ใบวางบิลคืออะไร แตกต่างจากใบแจ้งหนี้อย่างไร ดาวน์โหลดแบบฟอร์มใบวางบิลฟรี

สารบัญ

1. 1. ใบวางบิลคืออะไร?
   2. ต้องออกใบวางบิลเมื่อไหร่ และใครเป็นผู้ออก?
   3. องค์ประกอบของใบวางบิล
   4. ใบวางบิลตัวอย่างและดาวน์โหลดแบบฟอร์มใบวางบิล
   5. วิธีการออกใบวางบิล
   6. ข้อควรระวังในการออกใบวางบิล
   7. ความแตกต่างระหว่างใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้
   8. คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
   9. สรุป

ใบวางบิลคืออะไร?

          ใบวางบิล คือ เอกสารที่ผู้ขายออกให้แก่ผู้ซื้อเพื่อสรุปยอดจ่ายชำระตามรายละเอียดใบแจ้งหนี้ ในแต่ละรอบการเก็บเงินผู้ขายจะต้องดูข้อมูลในระบบบัญชีว่ารอบนี้มีใบแจ้งหนี้ใดที่จะต้องเรียกเก็บแล้วบ้าง จึงต้องมีการสรุปยอดจากใบแจ้งหนี้หลายๆใบออกมาเป็นใบวางบิลเพื่อเรียกเก็บเงิน

ต้องออกใบวางบิลเมื่อไหร่ และใครเป็นผู้ออก? 

ใบวางบิลจะออกเมื่อถึงครบกำหนดการจ่ายเงินตามรอบบิลที่ได้ตกลงกันไว้ระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย เพื่อเป็นการแจ้งยอดชำระทั้งหมด และเป็นการแจ้งเตือนถึงรอบกำหนดการชำระเงิน โดยเอกสารนี้ผู้ขายต้องเป็นผู้ออกและส่งแจ้งยอดชำระให้แก่ผู้ซื้อ

องค์ประกอบของใบวางบิล 

ใบวางบิลจะมีองค์ประกอบหลักที่สำคัญดังต่อไปนี้

1. 1. หัวเอกสารคำว่า “ใบวางบิล”
   2. เลขที่เอกสาร
   3. วันที่ออกเอกสาร
   4. ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี เบอร์ติดต่อ และ Email ของผู้ขาย
   5. ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี เบอร์ติดต่อ และ Email ของผู้ซื้อ
   6. เลขที่ใบแจ้งหนี้ / ใบวางบิล
   7. วันที่ตามใบแจ้งหนี้
   8. วันที่ครบกำหนดชำระ
   9. จำนวนเงิน
   10. รายละเอียดการชำระเงิน
   11. ลายเซ็นทางฝั่งผู้ขาย (ผู้วางบิล)
   12. ลายเซ็นทางฝั่งผู้ซื้อ (ผู้รับวางบิล)

ใบวางบิลตัวอย่างและดาวน์โหลดแบบฟอร์มใบวางบิล

ตัวอย่างรายละเอียดรายการใบวางบิล

ในเดือนมกราคม บริษัท C ได้ส่งสินค้าให้แก่บริษัท D จำนวน 3 ครั้ง เครดิตเทอม 2 เดือน และบริษัท C มีนโยบายในการวางบิลหรือเรียกเก็บเงินเดือนละครั้งตอนสิ้นเดือน ตามรายละเอียดดังนี้

1. 1. ส่งสินค้า วันที่ 5 มีนาคม 2568 ออกใบแจ้งหนี้เลขที่ 20250301 เป็นจำนวน 200,000 บาท
   2. ส่งสินค้า วันที่ 15 มีนาคม 2568 ออกใบแจ้งหนี้เลขที่ 20250302 เป็นจำนวน 300,000 บาท
   3. ส่งสินค้า วันที่ 25 มีนาคม 2568 ออกใบแจ้งหนี้เลขที่ 20250303 เป็นจำนวน 400,000 บาท
   4. วันที่ 31 มีนาคม 2568 วางบิลจำนวน 900,000 บาท เพื่อเรียกชำระเงินค่าส่งสินค้าที่เกิดในเดือนมีนาคมทั้งหมด

รายละเอียดในการวางบิลจะเป็นดังนี้

ตัวอย่างใบวางบิล

ดาวน์โหลดแบบฟอร์มใบวางบิลฟรี

วิธีการออกใบวางบิล 

สำหรับวิธีในการออกใบวางบิลจะมี 2 รูปแบบหลักๆคือ

1. ออกใบวางบิลนอกระบบโปรแกรมบัญชี

การออกเอกสารในรูปแบบนี้โดยมากจะเป็นการออกเอกสารใบวางบิล Word หรือ Excel หรือโปรแกรมอื่นๆ จะมีข้อดีตรงที่ยืดหยุ่นกว่า สามารถปรับรูปแบบเอกสารตามที่ต้องการ แต่ก็มีข้อเสียอย่างมากก็คือเราจะต้องจดบันทึกข้างนอกเอาเองว่าใบแจ้งหนี้ใดวางบิลเรียกชำระแล้ว ใบใดที่ยังไม่ได้วางบิล ซึ่งการคุมด้วยโปรแกรมบัญชีนั้นอาจง่ายกว่า

2. การออกใบวางบิลผ่านระบบโปรแกรมบัญชี

การออกเอกสารผ่านโปรแกรมบัญชี ซึ่งมีข้อดีตรงที่รูปแบบเอกสารที่ออกจากโปรแกรมมักจะดูน่าเชื่อถือมากกว่า นอกจากนี้การออกเอกสารดังกล่าวผ่านโปรแกรม ตัวโปรแกรมจะควบคุมให้ว่าใบแจ้งหนี้ใดที่วางบิลไปแล้ว ใบใดที่ยังไม่ได้วาง ทำให้ผู้ใช้งานไม่สับสนกับข้อมูลที่จะต้องวางบิล

ข้อควรระวังในการออกใบวางบิล

1. ความถูกต้องและครบถ้วนของข้อมูล : ตรวจสอบ ชื่อบริษัท ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลักต้องระบุให้ชัดเจนว่าเป็นสำนักงานใหญ่หรือสาขาที่เท่าไร
2. รายละเอียดราคาและข้อมูลต่างๆของรายกาย : ต้องระบุเลขที่ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ ตรวจสอบรายละเอียด จำนวน ราคาต่อหน่วยให้ตรงกับความเป็นจริง รวมถึงคำนวณยอดเงินรวม มูลค่าภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และยอดรวมสุทธิให้ถูกต้อง
3. กำหนดเวลาในการวางบิล : ระบุวันครบกำหนดชำระให้ชัดเจนบนหน้าเอกสาร

ความแตกต่างระหว่างใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ 

ใบวางบิล

เป็นเอกสารที่ออกเพื่อสรุปยอดเรียกเก็บจากใบแจ้งหนี้ ในกรณีที่มีการแจ้งหนี้หลายครั้ง เช่น ยอดค่าชำระคงค้างทั้งหมด และสรุปค่าใช้จ่ายว่ามีรายการสินค้าอะไรบ้าง

 ใบแจ้งหนี้ 

เป็นเอกสารที่แจ้งหนี้ให้ผู้ซื้อทราบเมื่อจบงานในแต่ละครั้งโดยมีรายละเอียดสินค้าและบริการ มูลค่าของสินค้านั้นๆว่าเป็นจำนวนเท่าไหร่ และลูกค้าจะต้องชำระ วัน เวลาไหน

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

Q1. วางบิลผิดวัน หรือไม่ตรงรอบ มีผลเสียอย่างไร?

คำตอบ : หากว่างบิลผิดวันหรือไม่ตรงรอบ อาจจะให้เกิดการได้รับเงินช้าลงหรืออาจะต้องรับในรอบถัดไปเลยครับ เพราะบริษัทส่วนใหญ่จะมีรอบวางบิลและรอบรับเช็ค/โอนเงินที่กำหนดอยู่ หากวางบิลไม่ทันรอบ เช่น ช้าไป 1 วัน ก็ทำให้รอบการจ่ายอาจจะเลื่อนไปเดือนหน้าได้เลยครับ

Q2. ต้องออก ใบแจ้งหนี้ และ ใบวางบิล ตอนไหน?

คำตอบ : ใบแจ้งหนี้ จะออกให้หลังจากที่ส่งสินค้าหรือให้บริการเสร็จ ส่วนใบวางบิล ต้องส่งตามกำหนดรอบวางบิลที่ตกลงกันไว้กับลูกค้า เช่น ทุกวันที่ 25 ของเดือน หรือทุกสิ้นเดือน เพื่อให้ฝั่งบัญชีของลูกค้าตรวจสอบเอกสารและเตรียมจ่ายเงินได้ทันเวลา

Q3. บุคคลธรรมดาที่ไม่ได้จดทะเบียนบริษัท สามารถออกใบวางบิลได้ไหม?

คำตอบ : สำหรับบุคคลธรรมดาที่ไม่ได้จดทะเบียนบริษัท  หรือผู้ประกอบการอิสระ ฟรีแลนซ์ หรือบุคคลธรรมดาทั่วไป ก็สามารถออกใบวางบิล หรือใบแจ้งหนี้ เพื่อเรียกเก็บเงินจากลูกค้าได้ครับ โดยใช้เลขบัตรประชาชน 13 หลักแทนเลขประจำตัวผู้เสียภาษีครับ

สรุป

ใบวางบิลเป็นเอกสารที่ผู้ขายออกให้แก่ผู้ซื้อเพื่อสรุปยอดจ่ายชำระตามรายละเอียดใบแจ้งหนี้ สำหรับวิธีในการออกใบวางบิลจะขึ้นอยู่กับแต่ละผู้ประกอบการว่าจะออกนอกระบบโปรแกรมบัญชีหรือผ่านระบบโปรแกรมบัญชีซึ่งมีข้อดี ข้อเสีย ที่แตกต่างกัน แต่ผู้เขียนคิดว่าการออกเอกสารทั้งหมดในโปรแกรมบัญชีจะสามารถควบคุมการทำงานทางด้านเอกสารได้ง่ายกว่า หวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์ต่อทุกท่านนะครับ

หากท่านใดยังมีข้อสงสัยเกี่ยวกับ เรื่อง ใบวางบิล สามารถติดต่อมาได้ โทร. 02-1251363 Facebook : Build Me Up Consultant Line : @bmu001

เขียนโดย (Author)

คุณ ธเณศ เฮงตระกูลสิน

ตำแหน่ง : CEO บริษัท บิลด์มีอัพ คอนซัลแทนท์ จำกัด
ผู้สอบบัญชีรับอนุญาต เลขทะเบียน 10228

ประสบการณ์ : ผู้จัดการฝ่ายตรวจสอบบัญชี สำนักงานสอบบัญชี EY (Big4)
ผู้ผ่านการทดสอบ หลักสูตรประกาศนียบัตรการรายงานทางการเงินไทย (DipTFR)
ปริญญาตรี : คณะพาณิชยศาสตร์และการบัญชี มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์
ปริญญาโท : คณะพัฒนาการเศรษฐกิจ หลักสูตรเศรษฐศาสตร์การเงิน Nida (เกียรตินิยมอันดับหนึ่ง)