ใบรับเงิน ใบสำคัญรับเงิน ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน คืออะไร?

        โดยปกติแล้วเอกสารที่เอาไว้ใช้เป็นหลักฐานในการจ่ายเงินขององค์กรคือใบเสร็จรับเงิน อย่างไรก็ตามในบางกรณีผู้ประกอบการไม่สามารถขอใบเสร็จรับเงินจากผู้ขายได้ อาจเนื่องมาจากผู้ขายเป็นบุคคลธรรมดาไม่ได้มีการจัดทำเอกสารอย่างเป็นทางการ หรือออกเอกสารให้ถูกต้อง ดังนั้นทางกรมสรรพากรจึงได้มีการจัดทำ คู่มือการจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีที่สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ เพื่อให้ผู้ประกอบการนำมาศึกษาเป็นแนวทางว่าจะต้องทำอย่างไรกรณีที่ผู้ขายไม่มีใบเสร็จรับเงินให้ ซึ่งทางสรรพากรได้แนะนำให้สามารถทำใบรับเงิน ใบสำคัญรับเงิน ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน แทนใบเสร็จรับเงินได้ ในบทความนี้เราจะมาอธิบายเอกสารแต่ละตัวกัน

สารบัญ

1. 1. เงื่อนไขในการนำเอกสารดังกล่าวลงเป็นรายจ่ายทางภาษีอากร
   2. ใบรับเงิน
   3. ใบสำคัญรับเงิน
   4. ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน
   5. ความแตกต่างระหว่าง ใบรับเงิน VS ใบสำคัญรับเงิน VS ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน
   6. สรุป

เงื่อนไขในการนำเอกสารดังกล่าวลงเป็นรายจ่ายทางภาษีอากร

กรณีที่ผู้ประกอบการไม่ได้รับใบเสร็จรับเงิน จึงได้มีการจัดทำ ใบรับเงิน ใบสำคัญรับเงิน หรือ ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน จะมีเงื่อนไขสำคัญคือรายจ่ายดังกล่าวต้องไม่ใช่รายจ่ายต้องห้ามตามมาตรา 65 ตรี จึงจะสามารถนำเอกสารดังกล่าวมาลงเป็นรายจ่ายของกิจการได้

กรณีรายจ่ายของกิจการที่จ่ายจริงแต่ผู้รับเงินไม่มีหลักฐานการรับเงินที่เพียงพอต่อการบันทึกบัญชี กิจการ สามารถจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีได้ โดยอาจเลือกใช้เอกสารอย่างใดอย่างหนึ่งดังต่อไปนี้ตามความเหมาะสม โดยมีรายละเอียดดังต่อไปนี้

ใบรับเงิน

ใบรับเงิน สามารถนำมาเป็นหลักฐานในการจ่ายได้ (หากไม่ใช่รายจ่ายต้องห้ามตามมาตรา 65 ตรี และควรมีเอกสารอื่นประกอบ เช่น สลิปโอนเงิน ภาพถ่ายสินค้า/บริการ สัญญาต่างๆ เป็นต้น) ใช้ในกรณีที่ผู้รับเงินไม่มีใบเสร็จรับเงิน แต่ยินยอมที่จะเซ็นรับเงิน หรือออกใบรับเงินให้ได้ เอกสารดังกล่าวหมาะสำหรับผู้ประกอบการ (ผู้ขาย) ที่มีชื่อกิจการ เช่น ชื่อร้าน หรือชื่อนิติบุคคล เป็นต้น

ข้อมูลสำคัญที่จะต้องมีในใบรับเงินมีดังต่อไปนี้

1. 1. หัวเอกสาร “ใบรับเงิน”
   2. เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ออกใบรับเงิน
   3. ชื่อหรือยี่ห้อของผู้ออกใบรับเงิน
   4. เลขลำดับของเล่มและของใบรับเงิน
   5. วันเดือนปีที่ออกใบรับเงิน
   6. จำนวนเงินที่รับ
   7. ชนิด ชื่อ จำนวนและราคาสินค้า

ตัวอย่างเอกสารใบรับเงิน

เอกสารดังกล่าวสามารถปรับรูปแบบได้ตามความหมาะสม

ดาวน์โหลดแบบฟอร์ม : ใบรับเงิน

ใบสำคัญรับเงิน

ใบสำคัญรับเงิน สามารถนำมาเป็นหลักฐานในการจ่ายได้ (หากไม่ใช่รายจ่ายต้องห้ามตามมาตรา 65 ตรี และควรมีเอกสารอื่นประกอบ เช่น สลิปโอนเงิน ภาพถ่ายสินค้า/บริการ สัญญาต่างๆ เป็นต้น) ใช้ในกรณีที่ผู้รับเงินไม่มีใบเสร็จรับเงิน แต่ยินยอมที่จะเซ็นรับเงิน หรือออกใบสำคัญรับเงินให้ได้ เอกสารดังกล่าวหมาะสำหรับผู้รับเงินที่เป็นบุคคลธรรมดาทั่วไป

ข้อมูลสำคัญที่จะต้องมีในใบสำคัญรับเงินมีดังต่อไปนี้

1. 1. หัวเอกสาร “ใบสำคัญรับเงิน”
   2. เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ออกใบสำคัญรับเงิน
   3. ชื่อ ที่อยู่ ของผู้ออกใบสำคัญรับเงิน
   4. วันเดือนปีที่ออกใบสำคัญรับเงิน
   5. ข้อความที่ระบุว่าได้รับเงินจากใคร
   6. รายละเอียดรายการและจำนวนเงินที่รับ
   7. ลายมือชื่อผู้รับเงิน ผู้จ่ายเงิน

ตัวอย่างเอกสารใบสำคัญรับเงิน

เอกสารดังกล่าวสามารถปรับรูปแบบได้ตามความหมาะสม

ดาวน์โหลดแบบฟอร์ม : ใบสำคัญรับเงิน

ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน

ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินสามารถนำมาเป็นหลักฐานในการจ่ายได้ (หากไม่ใช่รายจ่ายต้องห้ามตามมาตรา 65 ตรี และควรมีเอกสารอื่นประกอบ เช่น สลิปโอนเงิน ภาพถ่ายสินค้า/บริการ สัญญาต่างๆ เป็นต้น) ใช้ในกรณีที่กิจการจ่ายเงินค่าซื้อสินค้าหรือบริการเบ็ดเตล็ดแต่ไม่สามารถเรียกใบเสร็จรับเงินจาก ผู้ขายหรือผู้ให้บริการได้ และผู้ขายไม่ยินยอมเซ็นรับเงินในเอกสารใดๆ กรณีนี้ต้องให้พนักงานของกิจการเป็นผู้รับรองการจ่ายเงินดังกล่าวเอง เอกสารดังกล่าวหมาะสำหรับกรณีที่ผู้รับเงินไม่ยินยอมเซ็นรับเงินให้

ข้อมูลสำคัญที่จะต้องมีในใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินมีดังต่อไปนี้

1. 1. หัวเอกสาร “ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน”
   2. ชื่อนิติบุคคล (ผู้ซื้อ / ผู้รับบริการ)
   3. วัน เดือน ปี ที่จ่ายเงิน
   4. รายละเอียดรายจ่าย
   5. จำนวนเงินที่จ่าย
   6. ข้อความที่ระบุว่า “ข้าพเจ้า ………. (ผู้เบิกจ่าย) ตำแหน่ง ………. ขอรับรองว่า รายจ่ายข้างต้นนี้ไม่อาจเรียกเก็บใบเสร็จรับเงินจากผู้รับได้ และข้าพเจ้าได้จ่ายไปในงานของทาง บริษัท/ห้างหุ้นส่วนจำกัด โดยแท้ตั้งแต่วันที่ ………. ถึงวันที่ ……….”
   7. ลงลายมือชื่อของผู้เบิกจ่าย
   8. ลงลายมือชื่อของผู้อนุมัติการเบิกจ่าย

ตัวอย่างเอกสารใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน

เอกสารดังกล่าวสามารถปรับรูปแบบได้ตามความหมาะสม

ดาวน์โหลดแบบฟอร์ม : ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน

ความแตกต่างระหว่าง ใบรับเงิน VS ใบสำคัญรับเงิน VS ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน

เราลองมาดูสรุปความแตกต่างของเอกสารทั้ง 3 กันดังนี้

จะเห็นได้ว่าเอกสาร ใบรับเงิน ใบสำคัญรับเงิน และ ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน จะใช้ในกรณีที่ผู้ซื้อไม่ได้รับใบเสร็จรับเงินจากผู้ขาย โดยใบรับเงิน จะเหมาะสำหรับกรณีที่ผู้ขายหรือผู้รับเงินเป็นกิจการและยินยอมที่จะเซ็นรับเงิน หรือออกใบรับเงินให้ได้ ส่วนใบสำคัญรับเงิน จะเหมาะสำหรับกรณีที่ผู้ขายหรือผู้รับเงินเป็นบุคคลและยินยอมที่จะเซ็นรับเงิน หรือออกใบสำคัญรับเงินให้ได้ สุดท้ายใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินจะเอาไว้ใช้ในกรณีที่ผู้ซื้อไม่ได้ใบเสร็จรับเงิน และผู้ขาย (ไม่ว่าจะเป็นกิจการหรือบุคคล) ไม่ยินยอมที่จะเซ็นรับเงินลงในเอกสารใดๆให้ ผู้ซื้อจึงต้องเซ็นรับรองลงในเอกสารใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินเอง

สรุป

ในกรณีที่กิจการไม่สามารถขอใบเสร็จที่ถูกต้องจากผู้ขายได้ สรรพากรให้แนวทางในการปฏิบัติเอาไว้ว่ากิจการสามารถใช้เอกสาร ใบรับเงิน ใบสำคัญรับเงิน ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน ทดแทนได้ อย่างไรก็ตามค่าใช้จ่ายดังกล่าวจะต้องไม่ใช่รายจ่ายต้องห้ามตามมาตรา 65 ตรี กิจการสามารถนำเอกสารดังกล่าวมาลงเป็นรายจ่ายของกิจการได้ หากมีเอกสารประกอบครบถ้วน เช่น สลิปโอนเงิน ภาพถ่ายสินค้า/บริการ สัญญาต่างๆ เป็นต้น