สารบัญ
7. สรุป
ค่ารับรองคืออะไร?
ค่ารับรอง ตามนิยามของกรมสรรพากร คือ ค่าใช้จ่ายที่กิจการจ่ายไปเพื่อการรับรองหรือการให้บริการแก่บุคคล ซึ่งต้องเป็นไปตามธรรมเนียมประเพณีทางธุรกิจทั่วไป หรือเพื่อประโยชน์ในการอำนวยความสะดวกแก่ธุรกิจ
ค่ารับรอง ครอบคลุมสิ่งที่จ่ายให้แก่บุคคลภายนอก (เช่น ลูกค้า, คู่ค้า, ผู้มีอุปการคุณ) ในรูปแบบต่างๆ ยกตัวอย่างเช่น
-
- ค่าอาหารและเครื่องดื่ม: การพาลูกค้าไปเลี้ยงข้าวหรือกาแฟเพื่อเจรจาธุรกิจ
- ค่าที่พักและค่าพาหนะ: กรณีรับรองลูกค้าที่เดินทางมาจากต่างจังหวัดหรือต่างประเทศ ที่มาติดต่อทางธุรกิจเกี่ยวกับบริษัท
- ค่าสิ่งของ/ของขวัญ: เช่น กระเช้าปีใหม่ ของที่ระลึกในวันเปิดกิจการใหม่ ให้แก่ลูกค้า
- ค่าความบันเทิงอื่นๆ: เช่น ค่าสนามกอล์ฟ หรือบัตรชมการแสดงต่างๆ
การบันทึกบัญชีที่เกี่ยวกับค่ารับรอง
เนื่องจากค่ารับรองถือเป็นค่าใช้จ่ายหนึ่งของธุรกิจ ในการบันทึกบัญชีเมื่อเกิดค่ารับรองขึ้นจะบันทึกเป็นค่าใช้จ่าย (จัดประเภทเป็นค่าใช้จ่ายในการบริหาร)ในทางบัญชีดังนี้
Dr. ค่ารับรอง xx
Cr. เงินสด / เงินฝากธนาคาร xx
เงื่อนไขการนำค่ารับรองมาเป็นรายจ่ายทางภาษี
ในทางบัญชี ค่ารับรอง จะถือว่าเป็นค่าใช้จ่ายได้เนื่องจากเป็นจำนวนเงินที่บริษัทได้จ่ายออกไปจริง แต่ในทางภาษีจะถือว่าค่ารับรองจะเป็นค่าใช้จ่ายได้ก็ต่อเมื่อเป็นค่ารับรองที่เข้าเงื่อนไขตามหลักเกณฑ์ของสรรพากรดังนี้
- ค่ารับรองนั้นต้องเป็นไปตามธรรมเนียมประเพณีทางธุรกิจทั่วไป เช่น การพาลูกค้าของบริษัทไปเลี้ยงอาหาร การจ่ายค่าที่พักให้แก่ลูกค้าที่มาติดต่อธุรกิจกับบริษัท
- ผู้ที่ได้รับการรับรองต้องไม่ใช่ลูกจ้างของบริษัท เว้นแต่ลูกจ้างดังกล่าวมีหน้าที่ต้องเข้าร่วมในการรับรองนั้น
- ค่ารับรองนั้นต้องเป็นค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวเนื่องโดยตรงที่จะก่อให้เกิดประโยชน์แก่กิจการ
- หากการให้ค่ารับรองเป็นสิ่งของ เช่น กระเช้าของขวัญ มูลค่าของสิ่งของที่ให้นั้นต้องไม่เกิน 2,000 บาทต่อคนต่อคราวที่ให้การรับรอง (ส่วนที่เกิน 2,000 บาท จะถือเป็นค่าใช้จ่ายต้องห้ามและต้องบวกกลับในการคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคล)
- ค่ารับรองนั้นจะต้องมีผู้มีอำนาจ (กรรมการ / หุ้นส่วนผู้จัดการ / ผู้ได้รับมอบหมายจากบุคคลดังกล่าว) เป็นผู้อนุมัติและต้องมีหลักฐานของผู้รับเงิน
- ค่ารับรองจะเป็นค่าใช้จ่ายในทางภาษีได้ไม่เกิน 3% ของรายได้ หรือ ทุนจดทะเบียนที่ชำระแล้ว แล้วแต่อย่างใดจะมากกว่า และเป็นค่าใช้จ่ายได้ไม่เกิน 10 ล้านบาท
ดูรายละเอียดเพิ่มเติม : กฎกระทรวง ฉบับที่ 143
ตัวอย่างในการคำนวณค่าใช้จ่ายต้องห้าม (รายการบวกกลับ)
ยกตัวอย่างเช่น บริษัทบันทึกค่าใช้จ่ายค่ารับรองในงบการเงินจำนวน 300,000 บาท โดยในปีนั้นบริษัทมีรายได้ทั้งสิ้น 10,000,000 บาท และมีทุนชำระแล้วทั้งสิ้น 5,000,000 บาท
ขั้นที่ 1 : ต้องเปรียบเทียบว่าอะไรมากกว่า รายได้ VS ทุนชำระแล้ว จากโจทย์ข้อนี้ตัวที่มากกว่าคือรายได้จำนวน 10,000,000 บาท
ขั้นที่ 2 : นำ 0.3% มาคูณ เพื่อคำนวณหาค่ารับรองที่สามารถลงเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ จากโจทย์คำนวณได้ 10,000,000 x 0.3% = 30,000 บาท
ขั้นที่ 3 : นำมาเปรียบเทียบกับค่าใช้จ่ายจริง (ค่ารับรอง) ที่อยู่ในงบการเงิน จำนวน 300,000 บาท
ขั้นที่ 4 : สรุปว่าบริษัทสามารถนำค่ารับรองเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้เพียง 30,000 บาท ถึงแม้ว่าจะบันทึกค่าใช้จ่ายดังกล่าวอยู่ในงบการเงินถึง 300,000 บาท (ต้องบวกกลับ 270,000 บาท ในการคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคล)
ประเด็นภาษีมูลค่าเพิ่มเกี่ยวกับค่ารับรอง
ภาษีซื้อที่เกี่ยวกับค่ารับรองนั้นจะถือเป็น “ภาษีซื้อต้องห้าม” นั่นหมายความว่าบริษัทไม่สามารถนำภาษีซื้อดังกล่าวมาหักออกจากภาษีขาย ในการนำส่งภาษีมูลค่าเพิ่มได้ (แบบ ภ.พ.30) อย่างไรก็ตามภาษีซื้อที่เกิดขึ้นดังกล่าวสามารถนำมาเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการได้
ยกตัวอย่างการบันทึกบัญชีภาษีซื้อของค่ารับรอง
บริษัทจ่ายเงินค่าเลี้ยงรับรองค่าอาหารให้แก่ลูกค้าเป็นจำนวน 2,000 บาท ภาษีมูลค่าเพิ่ม 140 บาท ยอดค่าใช้จ่ายรวม 2,140 บาท การบันทึกบัญชีเป็นดังนี้
Dr. ค่ารับรอง 2,140
Cr. เงินสด / เงินฝากธนาคาร 2,140
(เนื่องจากภาษีซื้อ 140 บาท เป็นภาษีซื้อต้องห้ามไม่สามารถนำไปหักออกจากภาษีขายได้ แต่ยอดดังกล่าวสามารถเป็นค่าใช้จ่ายได้ จึงบันทึก 140 บาท เป็นส่วนหนึ่งของค่ารับรองไปได้เลย)
เอกสารประกอบการลงบัญชีค่ารับรอง
ในการจัดทำเอกสารประกอบค่ารับรองเพื่อให้ถูกต้องตามหลักเกณฑ์ทางภาษีอากร ควรมีเอกสารประกอบดังต่อไปนี้
- ต้องจัดทำใบขออนุมัติเบิกค่ารับรองโดยในขออนุมัติดังกล่าวควรระบุชื่อ ที่อยู่ และหมายเลขโทรศัพท์ของบุคคลที่เลี้ยงรับรองและต้องมีกรรมการ หรือผู้จัดการ หรือบุคคลที่ได้รับมอบหมายจากกิจการให้เป็นผู้มีอำนาจอนุมัติ
- ต้องมีหลักฐานการจ่ายเงินค่ารับรอง เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบสำคัญรับเงิน เป็นต้น
แบบฟอร์ม “ใบขออนุมัติเบิกค่ารับรอง”
แบบฟอร์มที่ควรมีประกอบกับหลักฐานการจ่ายเงินคือ ใบขออนุมัติเบิกค่ารับรอง ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้
ดาวน์โหลดไฟล์ Word ได้ที่นี่ : ใบขออนุมัติเบิกค่ารับรอง
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
คำถาม: เลี้ยงข้าวลูกค้าโดยใช้บัตรเครดิตกรรมการ เบิกเป็นค่ารับรองได้ไหม?
คำตอบ: แม้จะใช้บัตรเครดิตส่วนตัวของกรรมการรูดจ่ายไปก่อน แต่บริษัทสามารถเบิกจ่ายคืนให้กรรมการได้ โดยถือเป็น “เงินสำรองจ่าย” แต่ต้องระวังเรื่องการจัดเตรียมเอกสารให้รัดกุม เพื่อให้สรรพากรยอมรับว่าเป็นรายจ่ายของบริษัทจริง ดังนั้นเอกสารประกอบที่ควรต้องมีตามบทความนี้คือ
-
- ต้องจัดทำใบขออนุมัติเบิกค่ารับรอง
- ต้องมีหลักฐานการจ่ายเงินค่ารับรอง
คำถาม: ให้ของขวัญลูกค้าในวันเกิด ถือเป็นค่ารับรองหรือไม่?
คำตอบ: ถือเป็นค่ารับรอง เพราะการให้ของขวัญแก่ลูกค้าเนื่องในโอกาสพิเศษ เช่น วันเกิด วันปีใหม่ หรือวันครบรอบเปิดบริษัท เข้าข่ายเป็นการให้สิ่งของตามธรรมเนียมประเพณีทางธุรกิจเพื่อรักษาความสัมพันธ์อันดีกับลูกค้า โดยมีเงื่อนไขคือต้องมีผู้รับชัดเจน และควรมีหลักฐานการส่งมอบหรือรับรองจากผู้บริหาร และหากมูลค่าของขวัญเกิน 2,000 บาท ส่วนที่เกินจะถือเป็นรายจ่ายต้องห้าม
สรุป
ค่ารับรอง เช่น การเลี้ยงรับรองลูกค้าหรือการให้ของขวัญตามธรรมเนียมธุรกิจ แม้จะเป็นกลยุทธ์สำคัญในการสร้างความสัมพันธ์ทางการค้า แต่ในมุมของบัญชีและภาษี รายจ่ายส่วนนี้มีรายละเอียดที่ต้องระมัดระวังเป็นพิเศษ ทั้งเกณฑ์เพดาน 0.3% ของรายได้หรือทุนชำระแล้วแล้วแต่อย่างใดจะมากกว่า, เงื่อนไขไม่เกิน 2,000 บาท ต่อคนต่อครั้ง ไปจนถึงประเด็น ภาษีซื้อต้องห้าม ที่มักสร้างความสับสนให้นักบัญชีและเจ้าของกิจการอยู่เสมอ
หัวใจสำคัญที่จะช่วยให้บริษัทประหยัดภาษีได้อย่างถูกต้อง คือ การจัดทำเอกสารหลักฐานที่ครบถ้วนและชัดเจน นั่นเองครับ
หากท่านใดยังมีข้อสงสัยเกี่ยวกับค่ารับรอง ติดต่อมาได้ โทร. 0925863663 , 021245303 Facebook : Build Me Up Consultant Line : @bmu001