สารบัญ
กระทบยอดเงินฝากธนาคารคืออะไร
กระทบยอดเงินฝากธนาคาร (Bank Reconciliation) คือ การกระทบยอดบัญชีเงินฝากธนาคารระหว่าง “สมุดบัญชีกิจการ (ยอดที่บันทึกบัญชี)” กับ “ใบแจ้งยอดธนาคาร (Bank Statement)” เพื่อพิสูจน์ว่ามูลค่าตรงกันหรือไม่ และเพื่อหาสาเหตุของความต่างหากยอดที่บันทึกบัญชีไม่เท่ากับใบแจ้งยอดธนาคาร โดยกระทบยอดเงินฝากธนาคารจะถูกจัดทำแยกเป็นแต่ละบัญชีธนาคาร เช่น กิจการเปิดบัญชีกับธนาคารทั้งหมด 6 บัญชี ดังนี้
ฉะนั้น กระทบยอดเงินฝากธนาคารจะถูกจัดทำทั้งหมด 6 รายงาน แยกตามแต่ละบัญชี
รูปแบบการจัดทำกระทบยอดเงินฝากธนาคาร
รายงานกระทบยอดเงินฝากธนาคารสามารถจัดทำได้ 3 วิธี คือ
1. พิสูจน์ยอดเงินฝากตามใบแจ้งของธนาคารไปหายอดตามสมุดบัญชีกิจการ ซึ่งวิธีนี้เป็นการตั้งต้นจากยอดที่ธนาคารบันทึก และกระทบยอดด้วยรายการผลต่าง เพื่อให้ได้มูลค่าคงเหลือเท่ากับยอดในสมุดบัญชีกิจการ
2. พิสูจน์ยอดตามสมุดบัญชีกิจการไปหายอดเงินฝากตามใบแจ้งของธนาคาร ซึ่งวิธีนี้เป็นการตั้งต้นจากยอดในสมุดบัญชีกิจการ และกระทบยอดด้วยรายการผลต่าง เพื่อให้ได้มูลค่าคงเหลือเท่ากับยอดที่ธนาคารบันทึก
3. กระทบยอดเงินฝากธนาคารแบบหายอดที่ถูกต้อง ซึ่งวิธีนี้เป็นการกระทบยอดรายการผลต่างทั้ง 2 ฝ่าย ไม่ว่าเป็นยอดที่ธนาคารบันทึกหรือยอดที่กิจการบันทึก เพื่อให้ได้ยอดที่ถูกต้องของแต่ละฝ่าย
ขั้นตอนการจัดทำกระทบยอดเงินฝากธนาคาร
1. รวบรวมเอกสารที่เกี่ยวข้อง ประกอบด้วย
1.1 สมุดบัญชีกิจการ คือ ข้อมูลเงินฝากธนาคารที่บันทึกบัญชี
1.2 ใบแจ้งยอดธนาคาร (Bank Statement) คือ ข้อมูลเข้า-ออกของเงินฝากที่ได้รับจากธนาคาร
2. ตรวจสอบรายการเคลื่อนไหว คือ การตรวจสอบยอดรายการเคลื่อนไหวของใบแจ้งยอดธนาคาร กับรายการบันทึกบัญชีว่ามีรายการไหนบ้างที่ไม่ตรงกัน
3. จัดทำรายงานกระทบยอดเงินฝาก คือ รายงานกระทบยอดความแตกต่างระหว่างยอดเงินฝากที่ธนาคารบันทึกกับที่สมุดบัญชีกิจการบันทึก ว่ามียอดไม่เท่ากันเนื่องจากรายการอะไร และทำการปรับปรุงรายการให้ถูกต้องหากพบว่ามีรายการที่บันทึกบัญชีผิด หรือบันทึกรายการไม่ครบถ้วน
รายการกระทบยอดเงินฝากธนาคาร
รายการผลต่างระหว่างสมุดบัญชีกิจการกับใบแจ้งยอดธนาคารนั้น สามารถแบ่งออกได้เป็น 3 กลุ่ม คือ
- รายการที่กิจการบันทึกแล้วแต่ธนาคารยังไม่ได้บันทึก เช่น
1.1) เงินฝากระหว่างทาง (Deposit in transit) เป็นรายการที่กิจการนำเช็คไปฝากเข้าบัญชีในเวลาที่ธนาคารปิดรับเช็คแล้ว ซึ่งกิจการบันทึกรายการในสมุดบัญชีในวันนำฝาก แต่ธนาคารไม่สามารถบันทึกรายการภายในวันได้ จึงบันทึกในวันรุ่งขึ้น เช่น ณ วันที่ 31 มกราคม 25X1 กิจการนำเช็คที่ได้รับจากลูกหนี้จำนวน 1,500 บาท ไปฝากเข้าบัญชี และบันทึกเงินฝากธนาคารเพิ่มขึ้นในสมุดบัญชี แต่ธนาคารบันทึกรายการในวันที่ 1 กุมภาพันธ์ 25X1 ส่งผลให้ ณ วันที่ 31 มกราคม 25X1 ยอดเงินฝากธนาคารที่บันทึกบัญชีจึงมีมากกว่าใบแจ้งยอดธนาคาร อย่างไรก็ตาม ยอดดังกล่าวจะกลับมาเท่ากันอีกครั้งเมื่อธนาคารบันทึกรายการนำฝากเช็คในวันที่ 1 กุมภาพันธ์ 25X1 ดังนั้น กิจการจึงไม่ต้องปรับปรุงรายการดังกล่าวในสมุดบัญชี
1.2) เช็คค้างจ่าย (Outstanding check) เป็นรายการที่กิจการจ่ายเช็คให้แก่เจ้าหนี้ และบันทึกรายการจ่ายเงินในสมุดบัญชีในวันจ่ายเช็ค แต่เจ้าหนี้ยังไม่ได้นำเช็คดังกล่าวไปขึ้นเงิน ส่งผลให้ธนาคารยังไม่บันทึกรายการ เช่น ณ วันที่ 31 มกราคม 25X1 กิจการชำระหนี้ให้กับเจ้าหนี้เป็นเช็คจำนวนเงิน 3,700 บาท จึงบันทึกเงินฝากธนาคารลดลงในสมุดบัญชี แต่เจ้าหนี้นำเช็คไปขึ้นเงินในวันที่ 2 กุมภาพันธ์ 25X1 ธนาคารจึงบันทึกรายการในวันที่เจ้าหนี้ขึ้นเงิน ส่งผลให้ ณ วันที่ 31 มกราคม 25X1 ยอดเงินฝากธนาคารที่บันทึกบัญชีมีน้อยกว่าใบแจ้งยอดธนาคาร อย่างไรก็ตาม ยอดดังกล่าวจะกลับมาเท่ากันอีกครั้งเมื่อเจ้าหนี้นำเช็คไปขึ้นเงิน และธนาคารบันทึกรายการในวันที่ 2 กุมภาพันธ์ 25X1 ดังนั้น กิจการจึงไม่ต้องปรับปรุงรายการในสมุดบัญชีเช่นเดียวกัน
1.3) เช็คคืน (Returned Check) เป็นรายการที่กิจการนำเช็คของลูกหนี้ไปฝากเข้าบัญชี และธนาคารบันทึกรับเช็คเรียบร้อยแล้ว แต่ต่อมาธนาคารไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้หรือเช็คเด้ง ธนาคารจึงไม่บันทึกรับเช็คดังกล่าว ส่งผลให้ ณ วันที่ 31 มกราคม 25X1 ยอดเงินฝากธนาคารที่บันทึกอยู่ในสมุดบัญชีมีมากกว่าใบแจ้งยอดธนาคาร ดังนั้น ต้องปรับปรุงรายการในสมุดบัญชีกิจการ โดยลดยอดบัญชีเงินฝากธนาคารลงเพื่อสะท้อนว่าไม่มีการนำฝากเช็คกับธนาคารเนื่องจากเช็คเด้ง
2. รายการที่ธนาคารบันทึกแล้วแต่กิจการยังไม่ได้บันทึก เช่น
2.1) ดอกเบี้ยรับจากธนาคาร เป็นรายการที่กิจการได้รับดอกเบี้ยเงินฝากจากธนาคาร โดยธนาคารบันทึกรายการดอกเบี้ยรับและแสดงรายการในใบแจ้งยอดธนาคาร เช่น ณ วันที่ 16 มกราคม 25X1 กิจการได้รับดอกเบี้ยจากธนาคารจำนวน 115 บาท ซึ่งธนาคารบันทึกรายการแล้ว แต่กิจการยังไม่ได้บันทึกรายการในสมุดบัญชี ส่งผลให้ ณ วันที่ 31 มกราคม 25X1 ยอดเงินฝากธนาคารที่บันทึกอยู่ในสมุดบัญชีมีน้อยกว่าใบแจ้งยอดธนาคาร ดังนั้น ต้องปรับปรุงรายการในสมุดบัญชีกิจการ
2.2) ค่าธรรมเนียมธนาคาร เป็นรายการที่กิจการใช้บริการต่างๆของธนาคาร เช่น ค่าธรรมเนียมการโอน ค่าธรรมเนียมเช็คคืน โดยเมื่อเกิดค่าใช้จ่ายธนาคารจะบันทึกหักบัญชีธนาคาร แล้วจึงส่งใบแจ้งหักบัญชีให้กับกิจการ เช่น วันที่ 31 มกราคม 25X1 ธนาคารบันทึกหักค่าธรรมเนียมจำนวน 200 บาท แต่กิจการยังไม่ได้บันทึกรายการในสมุดบัญชี ส่งผลให้ ณ วันที่ 31 มกราคม 25X1 ยอดเงินฝากธนาคารที่บันทึกอยู่ในสมุดบัญชีมีมากกว่าใบแจ้งยอดธนาคาร ดังนั้น ต้องปรับปรุงรายการในสมุดบัญชีกิจการ
3. รายการที่บันทึกบัญชีผิดพลาด เป็นรายการที่กิจการหรือธนาคารบันทึกบัญชีผิดพลาด เช่น กิจการจ่ายเงินชำระเจ้าหนี้ 1,000 บาท แต่บันทึกบัญชีจ่ายเงิน 1,175 บาท ส่งผลให้ยอดเงินฝากในสมุดบัญชีน้อยกว่าใบแจ้งยอดธนาคาร ดังนั้น กิจการต้องปรับปรุงรายการในสมุดบัญชี
ข้อดีของการจัดทำกระทบยอดเงินฝากธนาคาร
กระทบยอดเงินฝากธนาคารมีข้อดีต่อกิจการ ดังนี้
-
- ช่วยให้กิจการรู้สาเหตุของผลต่างระหว่างยอดเงินที่บันทึกบัญชีกับใบแจ้งยอดของธนาคาร
- ช่วยให้สามารถติดตามว่ามีการบันทึกบัญชีเงินฝากธนาคารถูกต้องครบถ้วน และแก้ไขข้อผิดพลาดที่เกิดจากการบันทึกบัญชีได้
- กรณีผู้จัดทำกระทบยอดเงินฝากธนาคาร เป็นผู้ที่ไม่ได้ทำหน้าที่รับจ่ายเงิน การกระทบยอดจะช่วยให้ตรวจพบรายการที่มีเงินออกจากธนาคารแต่ไม่ได้บันทึกบัญชีได้ จึงเป็นการควบคุมที่ช่วยป้องกันการยักยอกเงิน
บทสรุป
กระทบยอดเงินฝากธนาคาร เป็นการตรวจสอบยอดเงินฝากที่บันทึกบัญชีว่าตรงกับใบแจ้งยอดธนาคารหรือไม่ และอธิบายสาเหตุของผลต่างที่เกิดขึ้น ซึ่งการกระทบยอดเงินฝากจะช่วยให้กิจการสามารถตรวจพบข้อผิดพลาดที่เกิดจากการบันทึกบัญชีและทำการปรับปรุงรายการให้ถูกต้อง อีกทั้งช่วยป้องกันการยักยอกเงินเมื่อมีการเบิกเงินออกจากธนาคารแต่ไม่ได้บันทึกบัญชี ซึ่งเป็นการควบคุมที่สำคัญของบัญชีเงินสดและรายการเทียบเท่าเงินสดในงบการเงิน ผู้เขียนหวังเป็นอย่างยิ่งว่าบทความนี้จะช่วยให้ทุกท่านเข้าใจกระทบยอดเงินฝากธนาคารและเล็งเห็นถึงประโยชน์ของการจัดทำรายงานกระทบยอดดังกล่าว