คัดหนังสือรับรองทำยังไง? สรุปขั้นตอนฉบับเข้าใจง่าย

---

สารบัญ 

1. คัดหนังสือรับรอง คืออะไร ?
2. ทำไมถึงต้องไป “คัด” หนังสือรับรองใหม่?
3. คัดหนังสือรับรองบริษัท ได้ที่ไหนบ้าง
4. ขั้นตอนการขอคัดหนังสือรับรองในรูปแบบออนไลน์ (e-service)
5. หนังสือรับรองบริษัท มีอายุกี่เดือน
6. คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
7. สรุป

คัดหนังสือรับรอง คืออะไร? 

การคัดหนังสือรับรอง คือ การดำเนินการขอคัดสำเนาเอกสารหนังสือรับรองนิติบุคคลฉบับล่าสุดที่ได้รับการรับรองความถูกต้องจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) กระทรวงพาณิชย์  ซึ่งการคัดหนังสือรับรองมีความจำเป็นเนื่องจากหากเรานำหนังสือรับรองฉบับเก่าไปยื่นตามหน่วยงานต่างๆอาจจะไม่สามารถใช้งานได้เพราะข้อมูลของบริษัทสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลา เช่น รายชื่อกรรมการ อำนาจกรรมการ ทุนจดทะเบียน เป็นต้น

ทำไมถึงต้องไป “คัด” หนังสือรับรองใหม่?

1. ข้อมูลบริษัทมีการเปลี่ยนแปลงได้เสมอ ในความเป็นจริงธุรกิจมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลอยู่เพราะฉะนั้นจึงต้องมีการคัดหนังสือรับรองใหม่เพื่ออัพเดตข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน
2. อายุของเอกสาร โดยทั่วไปหน่วยงานราชการ ธนาคารพาณิชย์ หรือบริษัทเอกชน มักจะกำหนดเงื่อนไขอายุไม่เกิน 1 เดือน 3 เดือน หรือ 6 เดือน โดยนับจากวันที่เจ้าพนักงานของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าประทับตรารับรอง หากนำเอกสารฉบับเก่าไปยื่นอาจจะปฏิเสธการรับเอกสาร
3. เพื่อตรวจสอบประวัติและความน่าเชื่อถือของคู่ค้า เราสามารถขอคัดหนังสือรับรองของ บริษัทคู่ค้า หรือ ลูกค้า ก่อนตัดสินใจเซ็นสัญญา หรือร่วมลงทุน เพื่อตรวจสอบว่าบริษัทนั้นมีตัวตนอยู่จริงไหม ใครเป็นกรรมการ และมีทุนจดทะเบียนเท่าไหร่
4. เป็นเอกสารบังคับในการทำธุรกรรมสำคัญ เช่น

• • การเปิดบัญชีธนาคารในนามนิติบุคคล หรือการขอสินเชื่อธุรกิจ
  • การยื่นขอจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) กับกรมสรรพากร
  • การขึ้นขึ้นทะเบียนนายจ้างประกันสังคม
  • การยื่นประมูลงาน หรือทำสัญญากับหน่วยงานราชการและเอกชน

คัดหนังสือรับรองบริษัท ได้ที่ไหนบ้าง? 

การขอคัดหนังสือรับรองกรมพัฒนาธุรกิจการค้าสามารถคัดได้ 3 ช่องทาง ดังนี้

1. ระบบออนไลน์ (DBD e-Service) เป็นระบบที่สะดวกและสามารถทำรายการได้ตลอด 24 ชั่วโมง
2. ติดต่อที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้า สามารถไปติดต่อขอคัดเอกสารได้ที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์ หรือสำนักงานพัฒนาธุรกิจการค้า และสำนักงานพาณิชย์จังหวัดทั่วประเทศ
3. สาขาธนาคารพาณิชย์ สามารถเดินเข้าไปติดต่อที่ธนาคารที่เข้าร่วมโครงการและติอต่อขอคัดหนังสือได้เลย

ขั้นตอนการขอคัดหนังสือรับรองในรูปแบบออนไลน์ (e-service)

ขั้นตอนการขอคัดหนังสือรับรองในรูปแบบออนไลน์ (e-service) มีดังนี้

ในปัจจุบันขั้นตอนการขอคัดหนังสือรับรองสามารถทำได้ผ่านระบบออนไลน์ หรือที่เรียกกันว่าระบบ e-service มีขั้นตอนดังต่อไปนี้

1. เข้าสู่ระบบ E-Service เพื่อคัดหนังสือรับรองออนไลน์ หากท่านใดที่ยังไม่มี User ก็ต้องกด ลงทะเบียนก่อน
2. ในระบบการลงทะเบียนต้องกรอกข้อมูล Username & Password, ข้อมูลบุคคล และ ข้อมูลการติดต่อ ตามรายละเอียดดังนี้

ศึกษาคู่มือได้ที่นี่ : คู่มือการลงทะเบียนผู้ใช้งาน

3. เมื่อลงทะเบียนเสร็จสิ้น และเข้าสู่ระบบแล้ว ให้เลือกหัวข้อ “หนังสือรับรอง” และกดปุ่ม ถัดไป

4. หลังจากนั้นก็ให้ใส่เลขทะเบียนนิติบุคคลที่ต้องการ และกด ถัดไป

5. จากนั้นจะมีข้อมูลขึ้นมา ก็ให้อ่านสรุปเอกสารที่ต้องการอีกที แล้วกด ถัดไป

6. ต่อมาให้ ระบุชื่อผู้ชำระเงินในใบเสร็จรับเงิน เมื่อเลือกได้แล้วให้กด ถัดไป หากเลือกเป็นเงินสด ในใบเสร็จรับเงินจะไม่ระบุชื่อผู้จ่ายเงิน แต่หากเลือก ชื่อนิติบุคคล ในใบเสร็จรับเงินจะปรากฎชื่อและรายละเอียดของนิติบุคคลดังกล่าว

7. จากนั้นให้กรอก ข้อมูลผู้ทำคำขอ โดยให้ใส่รายละเอียด ชื่อ-นามสกุล, อีเมล และ เบอร์โทรศัพท์มือถือ แล้วกด ถัดไป

8. จากนั้นก็ให้เลือกช่องทางการจัดส่งหนังสือรับรอง ซึ่งจะมีหลายช่องทางดังนี้

8.1 ไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ (e-Certificate file)

8.2 EMS

8.3 จัดส่งโดยพนักงานกรม

8.4 รับด้วยตนเอง

8.5 รับที่ธนาคาร

ซึ่งในตัวอย่างนี้จะขอเลือกเป็นแบบ ไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ (e-Certificate file) แล้วกดปุ่มถัดไป

9. หลังจากนั้นให้ติ๊กตรงคำว่า ไม่สามารถยกเลิกและขอรับเงินคืนได้ และกดปุ่ม ยืนยัน

10. เมื่อกดยืนยันแล้วให้กด พิมพ์ใบนำชำระเงินออกมา และทำการแสกนจ่ายชำระเงินผ่านระบบ Mobile banking

11. หลังจากนั้นให้รอ Email แจ้งกลับมาว่าได้รับหนังสือรับรองแล้ว ก็ให้กดปุ่ม ติดตามสถานะ (หัวมุมเมนูด้านขวา) ท่านจะสามารถดาวน์โหลดหนังสือรับรองบริษัทได้จากตรงนั้น

12. รูปแบบหนังสือรับรองจากไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ จะออกมาในรูปแบบนี้ เป็นอันเสร็จสิ้นขั้นตอนการขอคัดหนังสือรับรองในรูปแบบออนไลน์

หนังสือรับรองบริษัท มีอายุกี่เดือน

ตามกฎหมายของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าหนังสือรับรองไม่ได้มีการกำหนดอายุการใช้งานแต่โดยส่วนใหญ่มักจะมีอายุ 1 เดือน 3เดือน และ 6เดือนขึ้นอยู่กับหน่วยงานว่าเขามีการกำหนดให้ใช้เอกสารที่อัพเดตล่าสุดมากแค่ไหน

คำถามที่พบบ่อย (FAQ) 

Q1: คัดหนังสือรับรอง (DBD e-Service) ใช้เวลากี่วัน?

คำตอบ : ระยะเวลาขึ้นอยู่กับว่าเราเลือกขอช่องทางไหนครับ ถ้ารับเป็นไฟล์ e-Certificate หรือไปรับที่ธนาคาร จะสามารถรับเอกสารได้ทันทีหลังจากทำรายการเสร็จสิ้น แต่หากจัดส่งทางไปรษณีย์ ใช้เวลาประมาณ 1-3 วันทำการ นับจากวันที่ชำระเงิน

Q2: ไม่ได้เป็นกรรมการบริษัท สามารถไปคัดหนังสือรับรองได้ไหม?

คำตอบ :  ได้ครับเพียงแค่นำเลขทะเบียนนิติบุคคล 13 หลักของบริษัทที่เราต้องการจะคัดไปดำเนินการ หรือถ้าไม่ทราบเลขทะเบียนนิติบุคคล 13 หลัก สามารถใช้เป็นชื่อของบริษัทไปค้นหาในระบบได้เหมือนกันครับ

Q3: สามารถขอคัดหนังสือรับรองบริษัทเป็นภาษาอังกฤษได้หรือไม่?

คำตอบ :  ได้ครับสามารถยื่นคำขอผ่านระบบออนไลน์ หรือไปติดต่อด้วยตนเองที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้าได้เลยโดยดำเนินการตามขั้นตอนดังนี้

1. 1. เข้าเว็บไซต์encert.dbd.go.th
   2. เลือกบริการ “ขอหนังสือรับรองนิติบุคคลภาษาอังกฤษ”
   3. ลงทะเบียน/เข้าสู่ระบบ และกรอกเลขทะเบียนนิติบุคคลที่ต้องการขอคัดหนังสือรับรองภาษาอังกฤษ
   4. เลือกรายการที่ต้องการ เช่น หนังสือรับรอง, วัตถุประสงค์
   5. ชำระค่าธรรมเนียมผ่านช่องทางออนไลน์
   6. รอรับเอกสาร ซึ่งสามารถเลือกได้ว่าจะรับเป็น PDF ไฟล์ หรือ รับเอกสารตัวจริงที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้า

Q4: บริษัทจดทะเบียนที่ต่างจังหวัด สามารถขอคัดหนังสือรับรองในกรุงเทพฯ ได้ไหม?

คำตอบ : ได้ครับสามารถไปติดต่อขอคัดหนังสือรับรองที่สำนักงานพัฒนาธุรกิจการค้าเขตใดหรือจังหวัดใดก็ได้ที่สะดวก หากไม่สะดวกไปคัดด้วยตนเอง ก็สามารถใช้วิธีการคัดหนังสือรับรองในรูปแบบออนไลน์ตามวิธีการที่บทความนี้แนะนำไปได้ครับ

สรุป

การคัดหนังสือรับรอง เป็นการขอคัดสำเนาเอกสารหนังสือรับรองฉบับล่าสุดที่ได้รับการรับรองความถูกต้องจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์ โดยการคัดหนังสือรับรองนั้นสามารถทำได้ทั้งที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้า หรือช่องทางออนไลน์ก็ได้เพื่อความสะดวกและรวดเร็วมากยิ่งขึ้นครับ ทาง Build Me Up Consultant  หวังว่าบทความจะมีประโยชน์แก่ทุกท่าน

หากท่านใดยังมีข้อสงสัยเกี่ยวกับการคัดหนังสือรับรอง ติดต่อมาได้ โทร. 021251363 Facebook : Build Me Up Consultant Line : @bmu001

เขียนโดย (Author)

คุณ ธเณศ เฮงตระกูลสิน

ตำแหน่ง : CEO บริษัท บิลด์มีอัพ คอนซัลแทนท์ จำกัด
ผู้สอบบัญชีรับอนุญาต เลขทะเบียน 10228

ประสบการณ์ : ผู้จัดการฝ่ายตรวจสอบบัญชี สำนักงานสอบบัญชี EY (Big4)
ผู้ผ่านการทดสอบ หลักสูตรประกาศนียบัตรการรายงานทางการเงินไทย (DipTFR)
ปริญญาตรี : คณะพาณิชยศาสตร์และการบัญชี มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์
ปริญญาโท : คณะพัฒนาการเศรษฐกิจ หลักสูตรเศรษฐศาสตร์การเงิน Nida (เกียรตินิยมอันดับหนึ่ง)