สารบัญ
- ลูกหนี้การค้าคืออะไร ?
- ลูกหนี้การค้า Vs ลูกหนี้อื่น
- การแสดงลูกหนี้การค้าในงบฐานะการเงิน
- การบริหารจัดการลูกหนี้การค้า
- การควบคุมภายในเกี่ยวกับลูกหนี้การค้า
- บทสรุป
ลูกหนี้การค้าคืออะไร ?
ลูกหนี้ หมายถึง สิทธิที่บริษัทจะได้รับเงินสดหรือประโยชน์เชิงเศรษฐกิจอื่นๆ เมื่อถึงกำหนดชำระ เช่น หากเราให้นาย A ยืมเงิน เราจะเรียกนาย A ว่าเป็นลูกหนี้ เพราะ นาย A จะต้องจ่ายคืนเงินสดให้เราเมื่อถึงกำหนดชำระตามที่ตกลงกัน
ลูกหนี้การค้า (Account Receivable) คือ ลูกหนี้ที่เกิดจากการขายสินค้า การให้บริการ หรือจากการประกอบธุรกิจหลักของกิจการ ที่บริษัทได้ส่งใบแจ้งหนี้หรือได้ตกลงอย่างเป็นทางการกับผู้ซื้อ กล่าวคือลูกหนี้การค้าเกิดขึ้นที่บริษัทฝั่งผู้ขาย จากการขายสินค้าหรือให้บริการเป็นเงินเชื่อ
ตัวอย่างเช่น ลูกค้า B ซื้อสินค้ากับบริษัทจำนวน 5,000 บาท โดยตกลงจ่ายชำระด้วยเงินสดทันที 2,000 บาท และจะจ่ายชำระส่วนที่เหลือใน 1 เดือนข้างหน้านับจากวันที่ซื้อ ดังนั้นสำหรับรายการนี้ บริษัทจะมีลูกหนี้การค้าเกิดขึ้นจำนวน 3,000 บาท
ศึกษาความหมายเพิ่มเติม ความหมายรายการย่อในงบการเงินของบริษัทจำกัด
ลูกหนี้การค้า Vs ลูกหนี้อื่น
บริษัทอาจมีลูกหนี้ประเภทอื่นได้นอกเหนือจากลูกหนี้การค้า โดยหากเป็นลูกหนี้ที่ไม่ได้เกิดจากการดำเนินงานตามปกติของบริษัท เราจะเรียกว่า “ลูกหนี้อื่น” เช่น บริษัทประกอบธุรกิจให้บริการเสริมความงาม ได้ขายเครื่องถ่ายเอกสารเนื่องจากชำรุด โดยผู้ซื้อจะจ่ายชำระเงินใน 1 เดือนข้างหน้า เราจะรับรู้ลูกหนี้รายการนี้เป็นลูกหนี้อื่น
การแสดงลูกหนี้การค้าในงบฐานะการเงิน
ลูกหนี้การค้า ถูกจัดประเภทและแสดงอยู่ในหมวดบัญชีสินทรัพย์ในงบฐานะการเงิน เนื่องจากบริษัทคาดว่าจะได้รับชำระเงินจากลูกค้าในอนาคต หรือเรียกง่ายๆว่า ลูกหนี้สามารถเปลี่ยนเป็นเงินสดได้ในอนาคตจึงถือเป็นสินทรัพย์นั้นเอง ซึ่งสินทรัพย์จะแบ่งเป็นสินทรัพย์หมุนเวียน และสินทรัพย์ไม่หมุนเวียน แต่โดยส่วนใหญ่ลูกหนี้การค้าจะมีรอบระยะเวลาชำระเงินไม่เกิน 1 ปี จึงมักถูกจัดประเภทเป็นสินทรัพย์หมุนเวียนเสมอ อย่างไรก็ตาม หากบริษัทให้เงื่อนไขการจ่ายชำระเงินโดยให้เวลาชำระเงินเกินกว่า 1 ปีนับจากวันสิ้นงวด ลูกหนี้ดังกล่าวจะต้องถูกแสดงเป็นสินทรัพย์ไม่หมุนเวียนในงบฐานะการเงิน โดยลูกหนี้การค้าจะแสดงด้วยจำนวนเงินที่คาดว่าจะได้รับ ซึ่งอาจทำให้บริษัทต้องตั้งสำรองค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ หากบริษัทคาดว่าจะไม่สามารถเรียกเก็บเงินจากลูกหนี้ได้
“ตัวอย่าง การแสดงลูกหนี้การค้าในงบฐานะการเงิน”
จากตัวอย่างงบฐานะการเงิน และหมายเหตุประกอบงบการเงิน แสดงให้เห็นว่า ณ วันที่ 31 ธันวาคม 25X2 บริษัทมียอดลูกหนี้การค้าและลูกหนี้อื่นรวมจำนวน 580,000 บาท โดยบริษัทมีลูกหนี้การค้า 530,000 บาท แต่ได้ตั้งสำรองค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญสำหรับลูกหนี้การค้าที่คาดว่าจะเรียกเก็บเงินไม่ได้ -12,000 บาท เหลือเป็นลูกหนี้การค้าสุทธิจำนวน 518,000 บาท โดยมีลูกหนี้อื่นเป็นรายได้ค้างรับจำนวน 62,000 บาท จึงรวมเป็นลูกหนี้การค้าและลูกหนี้อื่นสุทธิที่แสดงในหน้างบฐานะการเงินจำนวน 580,000 บาท
สามารถศึกษาวิธีการอ่านหมายเหตุประกอบงบการเงินเพิ่มเติมได้ที่ หมายเหตุประกอบงบการเงิน รายละเอียดสำคัญที่ไม่ควรมองข้าม
การบริหารจัดการลูกหนี้การค้า
การบริหารจัดการลูกหนี้การค้าถือเป็นสิ่งสำคัญที่บริษัทต้องให้ความใส่ใจเป็นอย่างมาก เนื่องจากเป็นเรื่องที่กระทบโดยตรงต่อสภาพคล่องทางการเงินของบริษัท หากบริษัทไม่สามารถบริหารจัดการลูกหนี้จากการดำเนินธุรกิจได้ดี เช่น ปัญหาลูกหนี้ไม่จ่ายชำระเงินตามกำหนด อาจเป็นตัวแปรหนึ่งที่ทำให้บริษัทประสบปัญหาด้านสภาพคล่อง ขาดแคลนเงินสดหมุนเวียนในกิจการ ซึ่งอาจทำให้บริษัทต้องไปกู้ยืมเงินธนาคารเพื่อมาใช้หมุนเวียนในกิจการ ก่อให้เกิดภาระหนี้สินและดอกเบี้ย อันจะนำไปสู่ความยากลำบากในการดำเนินธุรกิจได้ ดังนั้นการบริหารจัดการลูกหนี้ที่ดี จึงเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อการรักษาสภาพคล่องและสร้างความมั่นคงในธุรกิจระยะยาว ซึ่งมีตัวอย่างแนวทางการบริหารจัดการดังนี้
1) การกำหนดระยะเวลา/เงื่อนไขการชำระเงินให้ลูกค้าอย่างเหมาะสม (Credit Term)
การกำหนดระยะเวลาชำระเงินที่เหมาะสม ควรต้องพิจารณาให้สอดคล้องกับประเภทธุรกิจของลูกค้าเช่น ลูกค้าลักษณะซื้อมาขายไป ที่มีการหมุนเวียนเงินทุนสูง มีระยะเวลาขายสินค้าไม่นาน บริษัทควรให้ Credit Term ที่สั้นกว่ากรณีลูกค้าที่ประกอบธุรกิจที่มีวงจรเงินสดยาว เช่น ธุรกิจผลิต ซึ่งภายหลังการซื้อวัตถุดิบแล้วจะต้องนำไปสู่กระบวนการผลิตให้เกิดเป็นสินค้าสำเร็จรูปก่อนจึงขายได้ รวมถึงการพิจารณาให้ลูกค้าจ่ายชำระเงินบางส่วนก่อนส่งมอบสินค้า
2) การจูงใจเพื่อให้ลูกค้าชำระเงินสดเร็วขึ้น
การให้ส่วนลดเงินสดที่ผู้ขายลดให้กับลูกค้ากรณีลูกค้าซื้อเป็นเงินเชื่อ เพื่อจูงใจให้ลูกค้าชำระเงินเร็วขึ้น โดยการกำหนดเงื่อนไขการชำระเงิน เช่น 8/10 n/30 หมายถึง ลูกค้าจะต้องชำระค่าสินค้าภายใน 30 วันนับจากวันที่รับสินค้า แต่ถ้าลูกค้าชำระเงินภายใน 10 วัน ลูกค้าจะได้ส่วนลด 8%
3) การประเมินความสามารถในการชำระเงินของลูกค้า (Credit Risk)
ลูกค้าที่ซื้อสินค้าอย่างเดียวกัน ชนิดเดียวกัน ไม่จำเป็นต้องได้ Credit Term เหมือนกันเสมอไป โดยบริษัทควรต้องประเมินความสามารถในการชำระเงินของลูกค้าแต่ละราย ตัวอย่างเช่น
-
- การพิจารณาจากประวัติการชำระเงิน เช่น ประวัติการชำระเงินจากการซื้อขายในอดีต หรือกรณีมีการซื้อสินค้าปริมาณมาก ความเสี่ยงสูง บริษัทอาจพิจารณาตรวจสอบเครดิตบูโรของลูกค้า
- การพิจารณาจากงบการเงินของลูกค้า โดยอาจดูทั้งงบฐานะการเงินในแง่ยอดคงเหลือของสินทรัพย์และหนี้สินหมุนเวียนหมุนเวียนว่าเหมาะสมมีเพียงพอต่อการชำระเงินค่าสินค้าหรือไม่ ควบคู่กับงบกำไรขาดทุนเพื่อดูความสามารถในการทำกำไร
4) การกำหนดเงื่อนไขการชำระเงิน และการผิดนัดชำระที่ชัดเจน
การกำหนดข้อตกลงในการชำระเงินค่าสินค้า และการดำเนินการกรณีผิดนัดชำระค่าสินค้าลงในสัญญาหรือใบแจ้งหนี้อย่างเป็นลายลักษณ์อักษร เช่น การเรียกเก็บดอกเบี้ย ค่าปรับ การฟ้องร้อง หากผิดนัดชำระเงิน จะช่วยให้ผู้ขายและลูกหนี้เข้าใจตรงกัน เกิดความชัดเจน รวมถึงลูกหนี้เกิดความตระหนัก และจูงใจให้ชำระเงินภายในกำหนดเวลาได้
5) การกำหนดแนวทางในการติดตาม ทวงถามหนี้
บริษัทควรมีระบบงาน หรือกำหนดผู้รับผิดชอบในการติดตามทวงถามหนี้ก่อนถึงวันครบกำหนดชำระเงิน เพื่อป้องกันการหลงลืม รวมถึงควรมีแนวทางในการติดตามทวงถามลูกหนี้อย่างต่อเนื่อง หากลูกหนี้ชำระเงินไม่ตรงตามกำหนดเวลา
การควบคุมภายในเกี่ยวกับลูกหนี้การค้า
การควบคุมภายในด้านลูกหนี้การค้าเป็นสิ่งสำคัญที่ช่วยลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นจากการบริหารจัดการลูกหนี้การค้าของบริษัทได้ เช่น การบันทึกลูกหนี้การค้าผิดพลาด การผิดนัดชำระทำให้เกิดปัญหาสภาพคล่อง รวมถึงการทุจริตภายใน ดังนั้น บริษัทจึงควรวางแผนระบบการทำงาน และการควบคุมภายในให้เหมาะสม เช่น
1) ควรมีระบบบัญชีที่สามารถควบคุมการบันทึกข้อมูลการขายสินค้าและการรับชำระเงิน และจัดเก็บข้อมูลเพื่อให้สามารถสอบทานย้อนหลังได้
2) ควรจัดทำสรุปรายงานลูกหนี้การค้าแยกรายลูกค้า (Account Receivable Subledger) อย่างน้อยเดือนละ 1 ครั้ง รวมถึงการจัดทำรายงานอายุลูกหนี้เพื่อติดตามการชำระเงิน และการประเมินสภาพคล่องของบริษัท
3) ควรแบ่งแยกหน้าที่การทำงานระหว่าง ผู้รับผิดชอบในการออกใบแจ้งหนี้ ผู้รับชำระเงิน และฝ่ายบัญชี เพื่อป้องกันทุจริตที่อาจเกิดขึ้นเช่น หากพนักงานผู้รับชำระเงินเป็นพนักงานรายเดียวกับผู้บันทึกบัญชี พนักงานอาจรับชำระเงินแต่ไม่บันทึกบัญชีและไม่ตัดหนี้ โดยนำเงินที่ได้รับไปหมุนใช้ส่วนตัวโดยไม่มีใครทราบในทันที เป็นต้น
4) จัดให้มีกระบวนการตรวจสอบและอนุมัติการให้ Credit term รวมถึงการให้วงเงินเครดิต (Credit Limit) ของลูกค้าแต่ละราย
5) จัดให้มีกระบวนการติดตามการชำระหนี้ของลูกหนี้ที่เกินกำหนดชำระอย่างเป็นระบบ เช่น การส่งเอกสารแจ้งเตือนให้ลูกค้ารับทราบก่อนถึงวันครบกำหนดชำระ การส่งเอกสารทวงถามหนี้ เป็นต้น
6) การพิจารณาตั้งสำรองหนี้สงสัยจะสูญทุกรอบระยะเวลาบัญชี
บทสรุป
ลูกหนี้การค้า (Account Receivable) คือ ลูกหนี้ที่เกิดจากการประกอบธุรกิจหลัก หรือจากการดำเนินงานตามปกติของบริษัท ซึ่งเป็นขายสินค้าหรือให้บริการโดยบริษัทยังไม่ได้รับชำระเงินในทันที โดยจัดอยู่ในหมวดบัญชีประเภทสินทรัพย์ ที่แสดงอยู่ในงบฐานะการเงินของบริษัทตามจำนวนเงินที่คาดว่าจะได้รับ จึงอาจมีการตั้งสำรองค่าเผื่อหนี้สูญหากกิจการคาดว่าจะไม่ได้รับชำระเงิน ซึ่งโดยส่วนใหญ่จะถูกแสดงเป็นสินทรัพย์หมุนเวียนเนื่องจากบริษัทมักให้ Credit Term กับลูกค้าน้อยกว่า 1 ปี การให้ Credit Term เสมือนเป็นการสร้างสภาพคล่องให้กับลูกค้า และเป็นการกระตุ้นยอดขายให้ลูกค้าตัดสินใจซื้อสินค้ากับบริษัทได้ง่ายขึ้น เนื่องจากไม่ต้องชำระเงินในทันที อย่างไรก็ตาม การบริหารจัดการลูกหนี้เป็นเรื่องที่สำคัญ เพราะมีผลกระทบโดยตรงต่อสภาพคล่องของบริษัท บริษัทควรมีแนวทางการบริหารจัดการ เช่น การพิจารณาให้ Credit Term ลูกค้าอย่างเหมาะสม อีกทั้งการจัดให้มีระบบการควบคุมภายในด้านลูกหนี้ ซึ่งจะช่วยลดความเสี่ยงที่อาจเกิดจากข้อผิดพลาดและการทุจริตภายในได้ ผู้เขียนหวังเป็นอย่างยิ่งว่าบทความนี้จะช่วยให้ทุกท่านเข้าใจความหมายของลูกหนี้การค้า และเห็นถึงความสำคัญของการบริหารจัดการลูกหนี้ได้มากยิ่งขึ้น