ใบเสร็จรับเงินคืออะไร? หลักฐานสำคัญที่ผู้ประกอบการต้องเก็บไว้

สารบัญ

1. ใบเสร็จรับเงินคืออะไร?
2. ตัวอย่างและส่วนประกอบของใบเสร็จรับเงิน
3. วิธีการออกใบเสร็จรับเงิน
4. ใบเสร็จรับเงิน – ดาวน์โหลดแบบฟอร์ม
5. ข้อควรระวังในการออกใบเสร็จรับเงิน
6. สรุป

ใบเสร็จรับเงินคืออะไร?

ใบเสร็จรับเงิน คือ เอกสารที่ผู้ขายออกให้แก่ผู้ซื้อเมื่อผู้ขายได้รับชำระเงินค่าสินค้าหรือบริการจากผู้ซื้อ หลังจากที่ผู้ขายได้ส่งมอบสินค้า หรือบริการนั้นแล้ว เอกสารดังกล่าวเป็นเอกสารที่มีความสำคัญทั้งในฝั่งผู้ขายและผู้ซื้อดังนี้

ในฝั่งผู้ขาย : ใบเสร็จรับเงินจะเป็นหลักฐานในการบันทึกรับรู้รายได้ ในการบันทึกรายได้นอกจากเงินที่ควรต้องแสดงว่าเงินได้เข้าในบัญชีธนาคารแล้ว รายการรับเงินแต่ละรายการควรตรวจสอบได้กับใบเสร็จด้วย เพื่อจะได้ทราบถึงรายละเอียดที่มาของรายการรับเงินดังกล่าว

ในฝั่งผู้ซื้อ : ใบเสร็จรับเงินจะเป็นหลักฐานในการบันทึกค่าใช้จ่าย ในการบันทึกค่าใช้จ่ายนอกจากเงินที่ควรต้องจ่ายออกจากบัญชีธนาคารแล้ว ค่าใช้จ่ายในแต่ละรายการควรตรวจสอบได้กับใบเสร็จซึ่งเป็นเอกสารที่ได้รับจากบุคคลที่สามด้วย เพื่อให้เจ้าหน้าที่สรรพากรหรือผู้สอบบัญชีของกิจการมั่นใจได้ว่าค่าใช้จ่ายนั้นเกิดขึ้นจริงไม่ได้มีการสร้างค่าใช้จ่ายปลอมเกิดขึ้น

ตัวอย่างและส่วนประกอบของใบเสร็จรับเงิน

ใบเสร็จรับเงินจะมีส่วนประกอบหลักที่สำคัญดังต่อไปนี้

1. 1. หัวเอกสารคำว่า “ใบเสร็จรับเงิน”
   2. เลขที่เอกสาร
   3. วันที่ออกเอกสาร
   4. อ้างอิงเอกสาร (เป็นการอ้างอิงว่าใบเสร็จดังกล่าวเป็นการออกเพื่อเก็บเงินจากใบแจ้งหนี้ใด)
   5. ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี เบอร์ติดต่อ และ Email ของผู้ขาย
   6. ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี เบอร์ติดต่อ และ Email ของผู้ซื้อ
   7. คำอธิบายรายการว่าที่ออกใบเสร็จไปนั้นเป็นค่าอะไร
   8. จำนวนสินค้า/บริการ
   9. ราคาก่อน Vat, ส่วนลด, ภาษีมูลค่าเพิ่ม (ถ้ามี), ราคาหลัง Vat, ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ถ้ามี) และ จำนวนเงินที่ได้รับชำระ
   10. รายละเอียดการชำระเงิน
   11. ลายเซ็นทางฝั่งผู้ขาย (ผู้ออกใบเสร็จ)
   12. ลายเซ็นทางฝั่งผู้ซื้อ (ผู้รับใบเสร็จ)

วิธีการออกใบเสร็จรับเงิน

สำหรับวิธีในการออกใบเสร็จจะมี 2 รูปแบบหลักๆคือ

1. 1. ออกใบเสร็จรับเงินเอง (ไม่ผ่านโปรแกรมบัญชี)

การออกเอกสารประเภทนี้ส่วนมากจะเป็นการออกเอกสารโดยใช้ Excel หรือ Word หรือโปรแกรมอื่นๆ ข้อดีก็คือจะยืดหยุ่นกว่า สามารถปรับรูปแบบใบเสร็จได้ตามที่ต้องการ อย่างไรก็ตามวิธีนี้มีข้อเสียอย่างมากคือเราจะต้องเอาใบเสร็จรับเงินนี้ไปบันทึกบัญชีในโปรแกรมอีกที ซึ่งเป็นการทำงานที่ซ้ำซ้อนเพราะต้องออกเอกสาร และต้องเอาใบเสร็จนั้นไปบันทึกเข้าในโปรแกรมบัญชีอีกทีหนึ่ง

1. 2. การออกใบเสร็จรับเงินผ่านโปรแกรมบัญชี (แนะนำวิธีนี้)

การออกเอกสารรูปแบบนี้จะเป็นการออกผ่านโปรแกรมบัญชี ซึ่งมีข้อดีตรงที่รูปแบบเอกสารที่ออกจากโปรแกรมมักจะดูน่าเชื่อถือมากกว่า ประกอบกับเวลาที่ออกเอกสารโดยส่วนใหญ่ระบบจะบันทึกบัญชีการรับเงินให้โดยอัตโนมัติทำให้ไม่ต้องไปเสียเวลา Key เอกสารบันทึกบัญชีให้ซ้ำซ้อน สำหรับข้อเสียของวิธีนี้คือเราอาจปรับแต่งรูปแบบใบเสร็จรับเงินไม่ได้มาก เพราะต้องยึดตามดีไซน์/รูปแบบของระบบโปรแกรมบัญชีที่ให้มา

ในความเห็นของผู้เขียน แนะนำให้ออกใบเสร็จจากโปรแกรมบัญชีไปเลย เพื่อให้การทำงานไม่ซ้ำซ้อน มีประสิทธิภาพ เป็นระบบ และยังมีความถูกต้องในการควบคุมเงินสด ลูกหนี้ของกิจการ ได้ดีกว่าการออกเอกสาร และควบคุมเงินสด และลูกหนี้ด้วยตนเอง

ใบเสร็จรับเงิน – ดาวน์โหลดแบบฟอร์ม

ท่านใดที่ยังไม่มีโปรแกรมบัญชี ก็สามารถออกใบเสร็จรับเงินด้วยตัวเองแบบง่ายๆไปก่อนด้วยแบบฟอร์มนี้

ตัวอย่างแบบฟอร์มใบเสร็จรับเงิน

ข้อควรระวังในการออกใบเสร็จรับเงิน

1. การออกใบเสร็จรับเงินเป็นการออกหลังจากได้รับชำระเงินแล้วเท่านั้น เราไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงินในการแจ้งหนี้หรือส่งสินค้าได้ (กรณีเงินเชื่อ)
2. หากเรายังไม่ได้จด Vat ตรงหัวเอกสารที่ออกให้มีคำว่าใบเสร็จรับเงินเท่านั้น ห้ามมีคำว่า “ใบกำกับภาษี” รวมอยู่ด้วยเด็ดขาด เพราะอาจทำให้ผู้ซื้อที่อยู่ในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม เข้าใจผิดว่าเอกสารดังกล่าวสามารถนำไปขอเคลมภาษีซื้อได้ และถือว่าเป็นการออกใบกำกับภาษีปลอม มีโทษตามกฎหมาย
3. มีข้อสังเกตสำหรับธุรกิจให้บริการที่ไม่ได้ขายสินค้าและเป็นผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม รูปแบบเอกสารที่ออกจะเป็น “ใบเสร็จรับเงิน /ใบกำกับภาษี” เนื่องจากจุดความรับผิดภาษีมูลค่าเพิ่ม (Tax point) เกิดขึ้นเมื่อได้รับเงินซึ่งแตกต่างจากธุรกิจขายสินค้าที่จุดความรับผิดเกิดขึ้นเมื่อส่งมอบสินค้า ดังนั้นในธุรกิจซื้อขายสินค้าเราจึงมักเห็นเอกสารเป็น ใบส่งสินค้า / ใบกำกับภาษี

เรียนรู้เพิ่มเติมจากสรรพากร : รูปแบบของใบกำกับภาษี

สรุป

ใบเสร็จรับเงินเป็นเอกสารที่ผู้ขายออกให้แก่ผู้ซื้อเมื่อผู้ขายได้รับชำระเงินค่าสินค้าหรือบริการ เอกสารดังกล่าวเป็นหลักฐานที่สำคัญในการบันทึกบัญชีทั้งในฝั่งผู้ซื้อและผู้ขาย ในส่วนของการออกเอกสารผู้เขียนแนะนำว่าให้ออกเอกสารจากโปรแกรมบัญชี เพื่อจะได้บันทึกบัญชีอัตโนมัติไปในคราวเดียวกันและเป็นการคุมเงินสดและลูกหนี้ในระบบ ซึ่งจะมีความถูกต้องมากกว่าการออกเอกสารข้างนอกระบบเอง หวังว่าผู้อ่านจะได้นำความรู้จากบทความนี้ไปปรับใช้กับธุรกิจของทุกท่านให้เกิดประโยชน์นะครับ