เจ้าหนี้การค้า (AP) คืออะไร? อยู่หมวดไหน? มาทำความเข้าใจกัน

สารบัญ (Table of content)

1. เจ้าหนี้การค้า (AP) คืออะไร?

• •  คำนิยาม
  • จุดที่รับรู้รายการเจ้าหนี้การค้า

2. เจ้าหนี้การค้า “อยู่หมวดไหน” ทางบัญชีและการเงิน?
   • การจัดหมวดหมู่ทางบัญชี
   • การบันทึกบัญชี
3. กระบวนการจัดซื้อที่เกี่ยวข้องกับเจ้าหนี้การค้า
4. เจ้าหนี้การค้า VS เจ้าหนี้อื่น แตกต่างกันอย่างไร?
5. อัตราส่วนทางการเงินที่เกี่ยวข้องกับเจ้าหนี้การค้า
   • อัตราส่วนหมุนเวียนเจ้าหนี้การค้า (AP Turnover)
   • ระยะเวลาในการจ่ายชำระหนี้ (Payment period)
6. สรุป

เจ้าหนี้การค้า (AP) คืออะไร?

คำนิยาม

เจ้าหนี้การค้า (Accounts payable หรือย่อสั้นๆว่า AP) คือ เงินค่าสินค้าหรือค่าบริการที่บริษัทค้างจ่ายซัพพลายเออร์หรือผู้ขาย จากการที่บริษัทซื้อสินค้าหรือบริการมาแบบเงินเชื่อ โดยมีข้อตกลงว่าจะชำระคืนภายในระยะเวลาที่กำหนด เช่น 30 วัน, 60 วัน หรือที่เรียกว่า “เครดิตเทอม” (Credit Term) ยกตัวอย่างเช่น ณ วันที่ 1 มกราคม บริษัทได้สั่งซื้อสินค้าในราคา 50,000 บาท โดยได้รับสินค้าในวันที่ 10 มกราคม ดังนั้นในวันที่ได้รับสินค้าวันที่ 10 มกราคม บริษัทจะต้องบันทึกรับรู้เจ้าหนี้การค้าจำนวน 50,000 บาท

จุดที่รับรู้รายการเจ้าหนี้การค้า

กรณีการซื้อสินค้า

ในกรณีการซื้อสินค้า จุดที่จะต้องรับรู้รายการเจ้าหนี้การค้า คือจุดที่ทางบริษัทได้รับสินค้าเรียบร้อยแล้ว

กรณีการให้บริการ

ในกรณีการให้บริการ จุดที่จะต้องรับรู้รายการเจ้าหนี้การค้า คือจุดที่ทางบริษัทได้รับบริการเป็นที่เรียบร้อยแล้ว

เจ้าหนี้การค้า “อยู่หมวดไหน” ทางบัญชีและการเงิน?

การจัดหมวดหมู่ทางบัญชี

เจ้าหนี้การค้า ถือเป็นหนี้สินหมุนเวียนในงบฐานะการเงิน ซึ่งถือเป็นหนี้สินระยะสั้น เนื่องจากเครดิตเทอม (Credit term) ของเจ้าหนี้การค้าโดยปกติจะไม่ถึง 1 ปี

การบันทึกบัญชี

ในการบันทึกบัญชีเมื่อได้รับสินค้าหรือได้รับบริการ จะบันทึกบัญชีดังต่อไปนี้

Dr. สินค้าคงเหลือ / ค่าบริการต่างๆ                        xx

          Cr. เจ้าหนี้การค้า                                                 xx

ตอนจ่ายชำระเงิน ก็จะต้องล้างเจ้าหนี้การค้าออก โดยบันทึกบัญชีดังนี้

Dr. เจ้าหนี้การค้า                                                 xx

          Cr. เงินฝากธนาคาร                                             xx

กระบวนการจัดซื้อที่เกี่ยวข้องกับเจ้าหนี้การค้า

1. ในกระบวนการจัดซื้อจะเริ่มต้นด้วย ใบสั่งซื้อ ซึ่งเป็นเอกสารที่เอาไว้ใช้ในการสั่งซื้อสินค้าหรือบริการ ซึ่งจะต้องได้รับการอนุมัติโดยผู้มีอำนาจที่เหมาะสม
2. ใบสั่งซื้อ จะถูกส่งไปให้แก่ Supplier เพื่อสั่งซื้อสินค้าหรือบริการ
3. เมื่อถึงกำหนดการส่งสินค้า/บริการ Supplier ก็จะมาส่งสินค้าให้แก่บริษัทพร้อมกับใบแจ้งหนี้ โดยบริษัทจะต้องมีการตรวจสอบและเซ็นรับสินค้า หรือออกใบรับสินค้า เพื่อเป็นหลักฐานในการรับสินค้า/บริการ
4. เมื่อรับสินค้า/บริการ เรียบร้อย จะเป็นจุดที่บริษัทจะต้องรับรู้ เจ้าหนี้การค้า เข้ามาในงบการเงิน เนื่องจากความเสี่ยงและภาระต่างๆในตัวสินค้านั้นได้ถูกโอนมาที่บริษัทแล้ว

เจ้าหนี้การค้า VS เจ้าหนี้อื่น แตกต่างกันอย่างไร?

เจ้าหนี้การค้า คือ เงินค่าสินค้าหรือค่าบริการที่บริษัทค้างจ่ายซัพพลายเออร์หรือผู้ขาย ซึ่งเกิดจากธุรกิจหลักของบริษัท ยกตัวอย่างเช่น

• • บริษัทที่ผลิตสินค้าเพื่อขาย เงินค่าวัตถุดิบที่นำมาใช้ในการผลิตสินค้าที่บริษัทค้างจ่ายซัพพลายเออร์จะถือเป็นเจ้าหนี้การค้า เนื่องจากเกี่ยวเนื่องกับการผลิตซึ่งเป็นธุรกิจหลัก
  • บริษัทที่ให้บริการทำความสะอาด เงินค่าน้ำยาล้างทำความสะอาดค้างจ่ายซัพพลายเออร์ที่นำมาใช้ในการให้บริการจะถือเป็นเจ้าหนี้การค้า เนื่องจากเกี่ยวเนื่องกับธุรกิจหลัก

เจ้าหนี้อื่น คือ เงินค่าสินทรัพย์อื่นๆหรือค่าบริการอื่นที่บริษัทค้างจ่ายซัพพลายเออร์ แต่ไม่ได้เกี่ยวเนื่องกับธุรกิจหลัก ยกตัวอย่างเช่น

• • บริษัทที่ผลิตสินค้าเพื่อขาย เงินค่าอุปกรณ์เครื่องเขียนที่บริษัทค้างจ่ายซัพพลายเออร์จะถือเป็นเจ้าหนี้อื่น เนื่องจากไม่ได้เกี่ยวเนื่องกับการผลิตหรือธุรกิจหลักของบริษัท
  • บริษัทที่ให้บริการทำความสะอาด เงินค่าอินเตอร์เน็ตค้างจ่ายซัพพลายเออร์จะถือเป็นเจ้าหนี้อื่น เนื่องจากรายการที่ซื้อไม่ได้เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลัก

อัตราส่วนทางการเงินที่เกี่ยวข้องกับเจ้าหนี้การค้า

อัตราส่วนหมุนเวียนเจ้าหนี้การค้า (AP Turnover)

คือ ค่าดัชนีที่ใช้วัดว่าในหนึ่งรอบปี (หรือรอบระยะเวลาที่กำหนด) ธุรกิจมีการชำระเงินคืนแก่เจ้าหนี้การค้ากี่ครั้ง เป็นตัวบ่งชี้ถึง “ประสิทธิภาพในการบริหารหนี้” และ “สภาพคล่องของธุรกิจ”

สูตรการคำนวณ

อัตราส่วนหมุนเวียนเจ้าหนี้การค้า = ยอดซื้อเชื่อสุทธิ / เจ้าหนี้การค้าเฉลี่ย

ยอดซื้อเชื่อสุทธิ คือ ยอดซื้อสินค้าที่เป็นเงินเชื่อทั้งหมด (หากหาไม่ได้ มักใช้ ต้นทุนขาย (COGS) แทนในการวิเคราะห์)

เจ้าหนี้การค้าเฉลี่ย คือ คำนวณจาก (เจ้าหนี้ต้นงวด + เจ้าหนี้ปลายงวด) / 2

การแปลความหมาย

ค่าที่ได้สูง (High Ratio):

• • หมายความว่าธุรกิจชำระหนี้เร็วมาก
  • ข้อดี: สร้างความน่าเชื่อถือให้ซัพพลายเออร์ อาจได้ส่วนลดเงินสด หรือต่อรองราคาได้ง่ายขึ้นในอนาคต
  • ข้อเสีย: อาจหมายถึงการบริหารเงินสดไม่เก่ง คือรีบจ่ายเงินออกไปเร็วเกินไป ทั้งที่สามารถนำเงินนั้นไปหมุนเวียนทำกำไรอย่างอื่นก่อนได้

ค่าที่ได้ต่ำ (Low Ratio):

• • หมายความว่าธุรกิจชำระหนี้ช้า หรือใช้เวลานานกว่าจะจ่ายเงิน
  • ข้อดี: ธุรกิจมีเงินสดหมุนเวียนในมือนานขึ้น (เหมือนได้เงินกู้ไม่มีดอกเบี้ยมาใช้)
  • ข้อเสีย: หากต่ำเกินไปอาจเป็นสัญญาณว่า “ขาดสภาพคล่อง” หรือมีปัญหาทางการเงิน จนไม่สามารถชำระหนี้ได้ตามกำหนด และอาจเสียความสัมพันธ์กับคู่ค้า

ระยะเวลาในการจ่ายชำระหนี้ (Payment period)

คือ ตัวเลขที่บอกเราว่า โดยเฉลี่ยแล้วบริษัทใช้เวลากี่วันในการจ่ายเงินคืนให้แก่เจ้าหนี้การค้า (Suppliers) หลังจากที่ได้รับสินค้าหรือบริการมาแล้ว

สูตรการคำนวณ

ระยะเวลาในการจ่ายชำระหนี้ = 365 / อัตราส่วนหมุนเวียนเจ้าหนี้การค้า

การแปลความหมาย

จำนวนวันมาก (จ่ายช้า) :

• • หมายความว่าธุรกิจชำระหนี้ช้า หรือใช้เวลานานกว่าจะจ่ายเงิน
  • ข้อดี: ธุรกิจมีเงินสดหมุนเวียนในมือนานขึ้น (เหมือนได้เงินกู้ไม่มีดอกเบี้ยมาใช้)
  • ข้อเสีย: หากจ่ายช้าเกินไปอาจเป็นสัญญาณว่า “ขาดสภาพคล่อง” หรือมีปัญหาทางการเงิน จนไม่สามารถชำระหนี้ได้ตามกำหนด และอาจเสียความสัมพันธ์กับคู่ค้า

จำนวนวันน้อย (จ่ายเร็ว):

• • หมายความว่าธุรกิจชำระหนี้เร็วมาก
  • ข้อดี: สร้างความน่าเชื่อถือให้ซัพพลายเออร์ อาจได้ส่วนลดเงินสด หรือต่อรองราคาได้ง่ายขึ้นในอนาคต
  • ข้อเสีย: อาจหมายถึงการบริหารเงินสดไม่เก่ง คือรีบจ่ายเงินออกไปเร็วเกินไป ทั้งที่สามารถนำเงินนั้นไปหมุนเวียนทำกำไรอย่างอื่นก่อนได้

สรุป

เจ้าหนี้การค้า (Accounts payable หรือย่อสั้นๆว่า AP) คือ เงินค่าสินค้าหรือค่าบริการที่บริษัทค้างจ่ายซัพพลายเออร์หรือผู้ขาย จากการที่บริษัทซื้อสินค้าหรือบริการมาแบบเงินเชื่อ โดยมีข้อตกลงว่าจะชำระคืนภายในระยะเวลาที่กำหนด

หากท่านใดมีข้อสงสัยเกี่ยวกับเจ้าหนี้การค้า หรือการทำบัญชีติดต่อมาได้ โทร. 0925863663 , 021245303 Facebook : Build Me Up Consultant Line : @bmu001