รายได้ค้างรับคืออะไร อยู่หมวดไหน พร้อมวิธีบันทึกบัญชีให้ถูกต้อง

สารบัญ

ในการดำเนินธุรกิจในรูปแบบนิติบุคคล สิ่งสำคัญที่จะช่วยให้งบการเงินสะท้อนผลประกอบการที่แท้จริงคือการเลือกใช้เกณฑ์คงค้างในการทำบัญชี ซึ่งแตกต่างจากเกณฑ์เงินสดที่รับรู้รายได้เมื่อได้รับเงินจริงเท่านั้น สำหรับผู้ประกอบการมือใหม่หลังผ่านขั้นตอนการจัดตั้งบริษัทเรียบร้อยแล้ว มักจะเกิดความสับสนเมื่อเจอกับสถานการณ์ที่บริษัทได้ส่งมอบสินค้าหรือให้บริการแก่ลูกค้าเสร็จสิ้นแล้ว แต่ยังไม่ได้มีการออกใบแจ้งหนี้หรือยังไม่ได้รับชำระเงินสด ในทางบัญชีเราเรียกสิ่งนี้ว่ารายได้ค้างรับ วันนี้ Build Me Up Consultant จะพาไปเจาะลึกว่ารายได้ค้างรับคืออะไร มีวิธีจัดการอย่างไร และต้องบันทึกบัญชีอย่างไรให้ถูกต้องตามมาตรฐานการบัญชี

รายได้ค้างรับ คืออะไร ทำไมธุรกิจต้องรู้จัก

รายได้ค้างรับ คือ รายได้ที่เกิดขึ้นแล้วจากการที่กิจการได้ปฏิบัติตามข้อผูกพันในสัญญาเสร็จสิ้น เช่น ส่งมอบสินค้าเสร็จแล้ว หรือให้บริการเสร็จสิ้นในรอบบัญชีนั้น ๆ แต่เนื่องจากเงื่อนไขในสัญญาหรือรอบการวางบิลยังไม่ถึงกำหนด กิจการจึงยังไม่ได้ออกใบแจ้งหนี้ (Invoice) และยังไม่ได้ชำระเงินสดจากลูกค้า แต่ตามหลักการรับรู้รายรับของมาตรฐานรายงานทางการเงิน กิจการจำเป็นต้องรับรู้รายได้นี้ในงวดเวลาที่เกิดกิจกรรมนั้นทันที เพื่อไม่ให้งบการเงินในงวดนั้นแสดงรายได้ที่ต่ำกว่าความเป็นจริง

ไขข้อข้องใจ รายได้ค้างรับอยู่หมวดไหนในงบการเงิน

ผู้ประกอบการหลายคนอาจสงสัยว่า รายได้ค้างรับอยู่หมวดไหนในทางบัญชี รายได้ค้างรับจะถูกจัดอยู่ในหมวดที่ 1 คือ “สินทรัพย์” โดยระบุเป็น “สินทรัพย์หมุนเวียน” (Current Assets) บนงบดุล (Balance Sheet) เนื่องจากเป็นสิทธิเรียกร้องตามกฎหมายที่บริษัทจะได้รับชำระเงินจากลูกค้าภายในระยะเวลาไม่เกิน 1 ปี หรือภายในหนึ่งรอบระยะเวลาการดำเนินงานปกติของธุรกิจ

สาเหตุที่รายได้ค้างรับถูกจัดเป็นสินทรัพย์ ก็เพราะว่าเราส่งมอบงานหรือสินค้าให้ลูกค้าไปเรียบร้อยแล้ว ทำให้บริษัทมี ‘สิทธิ์ตามกฎหมายที่จะได้รับเงิน’ และสิทธิ์นี้กำลังจะเปลี่ยนเป็นเงินสดในกระเป๋าเราในอนาคตอันใกล้เมื่อถึงกำหนดส่งใบแจ้งหนี้และเก็บเงิน นอกจากนี้ ตัวเลขนี้ยังถูกนำไปนับเป็นรายได้ในงบกำไรขาดทุนเพื่อสะท้อนผลกำไรที่แท้จริงของบริษัทในเดือนนั้น ๆ ด้วย

ความต่างระหว่างรายได้ค้างรับ ลูกหนี้การค้า และรายได้รับล่วงหน้า

หลายคนสับสนระหว่างรายได้ค้างรับกับลูกหนี้การค้า จุดต่างสำคัญอยู่ที่การออกใบแจ้งหนี้หรือการเรียกเก็บเงิน ดังนี้

รายได้ค้างรับจะบันทึกเมื่อเราทำงานเสร็จแล้วแต่ ยังไม่ได้ออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้า
ลูกหนี้การค้าจะเกิดขึ้นเมื่อเราทำการออกใบแจ้งหนี้เรียบร้อยแล้ว แต่ลูกค้ายังไม่ได้จ่ายเงิน
รายได้รับล่วงหน้าคือขั้วตรงข้ามอย่างสิ้นเชิง เพราะมันคือการที่บริษัทได้รับเงินสดมาล่วงหน้าก่อน แต่ยังไม่ได้ส่งมอบสินค้าหรือบริการ จึงถือเป็น “หนี้สิน” ในงบฐานะการเงิน

ขั้นตอนแบบ Step-by-Step สรุปรายการรายได้ค้างรับบันทึกบัญชี

ในการทำงานจริง เมื่อสิ้นสุดรอบระยะเวลาบัญชี (เช่น วันสิ้นเดือน หรือวันปิดงบประจำปี) นักบัญชีจะต้องทำการปรับปรุงรายการเพื่อทำการรับรู้รายได้ที่เกิดขึ้นแล้ว ตัวอย่างเช่น บริษัททำการส่งมอบงานที่ปรึกษาเสร็จสิ้นในวันที่ 31 ธันวาคม มูลค่า 50,000 บาท แต่กำหนดวางบิลคือวันที่ 5 มกราคม ของปีถัดไป การทำรายได้ค้างรับเพื่อบันทึกบัญชี จะมีขั้นตอน ดังนี้

1. การบันทึกรายการปรับปรุง ณ วันสิ้นงวดบัญชี (31 ธันวาคม)

เมื่อต้องการรับรู้สิทธิในสินทรัพย์และรายได้ที่เกิดขึ้น ให้ทำการเดบิตบัญชีสินทรัพย์และเครดิตบัญชีรายได้

เดบิต บัญชีรายได้ค้างรับ (สินทรัพย์หมุนเวียน) 50,000 บาท
เครดิต บัญชีรายได้จากการบริการ (รายได้) 50,000 บาท

2. การบันทึกรายการเมื่อถึงกำหนดออกใบแจ้งหนี้ (5 มกราคม)

เมื่อทำการออกใบแจ้งหนี้ระบบจะโอนย้ายจากบัญชีค้างรับไปเป็นลูกหนี้การค้าเต็มตัว โดยวิธีการรายได้ค้างรับเพื่อบันทึกบัญชีในขั้นตอนนี้ สามารถทำได้โดยการบันทึกกลับรายการเดิม หรือโอนปิดยอด ดังนี้

เดบิต บัญชีลูกหนี้การค้า 50,000 บาท
เครดิต บัญชีรายได้ค้างรับ 50,000 บาท

(หมายเหตุ: ระบบจัดการบางประเภทอาจใช้การเดบิต ลูกหนี้การค้า และเครดิต รายได้ จากนั้นทำการกลับรายการปรับปรุงรายได้ค้างรับตอนต้นงวดแทน ซึ่งให้ผลลัพธ์ทางตัวเลขที่เท่ากัน)

3. การบันทึกรับชำระเงินสดจากลูกค้า

เมื่อลูกค้าทำการโอนเงินเข้ามาชำระหนี้ตามใบแจ้งหนี้ ให้บันทึกเพิ่มเงินสดและลดสิทธิลูกหนี้ลง

เดบิต บัญชีเงินสด / เงินฝากธนาคาร 50,000 บาท
เครดิต บัญชีลูกหนี้การค้า 50,000 บาท

หากธุรกิจของคุณมีการจดทะเบียน VAT กระบวนการเหล่านี้จะต้องสอดคล้องกับจุดความรับผิดในการเสียภาษีมูลค่าเพิ่มด้วย ซึ่งโดยทั่วไปแล้วธุรกิจบริการจุด VAT จะเกิดขึ้นเมื่อได้รับชำระเงิน ทำให้การรับรู้รายได้ค้างรับในฝั่งบัญชียังไม่ต้องนำส่งภาษีขายจนกว่าจะถึงขั้นตอนการรับเงินจริงนั่นเอง

สรุปการจัดการบัญชีอย่างเป็นระบบกับ Build Me Up

การทำความเข้าใจและจัดการระบบรายได้ค้างรับอย่างถูกต้องตามเกณฑ์คงค้าง ช่วยให้ผู้ประกอบการมองเห็นภาพรวมทางการเงินของธุรกิจได้อย่างชัดเจน ไม่ประเมินผลกำไรต่ำเกินไป และพร้อมสำหรับการขยายตัวของธุรกิจอย่างยั่งยืน หากคุณรู้สึกว่าขั้นตอนเกี่ยวกับรายได้ค้างรับบันทึกบัญชี และภาษีอากรมีความซับซ้อน Build Me Up Consultant สำนักงานบัญชีดิจิทัล 100% พร้อมเป็นคู่คิดดูแลระบบบัญชีหลังบ้านให้คุณตั้งแต่เริ่มต้นจัดตั้งกิจการไปจนถึงการยื่นงบการเงินประจำปีอย่างมืออาชีพ ติดต่อสอบถามบริการเพิ่มเติมได้ที่ โทร. 021251363 Facebook : Build Me Up Consultant Line : @bmu001

คำถามที่พบบ่อย (FAQ) เกี่ยวกับรายได้ค้างรับ

รายได้ค้างรับจัดอยู่ในงบการเงินหมวดไหน

จัดอยู่หมวด 1 สินทรัพย์หมุนเวียน เพราะเป็นสิทธิ์เรียกร้องเงินสดตามกฎหมายที่บริษัทจะได้รับจากลูกค้าในอนาคตอันใกล้ หลังจากที่ได้ส่งมอบงานเสร็จสิ้นแล้ว

รายได้ค้างรับกับลูกหนี้การค้ามีจุดต่างกันอย่างไร

รายได้ค้างรับคือทำงานเสร็จแล้วแต่ยังไม่ได้ออกใบแจ้งหนี้ ส่วนลูกหนี้การค้าคือมีการออกใบแจ้งหนี้เรียกเก็บเงินเรียบร้อยแล้วแต่ยังไม่ได้รับชำระเงิน

เมื่อบันทึกบัญชีรายได้ค้างรับต้องออกใบกำกับภาษีไหม

สำหรับธุรกิจบริการยังไม่ต้องออก ภาษีขายจะเกิดเมื่อได้รับเงินจริง แต่ถ้าเป็นธุรกิจขายสินค้า ภาระภาษีจะเกิดขึ้นทันทีเมื่อมีการส่งมอบสินค้าให้ลูกค้า