สารบัญ
บิลเงินสดคืออะไร?
บิลเงินสด คือ เอกสารที่ผู้ขายออกให้แก่ผู้ซื้อเมื่อผู้ขายได้รับชำระเงินค่าสินค้าหรือบริการจากผู้ซื้อเพื่อเป็นหลักฐานในการซื้อขาย โดยส่วนใหญ่แล้วบิลเงินสดจะถือว่าเป็นเอกสารที่ไม่ได้เป็นทางการมากนัก เมื่อเทียบกับใบเสร็จรับเงิน ดังนั้นบริษัทส่วนใหญ่จึงมักออกเอกสารที่เป็นทางการอย่างใบเสร็จรับเงินมากกว่า
ประโยชน์ของบิลเงินสด
ฝั่งผู้ซื้อ
- ใช้เป็นหลักฐานว่าได้จ่ายเงินค่าบริการหรือค่าสินค้าแล้ว
- ใช้เก็บบันทึกข้อมมูลรายจ่ายของกิจการ
- แนบเป็นหลักฐานประกอยการขอเบิกเงินคืนหรือเบิกงบประมาณ
- นำมาลงเป็นรายจ่ายทางธุรกิจเพื่อคำนวณภาษี
ฝั่งผู้ขาย
- ใช้เป็นหลักฐานในการรวบรวมและสรุปรายได้ประจำวันและประจำเดือน
- สามารถตรวจสอบรายการของสินค้าที่ขายออกไปได้อย่างถูกต้องและแม่นยำ
บิลเงินสดที่ถูกต้อง มีข้อมูลอะไรบ้าง
- หัวเอกสารคำว่า “บิลเงินสด”
- เล่มที่ เลขที่เอกสาร
- วันที่ออกเอกสาร
- ชื่อ ที่อยู่ และรายละเอียดของผู้ซื้อ
- คำอธิบายรายการ
- จำนวนสินค้า/บริการ
- ราคาต่อหน่วยและจำนวนเงินค่าบริการ
- ลายเซ็นของผู้รับเงิน
บิลเงินสดตัวอย่าง
วิธีเขียนบิลเงินสดให้ถูกต้อง
- ระบุข้อมูลร้านค้าให้ครบถ้วน เขียนกรอกขอมูลของผู้ขายหรือผู้ให้บริการให้ครบถ้วนและถูกต้อง ทั้งชื่อร้านค้า ที่อยู่ปัจจุบัน เบอร์โทรศัพท์ และหากทางร้านมีเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรก็ต้องระบุลงไปในบิลเงินสดด้วย
- เขียนรายละเอียดสินค้าหรือบริการให้ชัดเจน ควรระบุชื่อหรือประเภทของสินค้าให้ความชัดเจน และระบุจำนวนรวมถึงราคาต่อหน่วยอย่างละเอียด
- ระบุจำนวนเงินให้ตรงกับยอดจริง ต้องคำนวณราคารวมของสินค้าแต่ละรายการให้ถูกต้อง และสรุปยอดรวมสุทธิทั้งหมดไว้ที่ด้านล่างสุดของเอกสารอย่างชัดเจน
- ตรวจสอบวันที่และเลขที่เอกสารทุกครั้ง ต้องระบุวันที่ให้ตรงกับวันที่มีการรับชำระเงินจริง และต้องมีการรันเลขที่บิลด้วย
- ลงลายมือชื่อผู้รับเงินให้เรียบร้อย โดยผู้รับเงินหรือตัวแทนร้านค้าจะต้องเซ็นชื่อกำกับไว้ในช่องที่กำหนด เพื่อเป็นการยืนยันตัวตนว่าได้รับเงินจำนวนที่ครบถ้วนตามที่ระบุไว้จริง หากเอกสารขาดลายเซ็น อาจทำให้บิลเงินสดฉบับนั้นขาดความน่าเชื่อถือ และไม่สามารถนำไปใช้เบิกเป็นค่าใช้จ่ายในองค์องค์กรได้
บิลเงินสดสามารถลงเป็นค่าใช้จ่ายได้หรือไม่?
ตามที่ได้กล่าวไปแล้วว่าบิลเงินสดจะถือว่าเป็นเอกสารที่ไม่ได้เป็นทางการ ไม่ได้ดูน่าเชื่อถือเหมือนกับเอกสารตัวอื่น จึงมีความเสี่ยงที่ผู้สอบบัญชี หรือ เจ้าหน้าที่สรรพากรจะไม่ให้นำเอกสารดังกล่าวมาลงเป็นค่าใช้จ่าย (ค่าใช้จ่ายต้องห้าม) อย่างไรก็ตามเอกสารดังกล่าวสามารถนำมาเป็นค่าใช้จ่ายได้ หากมีเอกสารอื่นๆประกอบกันให้ดูน่าเชื่อถือดังนี้
- กรณีซื้อสินค้า
ถ้าได้รับบิลเงินสดมาจากผู้ขาย ก็ควรจัดให้มีเอกสารหลักฐานอื่นๆประกอบดังนี้
-
- เอกสารบิลเงินสด – ให้ใส่รายละเอียดเพิ่มว่าใครเป็นผู้ขาย และอาจแนบนามบัตรของผู้ขายเอาไว้ด้วย
- แนบรูปถ่ายสินค้าที่ได้รับมา เพื่อยืนยันว่าได้รับสินค้ามาจริง
- แนบสลิปโอนเงิน เพื่อยืนยันว่าได้มีการจ่ายค่าสินค้าออกไปจริง
- กรณีค่าบริการ
ถ้าได้รับบิลเงินสดมาจากผู้ให้บริการ ก็ควรจัดให้มีเอกสารหลักฐานอื่นๆประกอบดังนี้
-
- เอกสารบิลเงินสด – ให้ใส่รายละเอียดเพิ่มว่าใครเป็นผู้ให้บริการและอาจแนบนามบัตรของผู้ให้บริการเอาไว้ด้วย
- แนบสัญญาบริการนั้น (ถ้ามี)
- แนบรูปถ่ายการให้บริการนั้น เพื่อยืนยันว่าได้รับบริการนั้นจริง
- แนบสลิปโอนเงิน เพื่อยืนยันว่าได้มีการจ่ายค่าบริการนั้นออกไปจริง
หากมีเอกสารประกอบที่ดูน่าเชื่อถือบิลเงินสดนั้นก็สามารถนำมาบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายได้
บิลเงินสดต้องเก็บรักษากี่ปี?
ตามกฎหมายบัญชีและภาษีอากร บิลเงินสดจะต้องเก็บรักษาไว้อย่างน้อย 5 ปี นับตั้งแต่วันปิดบัญชีหรือวันที่ยื่นแบบแสดงรายการภาษี แต่ในทางปฏิบัติทางบัญชี แนะนำให้เก็บรักษาไว้ 10 ปี
ความแตกต่างระหว่างบิลเงินสดกับใบเสร็จรับเงิน และใบกำกับภาษี
ก่อนที่จะอธิบายความแตกต่างเรามาดูเอกสารทั้ง 3 ตัวนี้กันก่อน
-
- หากมองเรื่องความเป็นทางการเอกสาร บิลเงินสด จะดูเป็นทางการน้อยที่สุด เมื่อเปรียบเทียบกับเอกสารอื่น เนื่องจากข้อมูลรายละเอียดในเอกสารจะน้อยที่สุด
- หากมองเรื่องความครบถ้วนของข้อมูล บิลเงินสด จะมีความครบถ้วนน้อยที่สุด เมื่อเปรียบเทียบกับเอกสารอื่น
- หากมองเรื่องการลงเป็นรายจ่าย บิลเงินสด โดยทั่วไปที่ไม่มีเอกสารอื่นๆประกอบมักจะไม่สามารถลงเป็นค่าใช้จ่ายได้ นอกจากเป็นบิลเงินสดที่มีข้อมูลครบถ้วนและมีเอกสารอื่นๆประกอบ เช่น ภาพถ่ายของสินค้า หรือ บริการที่ได้รับ, สลิปโอนเงิน, สัญญา เป็นต้น
- หากมองเรื่องของการเคลมเป็นภาษีซื้อ บิลเงินสด และ ใบเสร็จรับเงิน จะไม่สามารถเคลมภาษีซื้อได้ เนื่องจากเอกสารดังกล่าว ไม่ใช่ใบกำกับภาษี ต่างจากเอกสารที่เป็นใบกำกับภาษี จึงสามารถเคลมภาษีซื้อได้
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
Q1. บิลเงินสดเขียนเองได้ไหม? ซื้อตามร้านเครื่องเขียนใช้ยื่นภาษีได้หรือเปล่า?
คำตอบ : บิลเงินสดสามารถซื้อจากร้านเครื่องเขียนและสามารถเขียนเองได้ครับ แต่หากจะนำไปยื่นภาษี ทั้งฝั่งผู้ซื้อและผู้ขาย จะต้องกรอกข้อมูลของตนเองให้ครบถ้วนทั้งชื่อ-นามสกุล หรือชื่อร้าน ที่อยู่ เลขประจำตัวเสียภาษี 13 หลัก และลายเซ็นรับเงินของผู้ขายให้ชัดเจนครับ
Q2. บุคคลธรรมดาออกบิลเงินสดได้ไหม
คำตอบ : บุคคลธรรมดาออกบิลเงินสดได้ครับ แต่เพื่อให้ผู้ซื้อที่เป็นบริษัทสามารถนำไปใช้เป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้อย่างถูกต้อง บิลนั้นจะต้องมีข้อมูลครบถ้วน คือ ข้อมูลผู้ขายชื่อ-นามสกุล ที่อยู่ และเลขประจำตัวประชาชน 13 หลักของผู้ขาย ข้อมูลผู้ซื้อ ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลักของบริษัทผู้ซื้อ และต้องมีลายเซ็นผู้รับเงิน และควรแนบสำเนาบัตรประชาชนของผู้ขายพร้อมเซ็นกำกับด้วยครับ
Q3. ทำบิลเงินสดออนไลน์ได้หรือไม่?
คำตอบ : สามารถทำบิลเงินสดออนไลน์ โดยในปัจจุบันกรมสรรพากรให้การยอมรับและสนับสนุนให้ธุรกิจใช้งาน เพื่อลดความผิดพลาดและเพิ่มความสะดวกรวดเร็วในการทำงานครับ
สรุป
บิลเงินสด คือ เอกสารที่ผู้ขายออกให้แก่ผู้ซื้อเพื่อเป็นหลักฐานในการซื้อขาย เอกสารดังกล่าวมักจะออกมาแบบไม่เป็นทางการมากนัก และอาจทำให้มีความเสี่ยงที่จะไม่สามารถนำมาบันทึกเป็นรายจ่ายได้ ดังนั้นหากจะใช้เอกสารนี้เป็นหลักฐานทางบัญชี ควรมีการแนบเอกสารอื่นๆประกอบให้ครบถ้วน เช่น ภาพถ่ายสินค้า/บริการ สลิปโอนเงินค่าสินค้า/บริการ สัญญาซื้อขายสินค้า/บริการ เป็นต้น
หากท่านใดยังมีข้อสงสัยเกี่ยวกับ บิลเงินสด สามารถติดต่อมาได้ โทร. 02-1251363 Facebook : Build Me Up Consultant Line : @bmu001
เขียนโดย (Author)
คุณ ธเณศ เฮงตระกูลสิน
ตำแหน่ง : CEO บริษัท บิลด์มีอัพ คอนซัลแทนท์ จำกัด
ผู้สอบบัญชีรับอนุญาต เลขทะเบียน 10228
ประสบการณ์ : ผู้จัดการฝ่ายตรวจสอบบัญชี สำนักงานสอบบัญชี EY (Big4)
ผู้ผ่านการทดสอบ หลักสูตรประกาศนียบัตรการรายงานทางการเงินไทย (DipTFR)
ปริญญาตรี : คณะพาณิชยศาสตร์และการบัญชี มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์
ปริญญาโท : คณะพัฒนาการเศรษฐกิจ หลักสูตรเศรษฐศาสตร์การเงิน Nida (เกียรตินิยมอันดับหนึ่ง)