สารบัญ
- ใบแจ้งหนี้คืออะไร?
- ตัวอย่างและองค์ประกอบของใบแจ้งหนี้
- วิธีการออกใบแจ้งหนี้
- ดาวน์โหลดแบบฟอร์มใบแจ้งหนี้
- ข้อควรระวังในการออกใบแจ้งหนี้
- ความแตกต่างระหว่างใบแจ้งหนี้ กับ ใบวางบิล
- สรุป
ใบแจ้งหนี้คืออะไร?
ใบแจ้งหนี้ คือ เอกสารที่ผู้ขายออกให้แก่ผู้ซื้อเพื่อแจ้งยอดชำระค่าบริการ หรือ ค่าสินค้า ที่ผู้ขายได้ให้บริการ หรือ ขายสินค้าให้แก่ผู้ซื้อ ซึ่งจะเป็นการเรียกชำระเงินแบบมีเครดิตเทอม (รอบระยะเวลาในการจ่าย) เช่น ภายใน 30 วัน 60 วัน หรือ 90 วันเป็นต้น ยกตัวอย่างเช่น
บริษัท A ขายสินค้าให้บริษัท B ไปเมื่อวันที่ 1 มกราคม ข้อตกลงเครดิตเทอมอยู่ที่ 30 วัน (ชำระภายใน 30 วัน) ดังนั้น บริษัท B ก็จะต้องชำระค่าสินค้าให้แก่บริษัท A ภายในวันที่ 31 มกราคม เป็นต้น
โดยปกติแล้วใบแจ้งหนี้จะออกให้ลูกค้ากรณีขายเชื่อเท่านั้น หากเป็นกรณีขายสดผู้ขายจะได้รับเงินเลยทันที ก็จะออกเป็นใบเสร็จรับเงินแทนเพื่อเป็นหลักฐานในการได้รับเงินดังกล่าว
ตัวอย่างและองค์ประกอบของใบแจ้งหนี้
ใบแจ้งหนี้จะมีองค์ประกอบหลักที่สำคัญดังต่อไปนี้
- หัวเอกสารคำว่า “ใบแจ้งหนี้”
- เลขที่เอกสาร
- วันที่ออกเอกสาร
- เครดิตเทอม
- วันที่ครบกำหนดชำระ
- ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี เบอร์ติดต่อ และ Email ของผู้ขาย
- ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี เบอร์ติดต่อ และ Email ของผู้ซื้อ
- คำอธิบายรายการว่าการเรียกเก็บเงินเป็นค่าอะไร
- จำนวนสินค้า/บริการ
- ราคาก่อน Vat, ส่วนลด, ภาษีมูลค่าเพิ่ม (ถ้ามี), ราคาหลัง Vat, ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ถ้ามี) และ จำนวนเงินที่ต้องชำระ
- รายละเอียดการชำระเงิน
- ลายเซ็นทางฝั่งผู้ขาย (ผู้ออกใบแจ้งหนี้)
- ลายเซ็นทางฝั่งผู้ซื้อ (ผู้รับใบแจ้งหนี้)
วิธีการออกใบแจ้งหนี้
สำหรับวิธีในการออกใบแจ้งหนี้จะมี 2 รูปแบบหลักๆคือ
1.ออกใบแจ้งหนี้นอกระบบโปรแกรมบัญชี
การออกใบแจ้งหนี้ประเภทนี้ส่วนมากจะเป็นการออกใบแจ้งหนี้โดยใช้ Excel หรือ Word หรือโปรแกรมอื่นๆ ข้อดีก็คือจะยืดหยุ่นกว่า สามารถปรับรูปแบบใบแจ้งหนี้ตามที่ต้องการได้ง่ายกว่า แต่ก็มีข้อเสียอย่างมากก็คือเราจะต้องเอาใบแจ้งหนี้ดังกล่าวไปบันทึกบัญชีในโปรแกรมอีกที ซึ่งเป็นการทำงานซ้ำซ้อนเพราะต้องออกทั้งใบแจ้งหนี้ และต้องเอาใบแจ้งหนี้นั้นไป Key เข้าโปรแกรมอีกทีหนึ่ง
2.การออกใบแจ้งหนี้ผ่านระบบโปรแกรมบัญชี
การออกใบแจ้งหนี้ประเภทนี้จะเป็นการออกผ่านโปรแกรมบัญชี ซึ่งมีข้อดีตรงที่รูปแบบใบแจ้งหนี้ที่ออกจากโปรแกรมมักจะดูน่าเชื่อถือมากกว่า ประกอบกับเวลาที่ออกใบแจ้งหนี้โดยส่วนใหญ่ระบบจะบันทึกบัญชีให้โดยอัตโนมัติทำให้ไม่ต้องทำงานซ้ำซ้อน สำหรับข้อเสียของวิธีนี้คือเราอาจปรับแต่งรูปแบบใบแจ้งหนี้ไม่ได้มาก เพราะต้องยึดตามดีไซน์ของระบบโปรแกรมบัญชีที่ให้มา
ดาวน์โหลดแบบฟอร์มใบแจ้งหนี้
สำหรับท่านใดที่ต้องการใบแจ้งหนี้ในรูปแบบออกนอกระบบโปรแกรมบัญชีสามารถดาวน์โหลดได้จากที่นี่
ข้อควรระวังในการออกใบแจ้งหนี้
- การออกใบแจ้งหนี้จะเป็นการขายแบบเงินเชื่อเท่านั้น หากเราขายเป็นเงินสดเราไม่ต้องออกใบแจ้งหนี้ แต่ต้องออก ใบเสร็จรับเงิน
- หากเรายังไม่ได้จด Vat ตรงหัวเอกสารที่ออกให้มีคำว่าใบแจ้งหนี้เท่านั้น ห้ามมีคำว่า “ใบกำกับภาษี” รวมอยู่ด้วย เพราะอาจทำให้ผู้ซื้อที่จด Vat เข้าใจผิดว่าเอกสารดังกล่าวสามารถนำไปขอเคลมภาษีซื้อได้ และถือว่าเป็นการออกใบกำกับภาษีปลอม มีโทษตามกฎหมาย
- เนื่องจากการออกเอกสารดังกล่าวเป็นกรณีขายเชื่อ ดังนั้นในเอกสารจึงควรระบุเครดิตเทอม และวันที่ครบกำหนดชำระอย่างชัดเจน เพื่อให้ผู้ซื้อทราบถึงวันที่ต้องจ่ายชำระเงิน
เรียนรู้เพิ่มเติมจากสรรพากร : รูปแบบของใบกำกับภาษี
ความแตกต่างระหว่างใบแจ้งหนี้ กับ ใบวางบิล
ใบแจ้งหนี้จะเป็นเอกสารที่แจ้งหนี้ให้ผู้ซื้อทราบเมื่อจบงานในแต่ละครั้ง เช่น เมื่อส่งสินค้าเรียบร้อย หรือ เมื่อได้ให้บริการเสร็จสิ้นเป็นที่เรียบร้อย ส่วนใบวางบิลจะเป็นเอกสารที่ออกเพื่อสรุปยอดเรียกเก็บอีกที ในกรณีที่มีหลายใบแจ้งหนี้ ยกตัวอย่างเช่น
ในเดือนมกราคม บริษัท A ได้ส่งสินค้าให้แก่บริษัท B จำนวน 3 ครั้งดังนี้
- ส่งสินค้า วันที่ 5 มกราคม 2568 ออกใบแจ้งหนี้เลขที่ 20250101 เป็นจำนวน 100,000 บาท
- ส่งสินค้า วันที่ 15 มกราคม 2568 ออกใบแจ้งหนี้เลขที่ 20250102 เป็นจำนวน 200,000 บาท
- ส่งสินค้า วันที่ 25 มกราคม 2568 ออกใบแจ้งหนี้เลขที่ 20250103 เป็นจำนวน 300,000 บาท
ณ สิ้นเดือน บริษัท A ได้ทำสรุปยอดใบวางบิลเลขที่ 20240101 เพื่อเรียกชำระเงินจากบริษัท B เป็นจำนวนเงิน 600,000 บาท ตามรายละเอียดในใบวางบิลดังนี้
จะเห็นได้ว่ารายละเอียดในใบวางบิลจะเป็นการสรุปยอดมาจากใบแจ้งหนี้แต่ละใบมาอีกที
สรุป
ใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารที่ผู้ขายออกให้แก่ผู้ซื้อเพื่อแจ้งยอดชำระค่าบริการ หรือ ค่าสินค้าในกรณีซื้อขายกันแบบเงินเชื่อ สำหรับวิธีในการออกใบแจ้งหนี้จะขึ้นอยู่กับแต่ละผู้ประกอบการว่าจะออกนอกระบบโปรแกรมบัญชีหรือผ่านระบบโปรแกรมบัญชีซึ่งมีข้อดี ข้อเสีย ที่แตกต่างกัน ผู้เขียนหวังว่าผู้อ่านจะได้นำความรู้จากบทความนี้ไปปรับใช้กับธุรกิจของตนเองได้