เอกสารทางธุรกิจมีอะไรบ้าง?

สารบัญ

1. 1. เอกสารทางธุรกิจคืออะไรและทำไมถึงสำคัญ?
   2. เอกสารด้านรายรับ
   3. เอกสารด้านรายจ่าย
   4. เอกสารทางด้านบัญชีและการเงิน
   5. เอกสารที่เกี่ยวข้องกับกฎหมายและสัญญาต่างๆ
   6. สรุป

เอกสารทางธุรกิจคืออะไรและทำไมถึงสำคัญ?

        เอกสารทางธุรกิจ คือ เอกสารต่างๆที่เกิดขึ้นจากการดำเนินธุรกิจ ซึ่งประกอบไปด้วยหลายส่วน เช่น เอกสารด้านรายรับ เอกสารด้านรายจ่าย เอกสารทางด้านบัญชีและการเงิน เอกสารภายในองค์กร เอกสารที่เกี่ยวข้องกับกฎหมายและสัญญาต่างๆ เป็นต้น

เอกสารทางธุรกิจมีความสำคัญมาก ยกตัวอย่างเช่น เอกสารด้านรายรับ เอกสารด้านรายจ่าย เป็นเอกสารเพื่อเป็นหลักฐานในการบันทึกบัญชีทำให้สามารถตรวจสอบกลับย้อนหลังถึงรายการค้าต่างๆได้ หรือ เอกสารทางด้านบัญชีและการเงิน เช่น งบการเงิน รายงานต่างๆถึงผู้บริหาร ก็เพื่อให้ผู้บริหารสามารถวิเคราะห์ธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ หรือ เอกสารที่เกี่ยวข้องกับกฎหมายและสัญญาต่างๆ ก็เพื่อให้บริษัทได้ปฏิบัติตามกฎหมายและสัญญาต่างๆได้ถูกต้อง

เอกสารด้านรายรับ

เอกสารทางด้านรายรับ หมายถึงเอกสารที่เกี่ยวข้องกับรายรับตั้งแต่ต้นจนจบกระบวนการ เอกสารสำคัญมีดังต่อไปนี้

1. 1. ใบเสนอราคา – ก่อนที่จะเกิดรายได้ ลูกค้ามักจะให้บริษัทส่งใบเสนอราคาไปให้ เพื่อแจ้งราคาให้ลูกค้าตัดสินใจ ว่าจะสั่งซื้อสินค้า หรือ บริการของบริษัทหรือไม่
   2. ใบส่งของ – เมื่อลูกค้าตัดสินใจซื้อ และบริษัทได้ส่งสินค้าไปให้ บริษัทจะต้องออกใบส่งของ แนบไปกับตัวสินค้า และให้ลูกค้าเซ็นรับสินค้า เพื่อเป็นหลักฐานในการส่งสินค้า
   3. ใบแจ้งหนี้ – เมื่อบริษัทได้ส่งของ และให้บริการแก่ลูกค้าแล้ว บริษัทก็จะต้องส่งใบแจ้งหนี้ไปให้ลูกค้า เพื่อแจ้งราคาค่าสินค้า/บริการ ที่จัดส่งหรือให้บริการไป
   4. ใบเสร็จรับเงิน – เมื่อลูกค้าได้จ่ายชำระค่าสินค้า/บริการมาให้แก่บริษัทแล้ว บริษัทจะต้องออกใบเสร็จรับเงินให้แก่ลูกค้า เพื่อเป็นหลักฐานในการได้รับชำระเงิน
   5. หนังสือรับรองการหัก ณ ที่จ่าย – กรณีที่เป็นค่าบริการ เมื่อบริษัทได้รับเงิน ลูกค้าที่เป็นนิติบุคคลจะหัก ณ ที่จ่ายเอาไว้บางส่วนตามอัตราที่กฎหมายกำหนด ซึ่งบริษัทจะได้รับหนังสือรับรองการหัก ณ ที่จ่าย เพื่อเป็นหลักฐานในการถูกหัก ณ ที่จ่าย และบริษัทสามารถนำยอดดังกล่าวไปหักออก จากภาษีเงินได้นิติบุคคลตอนปลายปีได้

เอกสารด้านรายจ่าย

เอกสารทางด้านรายจ่าย หมายถึง เอกสารที่เกี่ยวข้องกับรายจ่ายตั้งแต่ต้นจนจบกระบวนการ เอกสารสำคัญมีดังต่อไปนี้

1. 1. ใบขอซื้อ – เอกสารเริ่มต้นในกระบวนการซื้อ โดยเป็นเอกสารที่ออกจากแต่ละแผนกของบริษัท ว่ามีความต้องการซื้อสิ่งของอะไรเพื่อใช้ในการทำงาน เพื่อส่งต่อไปให้ฝ่ายจัดซื้อดำเนินการซื้อสิ่งของนั้นต่อไป
   2. ใบสั่งซื้อ – หมายถึง เอกสารในการสั่งซื้อ ซึ่งฝ่ายจัดซื้อจะออกไปให้ทาง Supplier เพื่อแจ้งการสั่งซื้อสินค้า
   3. ใบส่งของ – เมื่อได้รับสินค้าแล้ว บริษัทจะได้รับใบส่งของมา ซึ่งจะต้องมีการเซ็นรับของ เอกสารดังกล่าวเอาไว้เป็นหลักฐานในการรับของ
   4. ใบแจ้งหนี้ – เป็นเอกสารที่ทาง Supplier ให้มาเพื่อแจ้งราคา เมื่อบริษัทได้รับสินค้า และบริการแล้ว เพื่อให้บริษัทเตรียมดำเนินการทำจ่าย
   5. ใบเสร็จรับเงิน – เมื่อบริษัทได้จ่ายค่าสินค้าหรือบริการไปเรียบร้อยแล้ว บริษัทจะได้รับใบเสร็จรับเงินจาก Supplier เพื่อนำมาเป็นหลักฐานในการบันทึกรายจ่าย
   6. หนังสือรับรองการหัก ณ ที่จ่าย – กรณีที่เป็นค่าบริการ เมื่อบริษัทจ่ายเงิน บริษัทจะต้องหัก ณ ที่จ่ายเอาไว้บางส่วนตามอัตราที่กฎหมายกำหนด และต้องออกและส่งหนังสือรับรองการหัก ณ ที่จ่าย ให้แก่ลูกค้า เพื่อเป็นหลักฐานให้ลูกค้าในการถูกหัก ณ ที่จ่าย และลูกค้าสามารถนำยอดดังกล่าวไปหักออก จากภาษีเงินได้ตอนปลายปีได้

เอกสารทางด้านบัญชีและการเงิน

        เอกสารทางด้านบัญชีและการเงิน หมายถึง เอกสารที่ใช้ในการบันทึกบัญชี เช่น เอกสารสมุดบัญชี 5 เล่ม ซึ่งประกอบไปด้วย สมุดรายวันซื้อ สมุดรายวันขาย สมุดรายวันจ่าย สมุดรายวันรับ  สมุดรายวันทั่วไป นอกจากนี้เอกสารยังประกอบไปด้วย รายงานต่างๆที่ส่งให้แก่ผู้บริหาร เพื่อใช้ในการวิเคราะห์ธุรกิจ รวมถึงงบการเงินของบริษัท เช่น

• • งบฐานะทางการเงิน
  • งบกำไรขาดทุน
  • งบกระแสเงินสด
  • อัตราส่วนทางการเงินต่างๆ

เอกสารที่เกี่ยวข้องกับกฎหมายและสัญญาต่างๆ

เอกสารที่เกี่ยวข้องกับกฎหมายและสัญญาต่างๆ ยกตัวอย่างเช่น

• • เอกสารประกอบการจัดตั้งบริษัท เช่น หนังสือบริคณห์สนธิ ข้อบังคับบริษัท ใบสำคัญแสดงการจดทะเบียนบริษัท เป็นต้น
  • สัญญาว่าจ้างพนักงาน – เป็นข้อตกลงในเรื่องของสัญญาจ้างระหว่างบริษัทกับพนักงาน
  • สัญญาต่างๆที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจ เช่น สัญญาเช่าโรงงาน สัญญชาเช่าเครื่องจักร สัญญาซื้อขาย สัญญาการให้บริการต่างๆ

สรุป

        เอกสารทางธุรกิจไม่ใช่แค่กระดาษหรือไฟล์ข้อมูลที่ใช้ในชีวิตประจำวันเท่านั้น แต่เป็นเสมือน “หน่วยความจำ” และ “พิมพ์เขียว” ที่สำคัญขององค์กร การจัดการเอกสารอย่างเป็นระบบช่วยให้ธุรกิจดำเนินงานได้อย่างราบรื่น ลดความผิดพลาด และป้องกันปัญหาทางกฎหมายในอนาคต ตั้งแต่การทำสัญญาที่รัดกุมไปจนถึงการบันทึกบัญชีที่แม่นยำ ทุกรายละเอียดในเอกสารล้วนสะท้อนถึงความเป็นมืออาชีพและความน่าเชื่อถือของธุรกิจ

        การให้ความสำคัญกับการจัดทำและจัดเก็บเอกสารอย่างถูกต้องจึงเป็นรากฐานสำคัญที่ช่วยให้ธุรกิจสามารถเติบโตได้อย่างมั่นคงและยั่งยืนในระยะยาว เพราะเมื่อมีรากฐานที่แข็งแรง องค์กรก็พร้อมที่จะรับมือกับการเปลี่ยนแปลงและก้าวไปข้างหน้าได้อย่างมั่นใจ