ค่าใช้จ่ายทางบัญชีคืออะไร สรุปให้เข้าใจพร้อมตัวอย่างจริง

สารบัญ

ผู้ประกอบการหลายท่านที่เพิ่งเริ่มจัดตั้งบริษัทมักจะเข้าใจว่า เงินทุกบาททุกสตางค์ที่บริษัทจ่ายออกไปเพื่อดำเนินงาน จะสามารถนำมาหักออกจากรายได้เพื่อลดหย่อนภาษีตอนสิ้นปีได้ทั้งหมด แต่ในความเป็นจริงแล้ว โลกของธุรกิจมีกำแพงเส้นบาง ๆ คั่นกลางระหว่างระบบบัญชีและระบบภาษีอยู่ การทำความเข้าใจเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายทางบัญชีจึงเป็นกุญแจสำคัญที่จะช่วยให้คุณบริหารจัดการกระแสเงินสดได้อย่างมีประสิทธิภาพ และสามารถปิดงบการเงินได้อย่างถูกต้อง

ค่าใช้จ่ายทางบัญชี คืออะไร มีความสำคัญอย่างไรในมุมมองของการทำบัญชี

ค่าใช้จ่ายทางบัญชี คือ มูลค่าของทรัพยากรหรือเงินสดที่กิจการได้จ่ายออกไป หรือมูลค่าของสินทรัพย์ที่ลดลง หรือหนี้สินที่เพิ่มขึ้น ซึ่งส่งผลให้ส่วนของผู้ถือหุ้นลดลงในระหว่างรอบระยะเวลาบัญชี โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อก่อให้เกิดรายได้หรือเพื่อให้กิจกรรมต่าง ๆ ของธุรกิจสามารถดำเนินไปได้อย่างราบรื่น เช่น ค่าสินค้า เงินเดือนพนักงาน ค่าน้ำ ค่าไฟ และค่าบริการต่าง ๆความสำคัญของค่าใช้จ่ายทางบัญชีไม่ใช่แค่การจดบันทึกตัวเลขการสตรีมเงินออก แต่เป็นดัชนีชี้วัด “กำไรสุทธิทางบัญชี” ซึ่งย่อมส่งผลให้ผลประกอบการดูน่าเชื่อถือในสายตาของนักลงทุนและสถาบันการเงินที่เข้ามาตรวจสอบ

สรุปประเภทค่าใช้จ่ายทางบัญชีมีอะไรบ้าง

เพื่อให้การจัดหมวดหมู่เอกสารและรายงานทางการเงินมีความเป็นสากลและสอดคล้องกับมาตรฐานการรายงานทางการเงินของไทยออกเป็น 5 กลุ่มหลัก ๆ ดังต่อไปนี้

1. ค่าใช้จ่ายต้นทุนขาย สินค้าและบริการที่เกี่ยวข้องโดยตรง

ต้นทุนของสินค้าหรือบริการที่ธุรกิจจ่ายไปเพื่อให้ได้มาซึ่งสินค้าพร้อมขาย เช่น ค่าซื้อสินค้าสำเร็จรูป ค่าวัตถุดิบในการผลิต ค่าแรงงานของฝ่ายผลิต และค่าขนส่งสินค้าเข้า ซึ่งเป็นประเภทค่าใช้จ่ายทางบัญชีที่แปรผันตรงตามยอดขายของกิจการ

2. ค่าใช้จ่ายในการขายและการบริหาร ที่ช่วยให้ธุรกิจเดินหน้า

ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจากการดำเนินงานทั่วไปและการตลาดเพื่อขับเคลื่อนองค์กร เช่น เงินเดือนพนักงานออฟฟิศ ค่าคอมมิชชันฝ่ายขาย ค่าโฆษณาประชาสัมพันธ์ ค่าเช่าสำนักงาน ค่าน้ำ ค่าไฟ และค่าเครื่องใช้สำนักงานต่าง ๆ ซึ่งส่วนใหญ่มีลักษณะเป็นต้นทุนคงที่

3. ต้นทุนทางการเงิน เช่น ดอกเบี้ยจ่ายและค่าธรรมเนียมธนาคาร

ค่าใช้จ่ายที่เกิดจากการจัดหาเงินทุนมาใช้ในกิจการ เช่น ดอกเบี้ยเงินกู้ยืมจากธนาคาร ค่าธรรมเนียมในการทำธุรกรรมทางการเงิน และดอกเบี้ยจากสัญญาเช่าการเงินต่าง ๆ ซึ่งไม่นับรวมเป็นค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานหลัก

4. ค่าใช้จ่ายภาษีเงินได้ ของนิติบุคคลที่ต้องนำส่งภาครัฐ

ภาระภาษีเงินได้ที่บริษัทมีหน้าที่ต้องคำนวณจากกำไรสุทธิทางภาษีเพื่อนำส่งให้แก่กรมสรรพากรตามรอบระยะเวลาบัญชี ซึ่งในขั้นตอนนี้จะต้องใช้แบบ ภ.ง.ด. 50 ในการยื่นรายการประจำปี

5. ค่าใช้จ่ายอื่นที่ไม่ได้เกิดจากการดำเนินงานหลักของธุรกิจ

รายจ่ายที่เกิดขึ้นจากกิจกรรมนอกเหนือจากการดำเนินงานตามปกติขององค์กร เช่น ผลขาดทุนจากการจำหน่ายสินทรัพย์ถาวร ผลขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศ หรือค่าเสียหายจากภัยพิบัติต่าง ๆ

เปรียบเทียบค่าใช้จ่ายทางบัญชีกับค่าใช้จ่ายทางภาษี ต่างกันยังไง

หนึ่งในจุดที่สร้างความสับสนให้ผู้ประกอบการมากที่สุดคือคำว่าค่าใช้จ่ายทางบัญชี เนื่องจากรายจ่ายบางรายการมาตรฐานการบัญชียอมรับให้ลงบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายเพื่อตัดยอดกำไรในงบได้ แต่ในทางกฎหมายภาษีอากร (ประมวลรัษฎากร) กลับไม่ยินยอมให้นำมาหักออกจากรายได้เพื่อคำนวณภาษี จึงเป็นสาเหตุหลักที่ทำให้ “กำไรทางบัญชี” ไม่เท่ากับ “กำไรทางภาษี”

ตัวอย่างรายจ่ายต้องห้าม ที่ลงบัญชีได้แต่หักภาษีไม่ได้

ตามประมวลรัษฎากร มาตรา 65 ตรี ได้กำหนดเงื่อนไขของรายจ่ายต้องห้ามไว้ ซึ่งผู้ประกอบการมักจะพลาดบ่อย ๆ เช่น:

รายจ่ายที่ไม่มีใบเสร็จหรือหลักฐานไม่น่าเชื่อถือ : ซื้อของจริงแต่ไม่มีใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบหรือหลักฐานผู้รับเงินที่ชัดเจน สรรพากรจะตีเป็นค่าใช้จ่ายต้องห้ามทันที แม้บริษัทจะจดทะเบียนระบบจดทะเบียน VAT แล้วก็ตาม
รายจ่ายส่วนตัวของกรรมการหรือเจ้าของ : เช่น ค่าเบี้ยประกันสุขภาพครอบครัวของกรรมการ หรือค่าอาหารส่วนตัวที่ไม่เกี่ยวข้องกับการต้อนรับลูกค้าตามธรรมเนียมธุรกิจ
ค่าปรับและเงินเพิ่ม : ค่าปรับจากการยื่นภาษีล่าช้า หรือค่าปรับจราจรของรถบริษัท ถือเป็นบทลงโทษทางกฎหมาย ไม่สามารถนำมาลดหย่อนภาษีได้

สิทธิประโยชน์สรรพากรให้หักรายจ่ายทางภาษีได้มากกว่า 1 เท่า

นอกเหนือจากรายจ่ายต้องห้ามแล้ว กรมสรรพากรยังมีมาตรการทางภาษีเพื่อส่งเสริมและจูงใจให้ผู้ประกอบการที่ดำเนินธุรกิจในรูปแบบนิติบุคคลพัฒนาศักยภาพองค์กร โดยอนุญาตให้นำค่าใช้จ่ายบางประเภทมาใช้สิทธิหักลดหย่อนภาษีได้มากกว่าจำนวนที่จ่ายจริง (เช่น หักได้ 2 เท่า) ซึ่งถือเป็นสิทธิประโยชน์พิเศษที่ช่วยให้ธุรกิจประหยัดภาษีได้อย่างถูกกฎหมาย

ค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมพนักงาน : เงินที่จ่ายไปเพื่อส่งบุคลากรเข้าร่วมคอร์สอบรมสัมมนา หรือพัฒนาฝีมือแรงงาน สามารถนำมาหักเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ถึง 2 เท่า
การจ้างงานกลุ่มเป้าหมายพิเศษ : รายจ่ายจากการจ้างงานผู้สูงอายุ (อายุ 60 ปีขึ้นไป) หรือการจ้างงานคนพิการเข้าทำงานในบริษัทตามเงื่อนไขที่ภาครัฐกำหนด
การวิจัยและพัฒนาเทคโนโลยี : ค่าใช้จ่ายที่ใช้ไปเพื่อการวิจัย พัฒนาผลิตภัณฑ์ หรือสร้างนวัตกรรมใหม่ ๆ ของกิจการ ซึ่งสรรพากรสนับสนุนให้ธุรกิจไทยยกระดับขีดความสามารถ

วิธีบันทึกบัญชีค่าใช้จ่ายให้ถูกต้องตรงตามข้อกำหนดสรรพากร

การวางระบบบัญชีหลังบ้านให้ถูกต้องตามหลักการบัญชีและกฎหมายประมวลรัษฎากร เป็นเกราะป้องกันที่ดีที่สุดในการลดความเสี่ยงจากการโดนเรียกตรวจและปรับภาษีย้อนหลัง เจ้าของธุรกิจจำเป็นต้องวางแนวทางการจัดการเอกสารและบันทึกบัญชีร่วมกับนักบัญชีอย่างรัดกุม เพื่อให้ทุกรายการจ่ายเงินมีความโปร่งใสและปลอดภัยที่สุด

จัดเก็บหลักฐานการจ่ายเงินให้ครบถ้วน : ทุกรายการค่าใช้จ่ายต้องมีใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ หรือใบสำคัญจ่าย พร้อมหลักฐานการโอนเงินที่ชัดเจน
แยกบัญชีส่วนตัวออกจากบัญชีบริษัทเด็ดขาด : ห้ามนำบิลค่าใช้จ่ายส่วนตัวของกรรมการหรือบุคคลในครอบครัวมาปะปนกับรายจ่ายในการดำเนินธุรกิจของนิติบุคคล
ระบุวัตถุประสงค์ทางธุรกิจให้ชัดเจน : เอกสารการจ่ายเงินทุกฉบับควรระบุได้ว่ารายจ่ายนั้น ๆ เกิดขึ้นเพื่อประโยชน์ในการสร้างรายได้หรือขับเคลื่อนกิจการอย่างไร
ปรับปรุงงบการเงินช่วงสิ้นปีอย่างถูกต้อง : นักบัญชีต้องทำหน้าที่ “บวกกลับ” รายจ่ายต้องห้าม และ “หักออก” รายจ่ายที่ได้สิทธิประโยชน์พิเศษ เพื่อแปลงกำไรทางบัญชีให้เป็นกำไรทางภาษีก่อนยื่นแบบ ภ.ง.ด.50

เรื่องค่าใช้จ่ายทางบัญชี ปรึกษา Build Me Up รับทำบัญชี

การแยกแยะและบริหารจัดการค่าใช้จ่ายทางบัญชีอย่างเป็นระบบ ไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณวางแผนโครงสร้างภาษีได้อย่างถูกต้อง แต่ยังช่วยลดความเสี่ยงจากการถูกประเมินภาษีย้อนหลังพร้อมเบี้ยปรับที่อาจทำให้ธุรกิจสะดุด หากคุณต้องการยกระดับระบบบัญชีหลังบ้านให้เป็นดิจิทัล 100% Build Me Up Consultant สำนักงานบัญชีรุ่นใหม่พร้อมให้บริการรับทำบัญชี วางแผนภาษี และดูแลงานเอกสารตั้งแต่การจัดตั้งกิจการไปจนถึงการปิดงบประจำปีอย่างถูกต้อง โปร่งใส และคุ้มค่าที่สุด ติดต่อสอบถามบริการเพิ่มเติมได้ที่ โทร. 021251363 Facebook : Build Me Up Consultant Line : @bmu001

คำถามที่พบบ่อย (FAQ) เกี่ยวกับค่าใช้จ่ายทางบัญชี

ทำไมกำไรทางบัญชีกับกำไรทางภาษีถึงมีตัวเลขไม่เท่ากัน

เพราะมีรายจ่ายบางรายการที่มาตรฐานบัญชียอมรับให้หักได้ แต่กฎหมายภาษีไม่ยินยอม ทำให้นักบัญชีต้องทำการปรับปรุงข้อมูลและบวกกลับตอนคำนวณภาษีประจำปี

ตัวอย่างรายจ่ายต้องห้ามที่พบบ่อยในการทำบัญชีมีอะไร

รายจ่ายที่ไม่มีใบเสร็จรับเงินที่น่าเชื่อถือ รายจ่ายส่วนตัวของกรรมการที่ไม่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ และค่าปรับหรือเบี้ยปรับต่าง ๆ จากหน่วยงานราชการ

ค่าใช้จ่ายที่ไม่มีใบเสร็จรับเงินหักภาษีได้หรือไม่

ไม่ได้ กฎหมายภาษีกำหนดให้รายจ่ายต้องมีหลักฐานพิสูจน์ได้ว่าจ่ายจริงและเกี่ยวข้องกับธุรกิจ หากไม่มีจะถือเป็นรายจ่ายต้องห้ามที่ต้องนำมาบวกกลับในระบบภาษี