ทะเบียนทรัพย์สินเป็นรายงานที่แสดงให้เห็นว่าบริษัทของคุณมีทรัพย์สินถาวรอะไรบ้างอยู่ในองค์กร การมีทะเบียนทรัพย์สินที่ถูกต้องสามารถช่วยองค์กรได้หลายเรื่อง เช่น การคำนวณค่าเสื่อมราคา การตรวจนับทรัพย์สิน การวิเคราะห์ทรัพย์สินที่เสื่อมสภาพ เป็นต้น วันนี้ทาง Build Me Up Consultant (BMU) จะมาอธิบายทุกแง่มุมเกี่ยวกับทะเบียนทรัพย์สินให้ฟัง
สารบัญบทความ (Table of Contents)
- องค์ประกอบหลักที่ต้องมีในทะเบียนทรัพย์สิน
- ดาวน์โหลดตัวอย่างทะเบียนทรัพย์สิน Excel
- ความสำคัญและประโยชน์ของทะเบียนทรัพย์สิน
6. บทสรุป
บทนำและคำจำกัดความ ทะเบียนทรัพย์สิน
ทะเบียนทรัพย์สินคืออะไร? คำจำกัดความอย่างเป็นทางการ
ทะเบียนทรัพย์สิน คือ รายงานที่แสดงรายละเอียดสินทรัพย์ถาวรที่กิจการมีไว้ในครอบครองและใช้ในการดำเนินธุรกิจ ซึ่งโดยปกติแล้วในทะเบียนทรัพย์สินจะมีแต่ สินทรัพย์ถาวร (ที่ดิน อาคาร และอุปกรณ์) ที่มีอายุการใช้งานมากกว่า 1 ปี หากเป็นสินทรัพย์อื่นที่ไม่ใช่สินทรัพย์ถาวร เช่น เงินสด ลูกหนี้ สินค้าคงเหลือ จะถือเป็นบัญชีในสินทรัพย์หมุนเวียนอื่นๆ ไม่ถือเป็นสินทรัพย์ถาวรและไม่อยู่ในทะเบียนทรัพย์สิน
สินทรัพย์ถาวร (Fixed Asset) คืออะไร? ทำไมต้องจัดทำทะเบียน
สินทรัพย์ถาวรก็คือบัญชี ที่ดิน อาคาร และ อุปกรณ์ ซึ่งคำนิยามตาม TFRS for NPAES (มาตรฐานรายงานทางการเงินสำหรับกิจการที่ไม่มีส่วนได้เสียสาธารณะ) ได้ให้คำนิยามเอาไว้ว่า
ที่ดิน อาคารและอุปกรณ์ หมายถึง สินทรัพย์ที่มีตัวตนที่กิจการมีไว้เพื่อใช้ประโยชน์ในการผลิต ในการจำหน่ายสินค้า ให้บริการ ให้เช่าหรือใช้ในการบริหารงาน ซึ่งกิจการคาดว่าจะใช้ประโยชน์ มากกว่าหนึ่งรอบระยะเวลารายงาน
สินทรัพย์ถาวรที่กิจการมีไว้เพื่อใช้ในกิจการต้องจัดทำทะเบียนทรัพย์สินเอาไว้ เพื่อให้ทราบว่าบริษัทมีสินทรัพย์ถาวรอะไรบ้าง ช่วยในการคำนวณค่าเสื่อมราคา รวมทั้งช่วยในเรื่องของการวางแผนงานเกี่ยวกับทรัพย์สินถาวรในองค์กรได้อีกด้วย
องค์ประกอบหลักที่ต้องมีในทะเบียนทรัพย์สิน
ในทะเบียนทรัยพ์สิน ควรมีองค์ประกอบหลักๆที่สำคัญดังนี้
- ประเภททรัพย์สิน คือ การระบุหมวดย่อยว่าสินทรัพย์ถาวรที่ซื้อมานั้นอยู่ในหมวดใด เช่น ที่ดิน อาคาร เครื่องใช้สำนักงาน เครื่องจักรและอุปกรณ์ เฟอร์นิเจอร์ คอมพิวเตอร์ ยานพาหนะ เป็นต้น
- รหัสทรัพย์สิน คือ เมื่อได้ซื้อทรัพย์สินเข้ามาแล้ว ควรมีการ Run เลขรหัสทรัพย์สิน ว่าทรัพย์สินที่ซื้อมานั้นเป็นรหัสทรัพย์สินใด และควรติด Tag รหัสทรัพย์สินเอาไว้ที่ตัวทรัพย์สินด้วย เพื่อให้สะดวกต่อการตรวจนับทรัพย์สิน
- รายละเอียดทรัพย์สิน คือ รายละเอียดของทรัพย์สินที่ไปซื้อมาว่าคืออะไร ในส่วนนี้ควรที่จะระบุให้ละเอียดถึง รุ่น ยี่ห้อ ของทรัพย์สินนั้นๆ
- อัตราค่าเสื่อมราคา คือ อัตราที่ใช้คำนวณค่าเสื่อมราคาต่อปีของสินทรัพย์แต่ละตัว ซึ่งตรงนี้ควรที่จะต้องดูจากสภาพความเป็นจริงว่าสินทรัพย์แต่ละตัวนั้นมีอายุการใช้งานที่กี่ปี และนำมาแปลงเป็นอัตราค่าเสื่อมราคา สินทรัพย์แต่ละชนิดที่อยู่ในประเภทเดียวกันไม่จำเป็นต้องคิดค่าเสื่อมราคาในอัตราที่เท่ากัน
- วันที่ซื้อ คือ วันที่ได้รับทรัพย์สินมาและมีสภาพพร้อมใช้งาน ซึ่งวันที่ซื้อจะเป็นจุดเริ่มต้นในการคำนวณค่าเสื่อมราคา
- ราคาทุน คือ ต้นทุนในการซื้อสินทรัพย์ถาวรนั้นว่ามีต้นทุนเท่าไหร่ ต้นทุนของสินทรัพย์ถาวรนี้จะรวมต้นทุนอื่นที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการได้มาซึ่งสินทรัพย์ด้วย เช่น ค่าขนส่ง ค่าติดตั้งสินทรัพย์ถาวร เป็นต้น
- ค่าเสื่อมราคาสะสมยกมา คือ ผลรวมสะสมของค่าเสื่อมราคาที่ยกมาตอนต้นปี
- ค่าเสื่อมราคา คือ ค่าเสื่อมราคาที่คำนวณออกมาได้ในงวดนั้นๆหรือปีนั้นๆ
- ค่าเสื่อมราคาสะสมยกไป คือ ผลรวมสะสมของค่าเสื่อมราคาที่ยกไปตอนปลายปี
- มูลค่าตามบัญชียกไป คือ การนำเอา ราคาทุน – ค่าเสื่อมราคาสะสมยกไป ก็จะได้มูลค่าตามบัญชีของ ที่ดิน อาคาร และอุปกรณ์ ที่จะแสดงในงบฐานะการเงิน ของกิจการ
- ราคาซาก (มูลค่าคงเหลือ) คือ มูลค่าที่กิจการคาดว่าจะขายได้เมื่อถึงเวลาสิ้นสุดอายุการใช้งานของสินทรัพย์ ซึ่งรายการนี้ส่วนใหญ่จะถูกกำหนดลงไปในสินทรัพย์แต่ละตัว ซึ่งอาจจะแสดงหรือไม่แสดงในทะเบียนทรัพย์สินก็ได้
ดาวน์โหลดตัวอย่างทะเบียนทรัพย์สิน Excel
ทางเราได้เตรียมตัวอย่างทะเบียนทรัพย์สิน Excel เอาไว้ใช้ได้ฟรี เชิญดาวน์โหลดได้ที่นี่ : ทะเบียนทรัพย์สิน Excel
สำหรับวิธีการใช้งานดูจากคลิปนี้ได้ครับ : การใช้งาน ทะเบียนทรัพย์สิน Excel
ความสำคัญและประโยชน์ของทะเบียนทรัพย์สิน
ประโยชน์ของการจัดทำทะเบียนทรัพย์สินให้ถูกต้องครบถ้วนมีหลายประการ ดังนี้
ประโยชน์ทางบัญชี: การคำนวณค่าเสื่อมราคาและมูลค่าคงเหลือ
ในบทความเรื่อง “ค่าเสื่อมราคาคืออะไร วิธีคำนวณและหลักเกณฑ์ทางบัญชี” เราได้เรียนรู้ไปแล้วว่าสูตรในการคำนวณค่าเสื่อมราคาแบบเส้นตรงคือ
ค่าเสื่อมราคา = (ราคาทุน – มูลค่าคงเหลือ) / อายุการใช้งาน
ซึ่งการที่เราจัดทำทะเบียนทรัพย์สินที่มีข้อมูลที่ถูกต้องและครบถ้วน จะทำให้เราสามารถคำนวณค่าเสื่อมราคาได้อย่างถูกต้องตามสูตรดังกล่าว
ประโยชน์ทางภาษี: การตรวจสอบและเป็นหลักฐานอ้างอิงกับกรมสรรพากร
ในกรณีที่บัญชีคิดค่าเสื่อมราคาในอัตราที่ไม่เกินตามอัตราที่กฎหมายกำหนด ค่าเสื่อมราคาที่ทางบัญชีคิดไป ก็จะเท่ากันกับค่าเสื่อมราคาในทางภาษีด้วยเช่นเดียวกัน ดังนั้นการมีทะเบียนทรัพย์สินที่ถูกต้อง และแสดงค่าเสื่อมราคาของแต่ละรายการเอาไว้อย่างชัดเจน ย่อมช่วยในการตรวจสอบและเป็นหลักฐานอ้างอิงกับกรมสรรพากรได้เช่นเดียวกัน
ประโยชน์ในการควบคุมภายใน: การยืนยันการมีอยู่จริงและป้องกันการทุจริต การตัดสินใจซ่อมแซม, ขาย, หรือจัดซื้อใหม่
การจัดทำทะเบียนทรัพย์สินทำให้ทางบริษัทมีข้อมูล และนำไปสู่การตรวจนับทรัพย์สินได้อย่างถูกต้อง ซึ่งช่วยป้องกันการทุจริตในกรณีที่พนักงานยักยอกทรัพย์สินดังกล่าวไป นอกจากนี้ทะเบียนทรัพย์สินยังช่วยให้กิจการทราบว่าทรัพย์สินตัวใดเสื่อมสภาพ หมดอายุการใช้งานแล้ว ซึ่งสามารถนำไปสู่การวิเคราะห์ในการตัดสินใจซ่อมแซม, ขาย, หรือจัดซื้อใหม่ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ปัญหาที่พบบ่อยในการจัดการทะเบียนทรัพย์สิน
Q: ปัญหาการนับทรัพย์สินไม่ตรงกับข้อมูลในบัญชี
A: ปัญหานี้แบ่งได้ออกเป็น 2 กรณี กรณีแรกคือสินทรัพย์ถาวรหายไป (ในทะเบียนทรัพย์สินมี แต่ของจริงไม่มี) หากเกิดกรณีนี้ขึ้นบริษัทก็จะต้องไปสืบค้นหาสาเหตุว่าสินทรัพย์ถาวรนั้นหายไปได้อย่างไร เช่น หากเกิดจากการยักยอกโดยพนักงาน บริษัทก็ต้องออกแบบระบบการควบคุมภายองค์กรให้รัดกุมมากยิ่งขึ้น เพื่อควบคุมไม่ให้สินทรัพย์นั้นสูญหายอีก อย่างไรก็ตามหากเป็นกรณีสินทรัพย์ถาวรของจริงมี แต่ในทะเบียนทรัพย์สินไม่มี อันนี้ก็จะต้องไปดูที่ระบบในการบันทึกบัญชีว่าบันทึกบัญชีถูกต้อง ครบถ้วนหรือไม่ และสร้างระบบการควบคุมในการบันทึกบัญชีให้เหมาะสม
Q: ปัญหาการคำนวณค่าเสื่อมราคาผิดพลาด
A: ปัญหานี้มักเจอในกรณีที่บริษัทจัดทำทะเบียนทรัพย์สินโดยใช้ Excel ที่คำนวณค่าเสื่อมราคาเอง ไม่ได้ทำทะเบียนทรัพย์สินผ่านโปรแกรมบัญชี ในกรณีนี้ควรจะต้องทดสอบการคำนวณค่าเสื่อมราคาทุกๆรายการว่าค่าเสื่อมราคานั้นถูกต้องแล้วหรือไม่
Q: การจัดการทรัพย์สินที่เสียหายหรือสูญหาย
A: ทรัพย์สินที่เสียหาย ในงบการเงินควรที่จะต้องตั้งค่าเผื่อทรัพย์สินเสียหาย เอาไว้ เพื่อให้มูลค่าของอุปกรณ์นั้นไม่สูงเกินไปในงบการเงิน ในกรณีที่ทรัพย์สินสูญหาย ในงบการเงินก็ควรจะ Write off หรือตัดรายการทรัพย์สินนั้นออกไปจากงบการเงินเพื่อให้งบการเงินสะท้อนความเป็นจริงมากที่สุด
บทสรุป
ในการจัดทำทะเบียนทรัพย์สิน ควรจัดทำให้ถูกต้อง และมีองค์ประกอบที่สำคัญอย่างครบถ้วน ซึ่งผมแนะนำให้จัดทำทะเบียนทรัพย์สินในโปรแกรมบัญชีเลย เพราะเกือบทุกโปรแกรมบัญชีจะมีทะเบียนทรัพย์ให้ใช้งานอยู่แล้ว ซึ่งจะสามารถช่วยลดข้อผิดพลาดในการจัดทำได้มากกว่าการจัดทำทะเบียนทรัพย์สินโดยใช้ Excel
หากท่านใดมีข้อสงสัยเกี่ยวกับทะเบียนทรัพย์สิน หรือการทำบัญชีติดต่อมาได้ที่ โทร. 0925863663 , 021245303 Facebook : Build Me Up Consultant Line : @bmu001