เงินทดรองจ่ายคืออะไร และอยู่หมวดไหนในงบการเงิน?

สารบัญ

1. ทำความรู้จักกับ “เงินทดรองจ่าย” (Advance Payment)

• • เงินทดรองจ่ายคืออะไร?
  • วัตถุประสงค์ของการมีเงินทดรองจ่ายในองค์กร
  • ความแตกต่างระหว่าง เงินทดรองจ่าย vs เงินสดย่อย

2. เงินทดรองจ่ายอยู่หมวดไหนในงบการเงิน และการบันทึกบัญชีเป็นอย่างไร?

• • การบันทึกบัญชีเมื่อจ่ายเงินออกไป
  • การบันทึกบัญชีเมื่อพนักงานนำใบเสร็จมาคืน (การล้างเงินทดรอง)

3. กระบวนการจัดการเงินทดรองจ่ายอย่างมืออาชีพ

• • ขั้นตอนการขออนุมัติเงินทดรองจ่าย
  • เอกสารที่ต้องใช้ในการเคลียร์เงินทดรองจ่าย
  • กำหนดระยะเวลาที่เหมาะสมในการคืนเงินทดรอง

4. คำถามที่พบบ่อย (FAQs)
5. สรุป

ทำความรู้จักกับ “เงินทดรองจ่าย” (Advance Payment)

เงินทดรองจ่ายคืออะไร?

เพื่อให้เข้าใจง่ายที่สุด “เงินทดรองจ่าย” (Advance Payment) คือ เงินที่บริษัทสำรองจ่ายให้แก่พนักงาน (หรือบุคคลอื่น) ล่วงหน้า เพื่อนำไปใช้จ่ายในกิจกรรมของบริษัทตามที่ได้รับมอบหมาย โดยที่ยังไม่รู้จำนวนค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงจะเป็นเท่าไหร่ เมื่อพนักงานหรือบุคคลอื่นได้ไปซื้อสินค้าหรือบริการนั้นมาแล้ว ก็จะต้องมา Clear เงินทดรองจ่ายกับบริษัท ซึ่งการ Clear เงินทดรองจ่ายแบ่งออกเป็น 2 กรณีดังนี้

1. หากเงินทดรองที่พนักงานหรือบุคคลอื่นได้รับไป มากกว่า ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง พนักงานก็จะต้องนำเงินส่วนต่างนั้นมาคืนแก่บริษัท

ยกตัวอย่างเช่น พนักงาน A ได้รับเงินทดรองจ่ายจากบริษัทเป็นจำนวน 500 บาท เพื่อนำไปซื้ออุปกรณ์ซ่อมแซมไฟฟ้า ค่าอุปกรณ์ที่ซื้อมานั้นราคา 450 บาท ดังนั้น พนักงาน A ก็ต้องคืนเงินบริษัท 50 บาท ในขั้นตอนการ Clear เงินทดรองจ่าย

2. หากเงินทดรองที่พนักงานหรือบุคคลอื่นได้รับไป น้อยกว่า ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง บริษัทก็จะต้องจ่ายเงินส่วนต่างนั้นคืนให้แก่พนักงาน

ยกตัวอย่างเช่น พนักงาน B ได้รับเงินทดรองจ่ายจากบริษัทเป็นจำนวน 500 บาท เพื่อนำไปซื้ออุปกรณ์ซ่อมแซมไฟฟ้า ค่าอุปกรณ์ที่ซื้อมานั้นราคา 600 บาท ซึ่งพนักงาน B ได้ออกเงินส่วนต่างไปแล้วตอนซื้อ ดังนั้นบริษัทก็ต้องคืนเงินพนักงาน B 100 บาท ในขั้นตอนการ Clear เงินทดรองจ่าย

วัตถุประสงค์ของการมีเงินทดรองจ่ายในองค์กร

การมีระบบ “เงินทดรองจ่าย” ไม่ได้มีไว้เพื่อความสะดวกของพนักงานเพียงอย่างเดียว แต่เป็นกลยุทธ์สำคัญในการบริหารจัดการกระแสเงินสดและลดอุปสรรคในการดำเนินธุรกิจได้อีกด้วย

วัตถุประสงค์หลักของการมีเงินทดรองจ่ายในองค์กรมีดังนี้

1. เพื่อความคล่องตัวในการปฏิบัติงาน

ในหลายกรณี พนักงานจำเป็นต้องจ่ายเงินหน้างานทันทีเพื่อให้งานเดินต่อไปได้ เช่น ค่าซ่อมเครื่องจักรฉุกเฉิน หรือค่ารับรองลูกค้า

• • ไม่ต้องรอกระบวนการจัดซื้อ: การออกเช็คหรือโอนเงินผ่านระบบบริษัท (Corporate Payment) อาจใช้เวลาหลายวัน การให้เงินทดรองทำให้พนักงานแก้ปัญหาเฉพาะหน้าได้ทันที
  • ลดภาระพนักงาน: พนักงานไม่ต้องควักเงินส่วนตัวจ่ายไปก่อน ซึ่งอาจสร้างความลำบากใจและส่งผลต่อขวัญกำลังใจ โดยเฉพาะในรายการที่มีมูลค่าสูง

2. เพื่อใช้เป็นเครื่องมือควบคุมงบประมาณ

เงินทดรองจ่ายช่วยให้ฝ่ายบัญชีเห็นภาพรวมว่า กำลังจะมีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นเท่าไหร่ในอนาคตอันใกล้ โดยประเมินจากบัญชีเงินทดรองจ่ายที่แสดงอยู่ในงบการเงิน ซึ่งหลักการในการควบคุมงบประมาณที่เกี่ยวข้องกับเงินทดรองจ่ายมีดังนี้

• • การจำกัดวงเงิน: บริษัทสามารถกำหนดเพดานเงินทดรองตามความเหมาะสมของตำแหน่งหรือประเภทงาน
  • การอนุมัติก่อนใช้: ก่อนที่พนักงานจะได้รับเงิน ต้องผ่านการอนุมัติจากหัวหน้างานก่อนเสมอ ทำให้มั่นใจได้ว่าเงินถูกนำไปใช้ในกิจกรรมที่ตรงกับเป้าหมายบริษัท

3. เพื่อความถูกต้องตามหลักการบัญชีและภาษี

การใช้ระบบเงินทดรองจ่ายช่วยให้บริษัทได้รับเอกสารที่ถูกต้องและครบถ้วนดังนี้

• • บังคับการเก็บใบเสร็จ: ระบบเงินทดรองจ่ายจะต้องมีเงื่อนไขว่า “ต้องล้างยอดด้วยใบเสร็จ” ทำให้พนักงานกระตือรือร้นในการขอเอกสารใบเสร็จและใบกำกับภาษีที่ถูกต้องมาคืนบริษัท หากไม่มีเอกสารที่ถูกต้องมาก็จะไม่สามารถเบิกคืนเงินได้ เป็นต้น
  • บริหารภาษีซื้อ: ช่วยให้บริษัทสามารถนำภาษีซื้อ (VAT 7%) มาใช้สิทธิหักภาษีขายได้อย่างครบถ้วนและรวดเร็ว

ความแตกต่างระหว่าง เงินทดรองจ่าย vs เงินสดย่อย

ผมได้ทำสรุปตารางเปรียบเทียบระหว่าง เงินทดรองจ่าย vs เงินสดย่อย มาให้ดังนี้

เงินทดรองจ่ายอยู่หมวดไหนในงบการเงิน และการบันทึกบัญชีเป็นอย่างไร?

เมื่อบริษัทได้จ่ายเงินทดรองจ่ายออกไป ส่วนใหญ่จะบันทึกรายการเป็น เงินทดรองจ่าย หรือ ลูกหนี้พนักงาน ซึ่งรายการนี้จะจัดประเภทเป็นสินทรัพย์หมุนเวียนในงบฐานะการเงิน โดยมีขั้นตอนในการบันทึกบัญชีดังนี้

การบันทึกบัญชีเมื่อจ่ายเงินออกไป

พนักงาน A ได้รับเงินทดรองจ่ายจากบริษัทเป็นจำนวน 500 บาท เพื่อนำไปซื้ออุปกรณ์ซ่อมแซมไฟฟ้า

Dr. เงินทดรองจ่าย หรือ ลูกหนี้พนักงาน                500

Cr. เงินสด / เงินสดย่อย                                        500

กระบวนการจัดการเงินทดรองจ่ายอย่างมืออาชีพ

ขั้นตอนการขออนุมัติเงินทดรองจ่าย

เพื่อให้ระบบการควบคุมภายในของบริษัทแข็งแรงและตรวจสอบได้ง่าย ขั้นตอนการขออนุมัติเงินทดรองจ่ายควรมีลักษณะเป็น Standard Operating Procedure (SOP) ที่ชัดเจนโดยปกติจะประกอบด้วย 5 ขั้นตอนหลัก ดังนี้

1. พนักงานจัดทำใบขออนุมัติ (Request)
2. หัวหน้างานตรวจสอบและอนุมัติ (Approval)
3. ฝ่ายบัญชีตรวจสอบและจ่ายเงิน (Disbursement)
4. พนักงานนำเงินไปใช้และเก็บหลักฐาน (Spending)
5. การล้างยอดเงินทดรองจ่าย (Settlement / Clearing)

เอกสารที่ต้องใช้ในการเคลียร์เงินทดรองจ่าย

การเคลียร์เงินทดรองจ่าย (Settlement) เป็นขั้นตอนที่สำคัญมาก เพราะหากเอกสารไม่ครบถ้วน บริษัทอาจจะไม่สามารถนำรายจ่ายนั้นไปหักออกในการคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคลได้ หรือไม่สามารถขอคืนภาษีซื้อได้ เอกสารควรมีดังนี้

• • ใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ : ต้องระบุชื่อ-ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของ “บริษัท” ให้ถูกต้อง (ไม่ใช่ชื่อพนักงาน)
  • ใบเสร็จรับเงิน : กรณีที่คู่ค้าไม่ได้จดทะเบียน VAT หรือเป็นค่าใช้จ่ายที่ไม่มีภาษีมูลค่าเพิ่ม (เช่น ค่าทางด่วน)
  • บิลเงินสด : หากเป็นร้านค้าเล็กๆ ควรให้เขาระบุชื่อ-นามสกุล และที่อยู่ของผู้ขาย พร้อมแนบสำเนาบัตรประชาชนผู้ขาย (ถ้าเป็นไปได้) เพื่อยืนยันตัวตน
  • หลักฐานการโอนเงินคืน (ถ้ามีเงินเหลือ) : หากพนักงานใช้เงินไม่หมด และโอนเงินส่วนต่างคืนเข้าบัญชีบริษัท ต้องแนบสลิปนี้มาพร้อมกับชุดเอกสารเคลียร์เงินด้วย

กำหนดระยะเวลาที่เหมาะสมในการคืนเงินทดรอง

การกำหนดระยะเวลาคืนเงินทดรองจ่ายที่เหมาะสมเป็นเรื่องสำคัญมาก เพราะหากปล่อยไว้นานเกินไป จะกลายเป็น “เงินทดรองจ่ายค้างนาน” ซึ่งอาจทำให้เกิดการทุจริต และอาจถูกมองว่าเป็นการนำเงินบริษัทไปใช้ส่วนตัวได้ โดยปกติแล้ว ระยะเวลาที่เหมาะสมที่นิยมใช้กันในองค์กรส่วนใหญ่อยู่ที่ประมาณ 7 – 15 วันทำการ

คำถามที่พบบ่อย (FAQs)

สรุป

เงินทดรองจ่าย (Advance Payment) คือเครื่องมือสำคัญที่ช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการดำเนินงาน โดยในงบการเงินจะถูกจัดประเภทเป็น “สินทรัพย์หมุนเวียน” และจะถูกบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายเมื่อมีการนำใบเสร็จมาล้างออก หัวใจสำคัญของการบริหารเงินทดรองจ่ายคือ “ระบบการควบคุมภายใน” ที่ดี ตั้งแต่การอนุมัติที่สมเหตุสมผล การจัดเก็บเอกสารใบกำกับภาษีที่ถูกต้องตามหลักสรรพากร ไปจนถึงการกำหนดระยะเวลาคืนเงินที่ชัดเจน เพื่อป้องกันปัญหาเงินทดรองจ่ายค้างนาน

หากท่านใดยังมีข้อสงสัยเกี่ยวกับเงินทดรองจ่าย ติดต่อมาได้ โทร. 0925863663 , 021245303 Facebook : Build Me Up Consultant Line : @bmu001