ใบสั่งซื้อ (PO) คืออะไร มีขั้นตอนกระบวนการสั่งซื้อและออกใบสั่งซื้ออย่างไร พร้อมดาวน์โหลดใบสั่งซื้อได้ฟรี

สารบัญ 

1. 1. ใบสั่งซื้อ(PO) คืออะไร?
   2. ความสำคัญของการออกใบสั่งซื้อสินค้า
   3. องค์ประกอบที่สำคัญของใบสั่งซื้อสินค้า
   4. ตัวอย่างใบสั่งซื้อสินค้า
   5. ดาวน์โหลดแบบฟอร์มใบสั่งซื้อ ( PO)
   6. ขั้นตอนในกระบวนการสั่งซื้อและออกใบสั่งซื้อ
   7. ข้อควรระวังในการทำใบสั่งซื้อ
   8. เปรียบเทียบความแตกต่างระหว่าง ใบสั่งซื้อ VS ใบขอซื้อ
   9. สรุป

ใบสั่งซื้อ(PO) คืออะไร? 

        ใบสั่งซื้อ (ภาษาอังกฤษเรียกว่า Purchase order) (หรือเรียกสั้นๆว่า ใบ PO) เป็นเอกสารที่บริษัทออกให้แก่ทาง Supplier เพื่อทำการสั่งซื้อสินค้า ของใช้ หรือ อุปกรณ์ต่างๆเข้ามาในบริษัทเพื่อใช้ในการดำเนินงาน ในเอกสารดังกล่าวจะมีรายละเอียดของสินค้า ของใช้ หรือ อุปกรณ์ต่างๆ อย่างชัดเจน เพื่อให้ทาง Supplier ทราบถึงรายละเอียดสิ่งที่บริษัทต้องการ นอกจากนี้เอกสารดังกล่าวจะต้องได้รับการอนุมัติจากผู้มีอำนาจอย่างเหมาะสม เช่น ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ หรือ อาจจะเป็นกรรมการบริษัทในกรณีที่ยอดสั่งซื้อนั้นมีมูลค่าสูง

ความสำคัญของการออกใบสั่งซื้อสินค้า

1. 1. ใบสั่งซื้อเป็นสิ่งที่ช่วยกำหนดหรือระบุเงื่อนไขของการสั่งซื้อสินค้าอย่างชัดเจน ทำให้ผู้ขายและผู้ซื้อมีความเข้าใจที่ตรงกัน
   2. สามารถช่วยควบคุมการใช้จ่าย เพราะในการสั่งซื้อจะต้องมีการเซนอนุมัติและตรวจสอบ ทำให้ป้องกันการใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นหรือเกินงบประมาณที่ตั้งไว้ได้
   3. สามารถตรวจสอบและติดตามการสั่งซื้อทำให้ทราบได้ว่าสินค้าหรือการบริการนั้นได้ถูกสั่งไปหรือยัง
   4. ช่วยในการบริหารสินค้าคงคลัง เนื่องจากต้องมีการบันทึกรายละเอียดของการสั่งซื้อเข้าระบบทำให้ทราบถึงรายการสั่งซื้อและสินค้าที่คงเหลืออยู่ในคลัง
   5. สร้างความโปร่งใสและลดข้อผิดพลาดได้ เนื่องจากสามารถตรวจสอบเอกสารย้อนหลังได้

องค์ประกอบที่สำคัญของใบสั่งซื้อสินค้า 

1. 1. ชื่อเอกสาร ใบสั่งซื้อ
   2. ชื่อบริษัทผู้สั่งซื้อ
   3. ที่อยู่ และเบอร์ติดต่อผู้สั่งซื้อ
   4. วัน/เดือน/ปี ที่สั่งซื้อ
   5. ชื่อ ที่อยู่ การติดต่อของ Supplier
   6. รายละเอียดสิ่งของที่สั่งซื้อ จำนวนที่สั่งซื้อ ราคาต่อหน่วย และจำนวนเงินรวม
   7. รายละเอียดของการจัดส่ง
   8. ลายเซ็นผู้จัดทำ
   9. ลายเซ็นผู้อนุมัติใบสั่งซื้อ

ตัวอย่างใบสั่งซื้อ 

ดาวน์โหลดแบบฟอร์มใบสั่งซื้อ ( PO) 

สำหรับท่านใดที่สนใจเอกสารดังกล่าว สามารถดาวน์โหลด  แบบฟอร์มใบสั่งซื้อ (ใบ PO)ฟรี

ขั้นตอนในกระบวนการสั่งซื้อและออกใบสั่งซื้อ

ขั้นตอนการทำใบ Po และออกใบสั่งซื้อมีรายละเอียดขั้นตอนดังต่อไปนี้

1. 1. จุดเริ่มต้น ในแต่ละแผนกที่ต้องการซื้อของ สินค้า หรืออุปกรณ์ที่แต่ละแผนกต้องการ ก็จะมีการจัดทำใบขอซื้อ (ใบ PR) และกรอกรายละเอียดต่างๆลงไปในเอกสารให้ครบถ้วน
   2. เอกสารใบขอซื้อ จะต้องมีการเซ็นจัดทำโดยผู้ที่ขอซื้อ และเซ็นอนุมัติโดยหัวหน้าของแต่ละแผนก เพื่อให้หัวหน้าแผนกตรวจสอบดูก่อนว่าของ สินค้า หรืออุปกรณ์ที่ทางแผนกทำการขอซื้อมานั้นถูกต้องและสมเหตุสมผลหรือไม่
   3. เมื่อหัวหน้าแผนกเซ็นอนุมัติในใบขอซื้อแล้ว ก็จะส่งใบขอซื้อให้แผนกจัดซื้อ เพื่อให้ดำเนินกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างต่อไป
   4. เมื่อแผนกจัดซื้อได้รับเอกสารใบขอซื้อแล้ว ก็จะให้พนักงานฝ่ายจัดซื้อตรวจสอบรายการที่ขอซื้อว่าสมเหตุสมผลหรือไม่ตามที่แต่ละแผนกนั้นขอมา และจะจัดทำ ใบสั่งซื้อ (Purchase order หรือ PO)
   5. ใบสั่งซื้อจะถูกส่งให้แก่ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อเพื่อเซ็นอนุมัติอีกที (ในบางกรณีที่มูลค่าการสั่งซื้อสูง อาจต้องเป็นกรรมการในการเซ็นอนุมัติ) หากผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อเซ็นอนุมัติแล้ว ก็จะส่งใบสั่งซื้อที่อนุมัติแล้วให้แก่ Supplier เพื่อจัดเตรียมของ สินค้า หรืออุปกรณ์ที่สั่งซื้อให้ต่อไป

ข้อควรระวังในการทำใบสั่งซื้อ

1. 1. ควรระบุข้อมูลรายละเอียดรายการสินค้าให้ชัดเจน เพื่อป้องกันการได้สินค้าผิดหรือเกรดของสินค้าต่ำกว่าที่กำหนดไป
   2. ระบุเงื่อนไขการชำระเงินให้ชัดเจน เช่น วางมัดจำ 30% หรือเครดิตเทอม 30วัน 60วัน
   3. ต้องทำการแยกที่อยู่บิลและสถานที่จัดส่งออกจากกันให้ชัดเจน และต้องระบุกำหนดการส่งมอบเพื่อให้มีหลักฐานในการเรียกค่าปรับหรือยกเลิกคำสั่งซื้อหากมีการส่งของล่าช้า
   4. มีการระบุอย่างชัดเจนเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม(VAT) ว่าสินค้าที่ได้ทำการสั่งไปรวมภาษีมูลค่าเพิ่มแล้วหรือยังไม่รวม
   5. ใบสั่งซื้อจะต้องมีลายเซ็นที่ได้รับการอนุมัติจากผู้มีอำนาจก่อนเท่านั้น เพื่อป้องกันการสั่งซื้อเองโดยที่ยังไม่ได้รับอนุญาต

เปรียบเทียบความแตกต่างระหว่าง ใบสั่งซื้อ VS ใบขอซื้อ

ความแตกต่างระหว่างเอกสารทั้ง 2 อย่างเป็นดังต่อไปนี้

สรุป

ใบสั่งซื้อ หรือ Purchase order (ใบ PO) เป็นเอกสารที่ทางบริษัทออกไปให้แก่ Supplier เพื่อใช้ในการสั่งซื้อสินค้า สิ่งของ หรืออุปกรณ์ เพื่อใช้ในการดำเนินงานในกิจการ ใบสั่งซื้อต้องได้รับการเซ็นอนุมัติจากผู้ที่มีอำนาจอย่างเหมาะสมตามนโยบายของบริษัท หวังว่าบทความนี้จะทำให้ผู้อ่านเข้าใจเอกสารดังกล่าวได้ดียิ่งขึ้น

หากท่านใดยังมีข้อสงสัยเกี่ยวกับ เรื่อง ใบสั่งซื้อ(PO) สามารถติดต่อมาได้ โทร. 02-1251363 Facebook : Build Me Up Consultant Line : @bmu001

เขียนโดย (Author)

คุณ ธเณศ เฮงตระกูลสิน

ตำแหน่ง : CEO บริษัท บิลด์มีอัพ คอนซัลแทนท์ จำกัด
ผู้สอบบัญชีรับอนุญาต เลขทะเบียน 10228

ประสบการณ์ : ผู้จัดการฝ่ายตรวจสอบบัญชี สำนักงานสอบบัญชี EY (Big4)
ผู้ผ่านการทดสอบ หลักสูตรประกาศนียบัตรการรายงานทางการเงินไทย (DipTFR)
ปริญญาตรี : คณะพาณิชยศาสตร์และการบัญชี มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์
ปริญญาโท : คณะพัฒนาการเศรษฐกิจ หลักสูตรเศรษฐศาสตร์การเงิน Nida (เกียรตินิยมอันดับหนึ่ง)