สารบัญ
- ใบวางบิลคืออะไร?
- องค์ประกอบของใบวางบิลและตัวอย่างเอกสาร
- วิธีการออกใบวางบิล
- ดาวน์โหลดแบบฟอร์มใบวางบิลฟรี
- ความแตกต่างระหว่างใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้
- สรุป
ใบวางบิลคืออะไร?
ใบวางบิล คือ เอกสารที่ผู้ขายออกให้แก่ผู้ซื้อเพื่อสรุปยอดจ่ายชำระตามรายละเอียดใบแจ้งหนี้ ในแต่ละรอบการเก็บเงินผู้ขายจะต้องดูข้อมูลในระบบบัญชีว่ารอบนี้มีใบแจ้งหนี้ใดที่จะต้องเรียกเก็บแล้วบ้าง จึงต้องมีการสรุปยอดจากใบแจ้งหนี้หลายๆใบออกมาเป็นใบวางบิลเพื่อเรียกเก็บเงิน ยกตัวอย่างเช่น
ในเดือนมกราคม บริษัท C ได้ส่งสินค้าให้แก่บริษัท D จำนวน 3 ครั้ง เครดิตเทอม 2 เดือน และบริษัท C มีนโยบายในการวางบิลหรือเรียกเก็บเงินเดือนละครั้งตอนสิ้นเดือน ตามรายละเอียดดังนี้
- ส่งสินค้า วันที่ 5 มีนาคม 2568 ออกใบแจ้งหนี้เลขที่ 20250301 เป็นจำนวน 200,000 บาท
- ส่งสินค้า วันที่ 15 มีนาคม 2568 ออกใบแจ้งหนี้เลขที่ 20250302 เป็นจำนวน 300,000 บาท
- ส่งสินค้า วันที่ 25 มีนาคม 2568 ออกใบแจ้งหนี้เลขที่ 20250303 เป็นจำนวน 400,000 บาท
- วันที่ 31 มีนาคม 2568 วางบิลจำนวน 900,000 บาท เพื่อเรียกชำระเงินค่าส่งสินค้าที่เกิดในเดือนมีนาคมทั้งหมด
รายละเอียดในการวางบิลจะเป็นดังนี้
สำหรับตัวอย่างเอกสารสามารถดูได้ในหัวข้อถัดไป
องค์ประกอบของใบวางบิลและตัวอย่างเอกสาร
ใบวางบิลจะมีองค์ประกอบหลักที่สำคัญดังต่อไปนี้
- หัวเอกสารคำว่า “ใบวางบิล”
- เลขที่เอกสาร
- วันที่ออกเอกสาร
- ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี เบอร์ติดต่อ และ Email ของผู้ขาย
- ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี เบอร์ติดต่อ และ Email ของผู้ซื้อ
- เลขที่ใบแจ้งหนี้ / ใบวางบิล
- วันที่ตามใบแจ้งหนี้
- วันที่ครบกำหนดชำระ
- จำนวนเงิน
- รายละเอียดการชำระเงิน
- ลายเซ็นทางฝั่งผู้ขาย (ผู้วางบิล)
- ลายเซ็นทางฝั่งผู้ซื้อ (ผู้รับวางบิล)
วิธีการออกใบวางบิล
สำหรับวิธีในการออกใบวางบิลจะมี 2 รูปแบบหลักๆคือ
- ออกใบวางบิลนอกระบบโปรแกรมบัญชี
การออกเอกสารในรูปแบบนี้โดยมากจะเป็นการออกเอกสารโดยใช้ Excel หรือ Word หรือโปรแกรมอื่นๆ จะมีข้อดีตรงที่ยืดหยุ่นกว่า สามารถปรับรูปแบบเอกสารตามที่ต้องการ แต่ก็มีข้อเสียอย่างมากก็คือเราจะต้องจดบันทึกข้างนอกเอาเองว่าใบแจ้งหนี้ใดวางบิลเรียกชำระแล้ว ใบใดที่ยังไม่ได้วางบิล ซึ่งการคุมด้วยโปรแกรมบัญชีนั้นอาจง่ายกว่า
- การออกใบวางบิลผ่านระบบโปรแกรมบัญชี
การออกเอกสารผ่านโปรแกรมบัญชี ซึ่งมีข้อดีตรงที่รูปแบบเอกสารที่ออกจากโปรแกรมมักจะดูน่าเชื่อถือมากกว่า นอกจากนี้การออกเอกสารดังกล่าวผ่านโปรแกรม ตัวโปรแกรมจะควบคุมให้ว่าใบแจ้งหนี้ใดที่วางบิลไปแล้ว ใบใดที่ยังไม่ได้วาง ทำให้ผู้ใช้งานไม่สับสนกับข้อมูลที่จะต้องวางบิล
ดาวน์โหลดแบบฟอร์มใบวางบิลฟรี
ท่านใดที่ต้องการใบวางบิลในรูปแบบออกนอกระบบโปรแกรมบัญชีสามารถดาวน์โหลดได้จากที่นี่
ความแตกต่างระหว่างใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้
ใบวางบิลจะเป็นเอกสารที่ออกเพื่อสรุปยอดเรียกเก็บจากใบแจ้งหนี้ ในกรณีที่มีการแจ้งหนี้หลายครั้ง ส่วนใบแจ้งหนี้จะเป็นเอกสารที่แจ้งหนี้ให้ผู้ซื้อทราบเมื่อจบงานในแต่ละครั้ง เช่น เมื่อส่งสินค้าเรียบร้อย หรือ เมื่อได้ให้บริการเสร็จสิ้นเป็นที่เรียบร้อย ยกตัวอย่างเช่น
ในเดือนมกราคม บริษัท A ได้ส่งสินค้าให้แก่บริษัท B จำนวน 3 ครั้งดังนี้
- ส่งสินค้า วันที่ 5 มกราคม 2568 ออกใบแจ้งหนี้เลขที่ 20250101 เป็นจำนวน 100,000 บาท
- ส่งสินค้า วันที่ 15 มกราคม 2568 ออกใบแจ้งหนี้เลขที่ 20250102 เป็นจำนวน 200,000 บาท
- ส่งสินค้า วันที่ 25 มกราคม 2568 ออกใบแจ้งหนี้เลขที่ 20250103 เป็นจำนวน 300,000 บาท
ณ สิ้นเดือน บริษัท A ได้ทำสรุปยอดใบวางบิลเลขที่ 20240101 เพื่อเรียกชำระเงินจากบริษัท B เป็นจำนวนเงิน 600,000 บาท ตามรายละเอียดดังนี้
สรุป
ใบวางบิลเป็นเอกสารที่ผู้ขายออกให้แก่ผู้ซื้อเพื่อสรุปยอดจ่ายชำระตามรายละเอียดใบแจ้งหนี้ สำหรับวิธีในการออกใบวางบิลจะขึ้นอยู่กับแต่ละผู้ประกอบการว่าจะออกนอกระบบโปรแกรมบัญชีหรือผ่านระบบโปรแกรมบัญชีซึ่งมีข้อดี ข้อเสีย ที่แตกต่างกัน แต่ผู้เขียนคิดว่าการออกเอกสารทั้งหมดในโปรแกรมบัญชีจะสามารถควบคุมการทำงานทางด้านเอกสารได้ง่ายกว่า หวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์ต่อทุกท่านนะครับ