สารบัญ
- ใบส่งของคืออะไร?
- ตัวอย่างใบส่งของและข้อมูลสำคัญในเอกสาร
- วิธีการออกใบส่งของ
- ดาวน์โหลดแบบฟอร์มใบส่งของ
- ข้อควรระวังในการออกใบส่งของ
- สรุป
ใบส่งของคืออะไร?
ใบส่งของ คือ เอกสารที่ผู้ขายสินค้าออกให้แก่ผู้ซื้อสินค้าเพื่อเป็นหลักฐานในการส่งมอบสินค้าเสร็จสิ้น โดยในเอกสารดังกล่าวจะต้องมีลายเซ็นผู้ส่งสินค้าและลายเซ็นผู้รับสินค้า เพื่อเป็นหลักฐานให้แก่ทั้งสองฝ่ายว่าได้มีการส่งมอบสินค้ากันเป็นที่เรียบร้อยแล้ว
ใบส่งของจะต้องออกในทุกกรณีที่มีการส่งของไม่ว่าจะเป็นกรณีขายเชื่อ หรือ ขายสดและในทางบัญชีเอกสารดังกล่าวเป็นหลักฐานสำคัญในการบันทึกยอดขาย ลูกหนี้ และเงินสดรับของบริษัทอีกด้วย
ตัวอย่างใบส่งของและข้อมูลสำคัญในเอกสาร
ใบส่งของจะมีข้อมูลสำคัญดังต่อไปนี้
- หัวเอกสารคำว่า “ใบส่งของ”
- เลขที่เอกสาร
- วันที่ออกเอกสาร
- เงื่อนไขการชำระเงิน
- เครดิตเทอม
- ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี เบอร์ติดต่อ และ Email ของผู้ขาย
- ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี เบอร์ติดต่อ และ Email ของผู้ซื้อ
- รายละเอียดของสินค้าที่จัดส่ง
- จำนวนสินค้าที่จัดส่ง (กี่หน่วย)
- ราคาต่อหน่วยของสินค้า
- จำนวนเงินค่าสินค้า
- รายละเอียดการชำระเงิน
- ผู้อนุมัติเอกสาร (ทางฝั่งผู้ขาย)
- ลายเซ็นผู้ส่งสินค้า (ทางฝั่งผู้ขาย)
- ลายเซ็นผู้รับสินค้า (ทางฝั่งผู้ซื้อ)
วิธีการออกใบส่งของ
สำหรับวิธีในการออกใบส่งของจะมี 2 รูปแบบหลักๆคือ
- ออกใบส่งของนอกระบบโปรแกรมบัญชี
การออกเอกสารรูปแบบนี้จะเป็นการออกเอกสารโดยใช้ Excel หรือ Word หรือโปรแกรมอื่นๆที่สามารถทำได้ ข้อดีก็คือจะยืดหยุ่นกว่า สามารถปรับรูปแบบเอกสารได้ตามที่ต้องการ แต่ก็มีข้อเสียอย่างมากก็คือเราจะต้องเอาเอกสารดังกล่าวไปบันทึกบัญชีในโปรแกรมบัญชีเพื่อจัดทำบัญชีอีกที ซึ่งเป็นการทำงานซ้ำซ้อนเพราะต้องออกทั้งใบส่งของ และต้องเอาเอกสารนั้นไป Key เข้าโปรแกรมบัญชีอีกทีเพื่อบันทึกบัญชี
- การออกใบส่งของจากโปรแกรมบัญชี (แนะนำวิธีนี้)
การออกใบส่งของรูปแบบนี้จะเป็นการออกเอกสารผ่านโปรแกรมบัญชี ซึ่งมีข้อดีตรงที่รูปแบบเอกสารจะดูน่าเชื่อถือ นอกจากนี้เวลาที่ออกเอกสารผ่านระบบ ระบบจะบันทึกบัญชีลูกหนี้และขายให้โดยอัตโนมัติทำให้พนักงานบัญชีไม่ต้องทำงานซ้ำซ้อนซึ่งถือเป็นข้อดีอย่างมาก สำหรับข้อเสียของวิธีนี้คือเราอาจปรับแต่งรูปแบบเอกสารไม่ได้มาก เพราะต้องยึดตามรูปแบบของโปรแกรมบัญชีที่กำหนดมาให้
ดาวน์โหลดแบบฟอร์มใบส่งของ
ท่านใดที่ต้องการใบส่งของในรูปแบบออกนอกระบบโปรแกรมบัญชีสามารถดาวน์โหลดเอกสารได้จากที่นี่
ข้อควรระวังในการออกใบส่งของ
- สำหรับผู้ประกอบการที่ไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ตรงหัวเอกสารที่ออกให้มีคำว่าใบส่งของเท่านั้น (หรืออาจมีคำว่าใบแจ้งหนี้ด้วย) ห้ามมีคำว่า “ใบกำกับภาษี” รวมอยู่ด้วย เพราะอาจทำให้ผู้ซื้อที่อยู่ในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม เข้าใจผิดว่าเอกสารดังกล่าวสามารถนำไปขอเคลมภาษีซื้อได้ และถือว่าเป็นการออกใบกำกับภาษีปลอม มีโทษตามกฎหมาย
- สำหรับผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม จุดที่มีการส่งมอบสินค้ากันเป็นจุดที่ทำให้เกิดภาษีมูลค่าเพิ่มเกิดขึ้น (Tax point) ดังนั้นในเอกสารที่ออกจะต้องเป็นเอกสารที่มีคำว่า “ใบกำกับภาษี” อยู่ด้วย ดังนั้นเอกสารที่ออกเป็นชุดเดียวกันจึงมักจะเขียนว่า “ใบส่งของ /ใบกำกับภาษี” ถือว่าเป็นทั้งใบส่งของและใบกำกับภาษีไปในตัวได้เลย
- มีข้อสังเกตสำหรับธุรกิจให้บริการที่ไม่ได้ขายสินค้าและเป็นผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม รูปแบบเอกสารที่ออกจะเป็น “ใบเสร็จรับเงิน /ใบกำกับภาษี” เนื่องจากจุดความรับผิดภาษีมูลค่าเพิ่ม (Tax point) เกิดขึ้นเมื่อได้รับเงินซึ่งแตกต่างจากธุรกิจขายสินค้าที่จุดความรับผิดเกิดขึ้นเมื่อส่งมอบสินค้า
เรียนรู้เพิ่มเติมจากสรรพากร :
กำหนดโทษเกี่ยวกับการปฎิบัติฝ่าฝืนเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม
สรุป
ใบส่งของเป็นเอกสารที่ผู้ขายสินค้าออกให้แก่ผู้ซื้อสินค้าเพื่อเป็นหลักฐานในการส่งมอบสินค้าเสร็จสิ้น เวลาที่มีประเด็นปัญหาทางการค้าเกิดขึ้นสามารถนำเอาเอกสารหลักฐานดังกล่าวเพื่อมาดูว่าฝ่ายใดเป็นฝ่ายถูกฝ่ายใดเป็นฝ่ายผิดได้ สำหรับวิธีในการออกใบส่งของจะขึ้นอยู่กับแต่ละผู้ประกอบการว่าจะออกนอกระบบโปรแกรมบัญชีหรือผ่านระบบโปรแกรมบัญชีซึ่งมีข้อดี ข้อเสีย ที่แตกต่างกัน ซึ่งผู้เขียนแนะนำให้ออกเอกสารผ่านโปรแกรมบัญชีไปเลยเพื่อที่จะได้ลดปัญหาความซ้ำซ้อนในการทำงานบัญชีและยังช่วยลดข้อผิดพลาดในการทำบัญชีได้อีกด้วย