ใบวางบิลคืออะไร แตกต่างจากใบแจ้งหนี้อย่างไร?

สารบัญ

1. ใบวางบิลคืออะไร?
2. องค์ประกอบของใบวางบิลและตัวอย่างเอกสาร
3. วิธีการออกใบวางบิล
4. ดาวน์โหลดแบบฟอร์มใบวางบิลฟรี
5. ความแตกต่างระหว่างใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้
6. สรุป

ใบวางบิลคืออะไร?

          ใบวางบิล คือ เอกสารที่ผู้ขายออกให้แก่ผู้ซื้อเพื่อสรุปยอดจ่ายชำระตามรายละเอียดใบแจ้งหนี้ ในแต่ละรอบการเก็บเงินผู้ขายจะต้องดูข้อมูลในระบบบัญชีว่ารอบนี้มีใบแจ้งหนี้ใดที่จะต้องเรียกเก็บแล้วบ้าง จึงต้องมีการสรุปยอดจากใบแจ้งหนี้หลายๆใบออกมาเป็นใบวางบิลเพื่อเรียกเก็บเงิน ยกตัวอย่างเช่น

          ในเดือนมกราคม บริษัท C ได้ส่งสินค้าให้แก่บริษัท D จำนวน 3 ครั้ง เครดิตเทอม 2 เดือน และบริษัท C มีนโยบายในการวางบิลหรือเรียกเก็บเงินเดือนละครั้งตอนสิ้นเดือน ตามรายละเอียดดังนี้

1. ส่งสินค้า วันที่ 5 มีนาคม 2568 ออกใบแจ้งหนี้เลขที่ 20250301 เป็นจำนวน 200,000 บาท
2. ส่งสินค้า วันที่ 15 มีนาคม 2568 ออกใบแจ้งหนี้เลขที่ 20250302 เป็นจำนวน 300,000 บาท
3. ส่งสินค้า วันที่ 25 มีนาคม 2568 ออกใบแจ้งหนี้เลขที่ 20250303 เป็นจำนวน 400,000 บาท
4. วันที่ 31 มีนาคม 2568 วางบิลจำนวน 900,000 บาท เพื่อเรียกชำระเงินค่าส่งสินค้าที่เกิดในเดือนมีนาคมทั้งหมด

รายละเอียดในการวางบิลจะเป็นดังนี้

สำหรับตัวอย่างเอกสารสามารถดูได้ในหัวข้อถัดไป

องค์ประกอบของใบวางบิลและตัวอย่างเอกสาร

ใบวางบิลจะมีองค์ประกอบหลักที่สำคัญดังต่อไปนี้

1. หัวเอกสารคำว่า “ใบวางบิล”
2. เลขที่เอกสาร
3. วันที่ออกเอกสาร
4. ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี เบอร์ติดต่อ และ Email ของผู้ขาย
5. ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี เบอร์ติดต่อ และ Email ของผู้ซื้อ
6. เลขที่ใบแจ้งหนี้ / ใบวางบิล
7. วันที่ตามใบแจ้งหนี้
8. วันที่ครบกำหนดชำระ
9. จำนวนเงิน
10. รายละเอียดการชำระเงิน
11. ลายเซ็นทางฝั่งผู้ขาย (ผู้วางบิล)
12. ลายเซ็นทางฝั่งผู้ซื้อ (ผู้รับวางบิล)

วิธีการออกใบวางบิล

สำหรับวิธีในการออกใบวางบิลจะมี 2 รูปแบบหลักๆคือ

1. ออกใบวางบิลนอกระบบโปรแกรมบัญชี

การออกเอกสารในรูปแบบนี้โดยมากจะเป็นการออกเอกสารโดยใช้ Excel หรือ Word หรือโปรแกรมอื่นๆ จะมีข้อดีตรงที่ยืดหยุ่นกว่า สามารถปรับรูปแบบเอกสารตามที่ต้องการ แต่ก็มีข้อเสียอย่างมากก็คือเราจะต้องจดบันทึกข้างนอกเอาเองว่าใบแจ้งหนี้ใดวางบิลเรียกชำระแล้ว ใบใดที่ยังไม่ได้วางบิล ซึ่งการคุมด้วยโปรแกรมบัญชีนั้นอาจง่ายกว่า

2. การออกใบวางบิลผ่านระบบโปรแกรมบัญชี

การออกเอกสารผ่านโปรแกรมบัญชี ซึ่งมีข้อดีตรงที่รูปแบบเอกสารที่ออกจากโปรแกรมมักจะดูน่าเชื่อถือมากกว่า นอกจากนี้การออกเอกสารดังกล่าวผ่านโปรแกรม ตัวโปรแกรมจะควบคุมให้ว่าใบแจ้งหนี้ใดที่วางบิลไปแล้ว ใบใดที่ยังไม่ได้วาง ทำให้ผู้ใช้งานไม่สับสนกับข้อมูลที่จะต้องวางบิล

ดาวน์โหลดแบบฟอร์มใบวางบิลฟรี

ท่านใดที่ต้องการใบวางบิลในรูปแบบออกนอกระบบโปรแกรมบัญชีสามารถดาวน์โหลดได้จากที่นี่

ตัวอย่างแบบฟอร์มใบวางบิล

ความแตกต่างระหว่างใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้

ใบวางบิลจะเป็นเอกสารที่ออกเพื่อสรุปยอดเรียกเก็บจากใบแจ้งหนี้ ในกรณีที่มีการแจ้งหนี้หลายครั้ง ส่วนใบแจ้งหนี้จะเป็นเอกสารที่แจ้งหนี้ให้ผู้ซื้อทราบเมื่อจบงานในแต่ละครั้ง เช่น เมื่อส่งสินค้าเรียบร้อย หรือ เมื่อได้ให้บริการเสร็จสิ้นเป็นที่เรียบร้อย ยกตัวอย่างเช่น

ในเดือนมกราคม บริษัท A ได้ส่งสินค้าให้แก่บริษัท B จำนวน 3 ครั้งดังนี้

1. ส่งสินค้า วันที่ 5 มกราคม 2568 ออกใบแจ้งหนี้เลขที่ 20250101 เป็นจำนวน 100,000 บาท
2. ส่งสินค้า วันที่ 15 มกราคม 2568 ออกใบแจ้งหนี้เลขที่ 20250102 เป็นจำนวน 200,000 บาท
3. ส่งสินค้า วันที่ 25 มกราคม 2568 ออกใบแจ้งหนี้เลขที่ 20250103 เป็นจำนวน 300,000 บาท

ณ สิ้นเดือน บริษัท A ได้ทำสรุปยอดใบวางบิลเลขที่ 20240101 เพื่อเรียกชำระเงินจากบริษัท B เป็นจำนวนเงิน 600,000 บาท ตามรายละเอียดดังนี้

สรุป

            ใบวางบิลเป็นเอกสารที่ผู้ขายออกให้แก่ผู้ซื้อเพื่อสรุปยอดจ่ายชำระตามรายละเอียดใบแจ้งหนี้ สำหรับวิธีในการออกใบวางบิลจะขึ้นอยู่กับแต่ละผู้ประกอบการว่าจะออกนอกระบบโปรแกรมบัญชีหรือผ่านระบบโปรแกรมบัญชีซึ่งมีข้อดี ข้อเสีย ที่แตกต่างกัน แต่ผู้เขียนคิดว่าการออกเอกสารทั้งหมดในโปรแกรมบัญชีจะสามารถควบคุมการทำงานทางด้านเอกสารได้ง่ายกว่า หวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์ต่อทุกท่านนะครับ