สารบัญ
- ใบขอซื้อคืออะไร?
- ตัวอย่างใบขอซื้อและข้อมูลที่ต้องมีในเอกสาร
- ดาวน์โหลดแบบฟอร์มใบขอซื้อ
- ขั้นตอนในการออกใบขอซื้อ
- สรุป
ใบขอซื้อคืออะไร?
ใบขอซื้อ หรือ ที่ภาษาอังกฤษเรียกว่า Purchase requisition (หรือใบ PR) เป็นเอกสารต้นทางในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างขององค์กร โดยที่แต่ละแผนกในองค์กรหากต้องการซื้อของใช้หรืออุปกรณ์ที่จำเป็นในการดำเนินงานข้ามาในองค์กร แต่ละแผนกจะต้องมีการจัดทำใบขอซื้อโดยระบุรายละเอียดของใช้หรืออุปกรณ์ที่ต้องการ และส่งให้แก่หัวหน้าของแต่ละฝ่ายตรวจสอบว่าคำขอที่เจ้าหน้าที่ในแผนกขอมานั้นสมเหตุสมผล และจำเป็นที่ต้องซื้อหรือไม่ หากหัวหน้าแผนกเห็นว่าเหมาะสม ก็จะส่งเอกสารใบขอซื้อให้แผนกจัดซื้อเพื่อดำเนินการสั่งซื้อต่อไป
ตัวอย่างใบขอซื้อและข้อมูลที่ต้องมีในเอกสาร
เราลองมาดูตัวอย่าง ใบขอซื้อ (Purchase requisition หรือ ใบ PR) กันจากตัวอย่างดังต่อไปนี้
จากตัวอย่างเอกสารข้างต้น ข้อมูลในใบขอซื้อ (Purchase requisition หรือ ใบ PR) จะมีรายละเอียดดังนี้
- ชื่อเอกสาร ใบขอซื้อ
- ชื่อบริษัท
- อ้างอิงเลขที่เอกสาร เลขที่ เล่มที่
- เหตุผลในการขอซื้อ
- วัน/เดือน/ปี ที่ขอซื้อ
- แผนกที่ขอซื้อ
- วันที่ส่งมอบของที่ขอซื้อ
- รายละเอียดสิ่งของที่ขอซื้อ จำนวนที่ขอซื้อ ราคาต่อหน่วย (ถ้าทราบ)
- ลายเซ็นผู้จัดทำ
- ลายเซ็นผู้อนุมัติ
- ลายเซ็นของฝ่ายจัดซื้อ
ดาวน์โหลดแบบฟอร์มใบขอซื้อ
สำหรับท่านใดที่สนใจเอกสารดังกล่าวสามารถดาวน์โหลดได้ที่นี่ : ใบขอซื้อ (Purchase requisition)
ขั้นตอนในการออกใบขอซื้อ
ในขั้นตอนการออกใบขอซื้อ รวมถึงกระบวนการในการจัดซื้อมีขั้นตอนดังต่อไปนี้
- ในแต่ละแผนกที่ต้องการซื้อของหรืออุปกรณ์ที่แผนกตัวเองต้องการ ก็จะมีการจัดทำใบขอซื้อ และกรอกรายละเอียดต่างๆลงไปในเอกสารให้ครบถ้วน
- เอกสารใบขอซื้อ จะต้องเซ็นจัดทำโดยผู้ที่ขอซื้อ และเซ็นอนุมัติโดยหัวหน้าแผนก เพื่อให้หัวหน้าแผนกตรวจสอบดูก่อนว่าของหรืออุปกรณ์ที่ทางแผนกทำการขอซื้อมานั้นถูกต้องและสมเหตุสมผลหรือไม่
- เมื่อหัวหน้าแผนกเซ็นอนุมัติในใบขอซื้อแล้ว ก็จะส่งใบขอซื้อให้แผนกจัดซื้อ เพื่อให้ดำเนินกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างต่อไป
- เมื่อแผนกจัดซื้อได้รับเอกสารใบขอซื้อแล้ว ก็จะให้พนักงานฝ่ายจัดซื้อตรวจสอบรายการขอซื้อว่าสมเหตุสมผลหรือไม่ตามที่แต่ละแผนกนั้นขอมา และจะจัดทำ ใบสั่งซื้อ (Purchase order หรือ PO)
- ใบสั่งซื้อจะถูกส่งให้แก่ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อเพื่อเซ็นอนุมัติอีกที หากผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อเซ็นอนุมัติแล้ว ก็จะส่งใบสั่งซื้อที่อนุมัติแล้วให้แก่ Supplier เพื่อจัดเตรียมของหรืออุปกรณ์ที่สั่งซื้อให้ต่อไป
สรุป
ใบขอซื้อเป็นเอกสารต้นทางที่ออกและอนุมัติโดยแต่ละแผนกขององค์กร วัตถุประสงค์เพื่อขอซื้อของหรืออุปกรณ์ต่างๆที่ฝ่ายตนเองต้องใช้ในการดำเนินธุรกิจ เอกสารดังกล่าวควรต้องมีข้อมูลที่ครบถ้วน รวมถึงรายละเอียดของหรืออุปกรณ์ต่างๆที่ขอซื้อ เพื่อให้ฝ่ายจัดซื้อทราบได้อย่างชัดเจนว่าต้องการขอซื้ออะไร เพื่อให้ง่ายต่อขั้นตอนในการจัดซื้อ หวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์กับทุกท่านครับ