ใบรับสินค้าคืออะไร?

สารบัญ

1. ใบรับสินค้าคืออะไร?
2. ตัวอย่างใบรับสินค้าและข้อมูลที่ควรมีในเอกสาร
3. วิธีการออกใบรับสินค้า
4. ดาวน์โหลดแบบฟอร์มใบรับสินค้า
5. สรุป

ใบรับสินค้าคืออะไร?

        ใบรับสินค้าเป็นเอกสารที่ผู้ซื้อสินค้าเป็นผู้ออก เพื่อเอาไว้ใช้เป็นหลักฐานภายในในการบันทึกบัญชีว่าบริษัทได้รับสินค้าที่สั่งซื้อไว้แล้ว

        เมื่อออกใบรับสินค้าแล้วระบบโปรแกรมบัญชีก็จะบันทึกรับสินค้าดังกล่าวเข้าระบบโดยอัตโนมัติ โดยจะดึงข้อมูลสินค้ามาจากใบสั่งซื้อ (Purchase order) ที่ได้ออกไปก่อนหน้านี้เพื่อสั่งซื้อสินค้า

ตัวอย่างใบรับสินค้าและข้อมูลที่ควรมีในเอกสาร

ตัวอย่างใบรับสินค้า แสดงได้ดังนี้

ข้อมูลที่ควรมีในเอกสารมีดังนี้

1. 1. ชื่อ ที่อยู่ และข้อมูลการติดต่อบริษัทผู้รับสินค้า
   2. หัวเอกสารคำว่า “ใบรับสินค้า”
   3. เลขที่เอกสาร
   4. วันที่ออกเอกสาร
   5. ชื่อ ที่อยู่ และข้อมูลการติดต่อบริษัทผู้ขายสินค้า
   6. เลขที่ใบสั่งซื้อ
   7. เลขที่ใบส่งของ
   8. วันที่ใบส่งของ
   9. รายละเอียด จำนวน และราคาสินค้าที่ได้รับ
   10. ลายเซ็นของผู้ส่งของ
   11. ลายเซ็นของผู้รับของ

วิธีการออกใบรับสินค้า

วิธีและขั้นตอนในการออกใบรับสินค้า ควรมีขั้นตอนดังต่อไปนี้

1. 1. เมื่อของมาส่งถึงบริษัท จะต้องให้ฝ่ายคลังสินค้า (หรือฝ่ายอื่นที่เหมาะสม) ทำหน้าที่ตรวจรับสินค้า
   2. ในการตรวจรับสินค้านั้น ผู้ตรวจรับสินค้า จะต้องดึงข้อมูลจากใบสั่งซื้อมาตรวจสอบว่าสินค้าที่จัดส่งมานั้นตรงกับใบสั่งซื้อที่บริษัทต้องการหรือไม่
   3. นอกจากนี้ผู้รับสินค้าต้องตรวจสอบสินค้าที่ได้รับมากับใบส่งของที่ออกโดยผู้ขาย ว่าสินค้าที่ได้รับนั้นตรงกับใบส่งของหรือไม่
   4. เมื่อข้อมูลถูกต้อง ตรงกันทั้งหมดแล้ว (สินค้าจริง+ใบสั่งซื้อ+ใบส่งของ) ผู้รับสินค้าก็จะออกใบรับสินค้า พร้อมกับเซ็นรับสินค้าลงในเอกสารใบส่งของที่ได้รับมาจากผู้ขาย เพื่อให้ผู้ขายได้มีหลักฐานว่ามีคนรับสินค้าเรียบร้อยแล้ว
   5. หลังจากนั้นข้อมูลใบสั่งซื้อ  ใบส่งของและใบรับสินค้า จะวิ่งไปที่แผนกบัญชี เพื่อตรวจสอบอีกทีหนึ่งว่าข้อมูลทั้ง 3 ส่วนนี้ถูกต้องตรงกันแล้ว (Three way match) (ใบสั่งซื้อ+ใบส่งของ+ใบรับสินค้า) เพื่อที่จะได้นำไปบันทึกบัญชีต่อไป

ดาวน์โหลดแบบฟอร์มใบรับสินค้า

ท่านใดสนใจดาวน์โหลดเอกสาร สามารถดาวน์โหลดได้ที่นี่ : ตัวอย่าง ใบรับสินค้า

สรุป

        ใบรับสินค้าเป็นเอกสารสำคัญอย่างหนึ่งที่บริษัทควรต้องจัดทำ เพื่อเป็นหลักฐานในการรับสินค้า และส่งให้กับฝ่ายบัญชีตรวจสอบ เพื่อให้ฝ่ายบัญชีสามารถบันทึกบัญชีเกี่ยวกับสินค้าได้อย่างถูกต้อง