหลักฐานการรับเงินที่เพียงพอต่อการบันทึกบัญชี กิจการ สามารถจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีได้ โดยอาจเลือกใช้เอกสารอย่างใดอย่างหนึ่งดังต่อไปนี้ตามความเหมาะสม โดยมีรายละเอียดดังต่อไปนี้
ใบรับเงิน
ใบรับเงิน สามารถนำมาเป็นหลักฐานในการจ่ายได้ (หากไม่ใช่รายจ่ายต้องห้ามตามมาตรา 65 ตรี และควรมีเอกสารอื่นประกอบ เช่น สลิปโอนเงิน ภาพถ่ายสินค้า/บริการ สัญญาต่างๆ เป็นต้น) ใช้ในกรณีที่ผู้รับเงินไม่มีใบเสร็จรับเงิน แต่ยินยอมที่จะเซ็นรับเงิน หรือออกใบรับเงินให้ได้ เอกสารดังกล่าวหมาะสำหรับผู้ประกอบการ (ผู้ขาย) ที่มีชื่อกิจการ เช่น ชื่อร้าน หรือชื่อนิติบุคคล เป็นต้น
ข้อมูลสำคัญที่จะต้องมีในใบรับเงินมีดังต่อไปนี้
-
- หัวเอกสาร “ใบรับเงิน”
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ออกใบรับเงิน
- ชื่อหรือยี่ห้อของผู้ออกใบรับเงิน
- เลขลำดับของเล่มและของใบรับเงิน
- วันเดือนปีที่ออกใบรับเงิน
- จำนวนเงินที่รับ
- ชนิด ชื่อ จำนวนและราคาสินค้า
ตัวอย่างเอกสารใบรับเงิน
เอกสารดังกล่าวสามารถปรับรูปแบบได้ตามความหมาะสม
ดาวน์โหลดแบบฟอร์ม : ใบรับเงิน
ใบสำคัญรับเงิน
ใบสำคัญรับเงิน สามารถนำมาเป็นหลักฐานในการจ่ายได้ (หากไม่ใช่รายจ่ายต้องห้ามตามมาตรา 65 ตรี และควรมีเอกสารอื่นประกอบ เช่น สลิปโอนเงิน ภาพถ่ายสินค้า/บริการ สัญญาต่างๆ เป็นต้น) ใช้ในกรณีที่ผู้รับเงินไม่มีใบเสร็จรับเงิน แต่ยินยอมที่จะเซ็นรับเงิน หรือออกใบสำคัญรับเงินให้ได้ เอกสารดังกล่าวหมาะสำหรับผู้รับเงินที่เป็นบุคคลธรรมดาทั่วไป
ข้อมูลสำคัญที่จะต้องมีในใบสำคัญรับเงินมีดังต่อไปนี้
-
- หัวเอกสาร “ใบสำคัญรับเงิน”
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ออกใบสำคัญรับเงิน
- ชื่อ ที่อยู่ ของผู้ออกใบสำคัญรับเงิน
- วันเดือนปีที่ออกใบสำคัญรับเงิน
- ข้อความที่ระบุว่าได้รับเงินจากใคร
- รายละเอียดรายการและจำนวนเงินที่รับ
- ลายมือชื่อผู้รับเงิน ผู้จ่ายเงิน
ตัวอย่างเอกสารใบสำคัญรับเงิน
เอกสารดังกล่าวสามารถปรับรูปแบบได้ตามความหมาะสม
ดาวน์โหลดแบบฟอร์ม : ใบสำคัญรับเงิน
ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน
ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินสามารถนำมาเป็นหลักฐานในการจ่ายได้ (หากไม่ใช่รายจ่ายต้องห้ามตามมาตรา 65 ตรี และควรมีเอกสารอื่นประกอบ เช่น สลิปโอนเงิน ภาพถ่ายสินค้า/บริการ สัญญาต่างๆ เป็นต้น) ใช้ในกรณีที่กิจการจ่ายเงินค่าซื้อสินค้าหรือบริการเบ็ดเตล็ดแต่ไม่สามารถเรียกใบเสร็จรับเงินจาก ผู้ขายหรือผู้ให้บริการได้ และผู้ขายไม่ยินยอมเซ็นรับเงินในเอกสารใดๆ กรณีนี้ต้องให้พนักงานของกิจการเป็นผู้รับรองการจ่ายเงินดังกล่าวเอง เอกสารดังกล่าวหมาะสำหรับกรณีที่ผู้รับเงินไม่ยินยอมเซ็นรับเงินให้
ข้อมูลสำคัญที่จะต้องมีในใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินมีดังต่อไปนี้
-
- หัวเอกสาร “ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน”
- ชื่อนิติบุคคล (ผู้ซื้อ / ผู้รับบริการ)
- วัน เดือน ปี ที่จ่ายเงิน
- รายละเอียดรายจ่าย
- จำนวนเงินที่จ่าย
- ข้อความที่ระบุว่า “ข้าพเจ้า ………. (ผู้เบิกจ่าย) ตำแหน่ง ………. ขอรับรองว่า รายจ่ายข้างต้นนี้ไม่อาจเรียกเก็บใบเสร็จรับเงินจากผู้รับได้ และข้าพเจ้าได้จ่ายไปในงานของทาง บริษัท/ห้างหุ้นส่วนจำกัด โดยแท้ตั้งแต่วันที่ ………. ถึงวันที่ ……….”
- ลงลายมือชื่อของผู้เบิกจ่าย
- ลงลายมือชื่อของผู้อนุมัติการเบิกจ่าย
ตัวอย่างเอกสารใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน
เอกสารดังกล่าวสามารถปรับรูปแบบได้ตามความหมาะสม
ดาวน์โหลดแบบฟอร์ม : ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน
ความแตกต่างระหว่าง ใบรับเงิน VS ใบสำคัญรับเงิน VS ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน
เราลองมาดูสรุปความแตกต่างของเอกสารทั้ง 3 กันดังนี้
จะเห็นได้ว่าเอกสาร ใบรับเงิน ใบสำคัญรับเงิน และ ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน จะใช้ในกรณีที่ผู้ซื้อไม่ได้รับใบเสร็จรับเงินจากผู้ขาย โดยใบรับเงิน จะเหมาะสำหรับกรณีที่ผู้ขายหรือผู้รับเงินเป็นกิจการและยินยอมที่จะเซ็นรับเงิน หรือออกใบรับเงินให้ได้ ส่วนใบสำคัญรับเงิน จะเหมาะสำหรับกรณีที่ผู้ขายหรือผู้รับเงินเป็นบุคคลและยินยอมที่จะเซ็นรับเงิน หรือออกใบสำคัญรับเงินให้ได้ สุดท้ายใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินจะเอาไว้ใช้ในกรณีที่ผู้ซื้อไม่ได้ใบเสร็จรับเงิน และผู้ขาย (ไม่ว่าจะเป็นกิจการหรือบุคคล) ไม่ยินยอมที่จะเซ็นรับเงินลงในเอกสารใดๆให้ ผู้ซื้อจึงต้องเซ็นรับรองลงในเอกสารใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินเอง
สรุป
ในกรณีที่กิจการไม่สามารถขอใบเสร็จที่ถูกต้องจากผู้ขายได้ สรรพากรให้แนวทางในการปฏิบัติเอาไว้ว่ากิจการสามารถใช้เอกสาร ใบรับเงิน ใบสำคัญรับเงิน ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน ทดแทนได้ อย่างไรก็ตามค่าใช้จ่ายดังกล่าวจะต้องไม่ใช่รายจ่ายต้องห้ามตามมาตรา 65 ตรี กิจการสามารถนำเอกสารดังกล่าวมาลงเป็นรายจ่ายของกิจการได้ หากมีเอกสารประกอบครบถ้วน เช่น สลิปโอนเงิน ภาพถ่ายสินค้า/บริการ สัญญาต่างๆ เป็นต้น