ใบรับสินค้าเป็นเอกสารที่ผู้ซื้อสินค้าเป็นผู้ออก เพื่อเอาไว้ใช้เป็นหลักฐานภายในในการบันทึกบัญชีว่าบริษัทได้รับสินค้าที่สั่งซื้อไว้แล้ว
เมื่อออกใบรับสินค้าแล้วระบบโปรแกรมบัญชีก็จะบันทึกรับสินค้าดังกล่าวเข้าระบบโดยอัตโนมัติ โดยจะดึงข้อมูลสินค้ามาจากใบสั่งซื้อ (Purchase order) ที่ได้ออกไปก่อนหน้านี้เพื่อสั่งซื้อสินค้า

ใบเสนอราคา คือเอกสารที่ผู้ขายสินค้า หรือ ผู้ให้บริการ ออกให้แก่ผู้ซื้อ เพื่อแสดงรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าและบริการรวมถึงราคาให้แก่ผู้ซื้อ เมื่อผู้ซื้อได้รับเอกสารแล้วก็จะนำไปพิจารณาต่อว่าต้องการซื้อสินค้าและบริการจากผู้ขายรายนี้หรือไม่

สัญญาเช่า คือ ข้อตกลงที่มีผลผูกพันทางกฎหมายระหว่างบุคคลสองฝ่ายขึ้นไป ซึ่งเรียกว่า “ผู้ให้เช่า” และ “ผู้เช่า” โดยผู้ให้เช่าตกลงให้ผู้เช่าใช้ประโยชน์จากทรัพย์สินของตนเอง เช่น บ้าน ที่ดิน รถยนต์ หรือสิ่งของอื่นๆ ตามระยะเวลาที่ตกลงร่วมกัน ส่วนผู้เช่าตกลงที่จะจ่ายค่าเช่าให้แก่ผู้ให้เช่าเป็นค่าตอบแทนตามที่ตกลงร่วมกัน

ใบสั่งซื้อ (ภาษาอังกฤษเรียกว่า Purchase order) (หรือเรียกสั้นๆว่า ใบ PO) เป็นเอกสารที่บริษัทออกให้แก่ทาง Supplier เพื่อทำการสั่งซื้อสินค้า ของใช้ หรือ อุปกรณ์ต่างๆเข้ามาในบริษัทเพื่อใช้ในการดำเนินงาน ในเอกสารดังกล่าวจะมีรายละเอียดของสินค้า ของใช้ หรือ อุปกรณ์ต่างๆ อย่างชัดเจน เพื่อให้ทาง Supplier ทราบถึงรายละเอียดสิ่งที่บริษัทต้องการ นอกจากนี้เอกสารดังกล่าวจะต้องได้รับการอนุมัติจากผู้มีอำนาจอย่างเหมาะสม เช่น ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ หรือ อาจจะเป็นกรรมการบริษัทในกรณีที่ยอดสั่งซื้อนั้นมีมูลค่าสูง

ใบขอซื้อ หรือ ที่ภาษาอังกฤษเรียกว่า Purchase requisition (หรือใบ PR) เป็นเอกสารต้นทางในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างขององค์กร โดยที่แต่ละแผนกในองค์กรหากต้องการซื้อของใช้หรืออุปกรณ์ที่จำเป็นในการดำเนินงานข้ามาในองค์กร แต่ละแผนกจะต้องมีการจัดทำใบขอซื้อโดยระบุรายละเอียดของใช้หรืออุปกรณ์ที่ต้องการ และส่งให้แก่หัวหน้าของแต่ละฝ่ายตรวจสอบว่าคำขอที่เจ้าหน้าที่ในแผนกขอมานั้นสมเหตุสมผล และจำเป็นที่ต้องซื้อหรือไม่ หากหัวหน้าแผนกเห็นว่าเหมาะสม ก็จะส่งเอกสารใบขอซื้อให้แผนกจัดซื้อเพื่อดำเนินการสั่งซื้อต่อไป