ใบสั่งซื้อ (ใบ PO) คืออะไร?

สารบัญ

1. 1. ใบสั่งซื้อคืออะไร?
   2. ตัวอย่างใบสั่งซื้อและองค์ประกอบที่สำคัญ
   3. ดาวน์โหลดแบบฟอร์ม – ใบสั่งซื้อ (ใบ PO)
   4. ขั้นตอนในกระบวนการสั่งซื้อและออกใบสั่งซื้อ
   5. เปรียบเทียบความแตกต่างระหว่าง ใบสั่งซื้อ VS ใบขอซื้อ
   6. สรุป

ใบสั่งซื้อคืออะไร?

        ใบสั่งซื้อ (ภาษาอังกฤษเรียกว่า Purchase order) (หรือเรียกสั้นๆว่า ใบ PO) เป็นเอกสารที่บริษัทออกให้แก่ทาง Supplier เพื่อทำการสั่งซื้อสินค้า ของใช้ หรือ อุปกรณ์ต่างๆเข้ามาในบริษัทเพื่อใช้ในการดำเนินงาน ในเอกสารดังกล่าวจะมีรายละเอียดของสินค้า ของใช้ หรือ อุปกรณ์ต่างๆ อย่างชัดเจน เพื่อให้ทาง Supplier ทราบถึงรายละเอียดสิ่งที่บริษัทต้องการ นอกจากนี้เอกสารดังกล่าวจะต้องได้รับการอนุมัติจากผู้มีอำนาจอย่างเหมาะสม เช่น ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ หรือ อาจจะเป็นกรรมการบริษัทในกรณีที่ยอดสั่งซื้อนั้นมีมูลค่าสูง

ตัวอย่างใบสั่งซื้อและองค์ประกอบที่สำคัญ

เรามาดูตัวอย่าง ใบสั่งซื้อ (ภาษาอังกฤษเรียกว่า Purchase order) (หรือเรียกสั้นๆว่า ใบ PO) กันจากตัวอย่างดังต่อไปนี้

จากตัวอย่างเอกสารข้างต้น จะเห็นได้ว่าข้อมูลในใบสั่งซื้อ (Purchase order หรือ ใบ PO) จะมีรายละเอียดสำคัญดังต่อไปนี้

1. 1. ชื่อเอกสาร ใบสั่งซื้อ
   2. ชื่อบริษัทผู้สั่งซื้อ
   3. ที่อยู่ และเบอร์ติดต่อผู้สั่งซื้อ
   4. วัน/เดือน/ปี ที่สั่งซื้อ
   5. ชื่อ ที่อยู่ การติดต่อของ Supplier
   6. รายละเอียดสิ่งของที่สั่งซื้อ จำนวนที่สั่งซื้อ ราคาต่อหน่วย และจำนวนเงินรวม
   7. รายละเอียดของการจัดส่ง
   8. ลายเซ็นผู้จัดทำ
   9. ลายเซ็นผู้อนุมัติใบสั่งซื้อ

ดาวน์โหลดแบบฟอร์ม – ใบสั่งซื้อ (ใบ PO)

สำหรับท่านใดที่สนใจเอกสารดังกล่าว สามารถดาวน์โหลดได้ที่นี่ : ใบสั่งซื้อ (ใบ PO)

ขั้นตอนในกระบวนการสั่งซื้อและออกใบสั่งซื้อ

ในกระบวนการจัดซื้อและออกใบสั่งซื้อ มีรายละเอียดขั้นตอนดังต่อไปนี้

1. 1. จุดเริ่มต้น ในแต่ละแผนกที่ต้องการซื้อของ สินค้า หรืออุปกรณ์ที่แต่ละแผนกต้องการ ก็จะมีการจัดทำใบขอซื้อ (ใบ PR) และกรอกรายละเอียดต่างๆลงไปในเอกสารให้ครบถ้วน
   2. เอกสารใบขอซื้อ จะต้องมีการเซ็นจัดทำโดยผู้ที่ขอซื้อ และเซ็นอนุมัติโดยหัวหน้าของแต่ละแผนก เพื่อให้หัวหน้าแผนกตรวจสอบดูก่อนว่าของ สินค้า หรืออุปกรณ์ที่ทางแผนกทำการขอซื้อมานั้นถูกต้องและสมเหตุสมผลหรือไม่
   3. เมื่อหัวหน้าแผนกเซ็นอนุมัติในใบขอซื้อแล้ว ก็จะส่งใบขอซื้อให้แผนกจัดซื้อ เพื่อให้ดำเนินกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างต่อไป
   4. เมื่อแผนกจัดซื้อได้รับเอกสารใบขอซื้อแล้ว ก็จะให้พนักงานฝ่ายจัดซื้อตรวจสอบรายการที่ขอซื้อว่าสมเหตุสมผลหรือไม่ตามที่แต่ละแผนกนั้นขอมา และจะจัดทำ ใบสั่งซื้อ (Purchase order หรือ PO)
   5. ใบสั่งซื้อจะถูกส่งให้แก่ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อเพื่อเซ็นอนุมัติอีกที (ในบางกรณีที่มูลค่าการสั่งซื้อสูง อาจต้องเป็นกรรมการในการเซ็นอนุมัติ) หากผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อเซ็นอนุมัติแล้ว ก็จะส่งใบสั่งซื้อที่อนุมัติแล้วให้แก่ Supplier เพื่อจัดเตรียมของ สินค้า หรืออุปกรณ์ที่สั่งซื้อให้ต่อไป

เปรียบเทียบความแตกต่างระหว่าง ใบสั่งซื้อ VS ใบขอซื้อ

ความแตกต่างระหว่างเอกสารทั้ง 2 อย่างเป็นดังต่อไปนี้

สรุป

        ใบสั่งซื้อ หรือ Purchase order (ใบ PO) เป็นเอกสารที่ทางบริษัทออกไปให้แก่ Supplier เพื่อใช้ในการสั่งซื้อสินค้า สิ่งของ หรืออุปกรณ์ เพื่อใช้ในการดำเนินงานในกิจการ ใบสั่งซื้อต้องได้รับการเซ็นอนุมัติจากผู้ที่มีอำนาจอย่างเหมาะสมตามนโยบายของบริษัท หวังว่าบทความนี้จะทำให้ผู้อ่านเข้าใจเอกสารดังกล่าวได้ดียิ่งขึ้น