สารบัญ
ทำความรู้จักกับเงินสดย่อย
เงินสดย่อยคืออะไร?
เงินสดย่อย (Petty cash) คือ เงินสดที่กิจการเบิกมาถือเอาไว้ในรูปธนบัตรหรือเหรียญและเก็บเอาไว้ที่ผู้รักษาเงินสดย่อย (พนักงานของกิจการ) โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อเอาไว้เบิกจ่าย ค่าใช้จ่ายเล็กๆน้อยๆ เพื่อความสะดวก คล่องตัว และไม่ต้องดำเนินการตามกระบวนการจ่ายแบบเต็มรูปแบบ
ทำไมธุรกิจต้องมีเงินสดย่อย?
เพื่อความสะดวกคล่องตัวในการดำเนินธุรกิจ เพราะในการทำธุรกิจบางครั้งค่าใช้จ่ายเล็กๆน้อยๆบางอย่างก็จะต้องจ่ายทันที เช่น ค่าส่งเอกสาร/พัสดุ, ค่าอุปกรณ์เครื่องเขียนเล็กๆ น้อยๆ, ค่าน้ำดื่มหรือค่าขนมรับรองแขก เป็นต้น เพื่อให้ธุรกิจสามารถดำเนินการต่อไปได้อย่างรวดเร็ว
ใครคือผู้รักษาเงินสดย่อย หน้าที่มีอะไรบ้าง?
ผู้รักษาเงินสดย่อย ควรจะเป็นผู้ที่ไม่มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับการบันทึกบัญชีเพื่อการแบ่งแยกหน้าที่ที่ดี ยกตัวอย่างเช่น พนักงานฝ่ายการเงิน โดยมีหน้าที่หลักดังต่อไปนี้
-
- เก็บรักษาเงินสด: ต้องดูแลเงินสดให้ปลอดภัย (ควรในกล่องเหล็กที่มีกุญแจล็อก หรือลิ้นชักที่ปลอดภัย)
- ตรวจสอบเอกสาร: ก่อนจ่ายเงินออกไป ต้องดูว่าการเบิกนั้นถูกต้องตามระเบียบ เช่น มีลายเซ็นอนุมัติ และมีใบเสร็จรับเงินมาแนบหรือไม่
- จัดทำใบสำคัญจ่ายเงินสดย่อย (Petty cash voucher): บันทึกรายละเอียดการจ่ายเงินทุกครั้งลงในใบสำคัญจ่ายเงินสดย่อย เพื่อเอาไว้บันทึกบัญชี
- บันทึกทะเบียนคุมเงินสดย่อย: จดบันทึกการรับ-จ่ายเงินลงในสมุดทะเบียนคุมเงินสดย่อย เพื่อให้ทราบยอดเงินคงเหลือในมือตลอดเวลา
- ขอเบิกเงินชดเชย: เมื่อเงินใกล้หมด ต้องรวบรวมใบสำคัญจ่ายทั้งหมดไปเบิกเงินจากฝ่ายบัญชี เพื่อนำเงินมาเติมให้เต็มวงเงินเดิม
หลักการระบบเงินสดย่อยแบบวงเงินคงที่ (วิธียอดนิยมที่สุด)
การกำหนดวงเงินสดย่อย
การกำหนดวงเงินสดย่อยที่เหมาะสมเป็นเรื่องที่ต้องทำเป็นอันดับแรก ซึ่งแต่ละธุรกิจจะมีวงเงินสดย่อยที่เหมาะสมไม่เท่ากัน การกำหนดวงเงินสดย่อยที่น้อยเกินไปอาจทำให้เกิดปัญหาการดำเนินธุรกิจไม่คล่องตัวเพราะจะต้องเบิกเงินชดเชยมาเติมบ่อยๆเมื่อเงินหมด แต่การกำหนดวงเงินสดย่อยที่มากเกินไปก็อาจทำให้เกิดความเสี่ยงในการทุจริตที่มากขึ้นได้เช่นเดียวกัน
ดังนั้นแต่ละองค์กรควรพิจารณาความหมาะสมของวงเงินสดย่อย เพื่อไม่ให้น้อยเกินไปเพราะจะไม่สะดวก และไม่มากเกินไปจนทำให้เกิดความเสี่ยงในการทุจริต ยกตัวอย่างเช่น บริษัท A ตั้งค่าวงเงินสดย่อยที่เหมาะสมเอาไว้ที่ 50,000 บาท เป็นต้น
การเบิกจ่ายเงินสดย่อย
กรณีที่ผู้ขอเบิกจ่ายเงินออกไปก่อน
-
- ผู้ขอเบิกเงินสดย่อยกรอกรายละเอียดในใบเบิกเงินสดย่อย เช่น วันที่จ่ายเงิน, รายละเอียดค่าใช้จ่าย, จำนวนเงิน, ชื่อผู้ขอเบิก และลงลายมือชื่อผู้ขอเบิก
- ผู้ขอเบิกเงินสดย่อย แนบเอกสารหลักฐานการจ่ายเงินที่ตนได้ออกไปล่วงหน้า เช่น ใบเสร็จรับเงิน
- ผู้รักษาเงินสดย่อยตรวจสอบเอกสาร จำนวนเงินที่ขอเบิก กับ ใบเสร็จรับเงิน ว่าถูกต้องตรงกัน และเซ็นอนุมัติการเบิกลงในใบเบิกเงินสดย่อย
- ผู้รักษาเงินสดย่อยจ่ายเงินให้แก่ผู้ขอเบิก
กรณีที่ผู้ขอเบิกจ่ายเงินไม่ได้จ่ายเงินออกไปก่อน
กรณีที่ผู้ขอเบิกไม่ได้จ่ายเงินออกไปก่อน จะมีขั้นตอนเพิ่มเติมจาก กรณีที่ผู้ขอเบิกจ่ายเงินออกไปก่อน ตรงที่จะต้องมี Step การเคลียร์เงินส่วนต่างที่ได้รับกับค่าใช้จ่ายที่จ่ายออกไปจริงๆ ขั้นตอนมีดังนี้
-
- ผู้ขอเบิกเงินสดย่อยกรอกรายละเอียดในใบเบิกเงินสดย่อย เช่น วันที่จ่ายเงิน, รายละเอียดค่าใช้จ่าย, จำนวนเงิน, ชื่อผู้ขอเบิก และลงลายมือชื่อผู้ขอเบิก เช่น นาย ก ขอเบิกเงิน 1,000 บาท เพื่อซื้อวัสดุในการซ่อมแซมเครื่องจักร
- ผู้รักษาเงินสดย่อยตรวจสอบเอกสาร จำนวนเงินที่ขอเบิก ว่าสมเหตุสมผลหรือไม่ และเซ็นอนุมัติการเบิกลงในใบเบิกเงินสดย่อย
- ผู้รักษาเงินสดย่อยจ่ายเงินจำนวน 1,000 บาท ให้แก่ผู้ขอเบิก นาย ก ตามรายการที่ขอเบิก
- นาย ก ไปซื้อวัสดุในการซ่อมแซมเครื่องจักร ปรากฎว่าค่าใช้จ่ายอยู่ที่ 900 บาท
- ผู้ขอเบิกเงินสดย่อย นาย ก ส่งเอกสารหลักฐานการจ่ายเงิน ซึ่งคือใบเสร็จรับเงินจำนวน 900 บาท
- ผู้รักษาเงินสดย่อย ตรวจสอบใบเสร็จพบว่ามียอด 900 บาท แต่จ่ายเงินออกไป 1,000 บาท มีส่วนต่าง 100 บาท ดังนั้นผู้ขอเบิกเงินสดย่อย นาย ก จึงต้องคืนเงินให้แก่ ผู้รักษาเงินสดย่อย จำนวน 100 บาท (ตอนคืนเงินอาจกรอกในแบบฟอร์มใบเบิกเงินสดย่อยใบเดิม ว่ามีค่าใช้จ่ายจริงเท่าใด มีส่วนต่างเท่าใดที่ต้องคืนเงินกัน)
การขอเบิกเงินชดเชย
นอกจากต้องมีการกำหนดวงเงินสดย่อยแล้ว จะต้องมีการกำหนดการเบิกเงินชดเชยเงินสดย่อยด้วยว่าเมื่อยอดเงินเหลือเท่าไหร่ ถึงจะต้องมีการเบิกเงินชดเชย ยกตัวอย่างเช่น บริษัทกำหนดนโยบายการเบิกเงินชดเชยเอาไว้เมื่อเงินสดย่อยเหลือต่ำว่า 10,000 บาท
สมมติว่าเงินสดย่อยเหลือ 9,500 บาท แสดงว่าค่าใช้จ่ายทั้งหมดอยู่ที่ 50,000 – 9,500 = 40,500 บาท ผู้รักษาเงินสดย่อยจะต้องรวบรวมเอกสารค่าใช้จ่าย (เช่น ใบเสร็จรับเงิน) ทั้งหมด พร้อมทะเบียนคุมเงินสดย่อย ส่งไปให้ฝ่ายบัญชี เพื่อทำการบันทึกค่าใช้จ่ายทั้งหมด และทำเรื่องจ่ายเงิน เพื่อเบิกเงินสด 40,500 บาท กลับมาที่วงเงินสดย่อย เพื่อให้วงเงินสดย่อยถูกเติมกลับมาที่ 50,000 บาท เหมือนเดิม
การบันทึกบัญชีเงินสดย่อย
โดยปกติแล้วใน 2 ขั้นตอนแรก คือ การกำหนดวงเงินสดย่อย / การเบิกจ่ายเงินสดย่อย จะไม่มีการบันทึกบัญชีเลย การบันทึกบัญชีจะเกิดขึ้นในขั้นตอน การขอเบิกเงินชดเชย โดยหลังจากที่ผู้รักษาเงินสดย่อยส่งเอกสารทั้งหมดจำนวน 40,500 บาท พร้อมใบเสร็จทั้งหมดมาให้แก่ฝ่ายบัญชี ฝ่ายบัญชีก็จะต้องตรวจสอบเอกสารใบเสร็จรับเงินว่ามีครบถ้วนและถูกต้องหรือไม่ และบันทึกบัญชีดังนี้
Dr. ค่าใช้จ่ายต่างๆ 40,500
Cr. เงินฝากธนาคาร 40,500
วิธีการบันทึกบัญชีดังกล่าวในตอนสิ้นปีหรือตอนสิ้นรอบปิดงบการเงิน หากมีเงินสดย่อยที่ยังไม่ได้มาเบิก อาจทำให้เกิดปัญหาบันทึกค่าใช้จ่ายไม่ครบถ้วนได้ ดังนั้น ณ วันที่สิ้นปีหรือสิ้นรอบปิดงบการเงิน จึงควรรวบรวมค่าใช้จ่ายที่จ่ายผ่านวงเงินสดย่อยและไม่ได้นำมาเบิก มาบันทึกบัญชีค่าใช้จ่ายให้ครบถ้วนดังนี้
Dr. ค่าใช้จ่ายต่างๆ xx
Cr. เจ้าหนี้เงินสดย่อย xx
การควบคุมภายในและการตรวจสอบ
วิธีป้องกันการทุจริตเงินสดย่อย: การตรวจนับเงินสดไม่แจ้งล่วงหน้า
ในระบบเงินสดย่อย ผู้รักษาเงินสดย่อย มีโอกาสทุจริตนำเงินไปใช้ส่วนตัวแบบชั่วคราวได้ เพราะหากยังไม่ถึงรอบในการเบิกชดเชยเงินสดย่อย ก็จะไม่มีใครทราบได้ว่าเงินหายไปหรือไม่ ดังนั้นวิธีการที่ดีที่สุดในการป้องกันการทุจริตในกรณีดังกล่าวคือการตั้งนโยบายในการสุ่มตรวจนับเงินสดย่อยโดยไม่แจ้งล่วงหน้า เช่น อาจจะกำหนดเอาไว้ว่าอาทิตย์ละ 1 ครั้ง หรือ อาทิตย์ละ 2 ครั้งเป็นต้น และทุกครั้งที่สุ่มนับ เงินสดย่อยที่เหลืออยู่ รวมกับเอกสารใบเบิกเงินสดย่อยที่ยังไม่ได้เบิกชดเชย รวมกันจะต้องได้เท่ากับวงเงินสดย่อยที่ทางบริษัทตั้งเอาไว้ดังนี้
วงเงินสดย่อย = เงินสดย่อย + ใบเบิกเงินสดย่อยที่ยังไม่ได้เบิกชดเชย
หากว่า เงินสดย่อย + ใบเบิกเงินสดย่อยที่ยังไม่ได้เบิกชดเชย น้อยกว่า วงเงินสดย่อย แสดงว่าอาจมีการทุจริตเกิดขึ้นโดยผู้รักษาเงินสดย่อย
การกำหนดนโยบายการตรวจนับเงินสดย่อยโดยไม่แจ้งล่วงหน้าจึงเป็นวิธีการป้องกันทุจริตในเรื่องดังกล่าวได้เป็นอย่างดี
ปัญหาที่พบบ่อยในการทำบัญชีเงินสดย่อย และแนวทางแก้ไข
-
เงินขาดหรือเงินเกิน
-
- ปัญหา: ยอดเงินสดในมือไม่ตรงกับยอดคงเหลือในสมุดทะเบียนคุมเงินสดย่อย สาเหตุอาจเกิดจากการทอนเงินผิด หรือลืมบันทึกรายการจ่าย
- แนวทางแก้ไข: กำหนดให้มีการ ตรวจนับเงินสด (Cash Count) ทุกวันก่อนเลิกงาน
-
เอกสารประกอบการเบิกจ่ายไม่ครบถ้วน
-
- ปัญหา: พนักงานนำบิลเงินสดที่ไม่มีชื่อที่อยู่ร้านค้า หรือไม่มีชื่อบริษัทมาเบิก ทำให้เป็นปัญหาในการลงเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีไม่ได้
- แนวทางแก้ไข: * จัดทำ “ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน” สำหรับกรณีที่เป็นค่าใช้จ่ายที่ออกใบเสร็จไม่ได้
-
การเบิกเงินชดเชยล่าช้า
-
- ปัญหา: ผู้รักษาเงินสดย่อยสะสมบิลไว้เป็นเวลานาน ไม่ยอมไปเบิกเงินชดเชย ทำให้เงินสดในมือหมด และค่าใช้จ่ายในงบการเงินไม่ครบถ้วน
- แนวทางแก้ไข: * กำหนดจุด “Minimum Level” เช่น เมื่อเงินเหลือ 20% ของวงเงิน ต้องรีบทำเรื่องเบิกชดเชยทันที หรือ กำหนดนโยบายให้ต้องเบิกชดเชยทุกสิ้นเดือน เพื่อให้ค่าใช้จ่ายถูกบันทึกในเดือนที่เกิดขึ้นจริง
ดาวน์โหลดแบบฟอร์มฟรี
แบบฟอร์มใบเบิกเงินสดย่อย (Petty Cash Voucher)
แบบฟอร์มทะเบียนคุมเงินสดย่อย (Petty Cash Ledger)
ดาวน์โหลดแบบฟอร์มได้ที่นี่ : ดาวน์โหลดแบบฟอร์ม
สรุป
เงินสดย่อย ไม่ได้เป็นเพียงการจ่ายค่าใช้จ่ายเล็กๆน้อยๆจิปาถะเท่านั้น แต่คือฟันเฟืองสำคัญที่ช่วยให้ธุรกิจขับเคลื่อนไปได้อย่างรวดเร็วและเป็นระเบียบ การวางระบบเงินสดย่อยที่รัดกุมควบคู่ไปกับการควบคุมภายในที่ดี จะช่วยปิดช่องโหว่ความผิดพลาดและป้องกันการทุจริตที่อาจเกิดขึ้นได้ หากองค์กรสามารถจัดการเงินสดย่อยได้อย่างถูกต้อง การบริหารภาพรวมการเงินขององค์กรก็จะเป็นเรื่องที่ง่ายและมั่นคงมากขึ้น
หากท่านใดยังมีข้อสงสัยเกี่ยวกับเงินสดย่อย ติดต่อมาได้ โทร. 021251363 Facebook : Build Me Up Consultant Line : @bmu001
เขียนโดย (Author)
คุณ ธเณศ เฮงตระกูลสิน
ตำแหน่ง : CEO บริษัท บิลด์มีอัพ คอนซัลแทนท์ จำกัด
ผู้สอบบัญชีรับอนุญาต เลขทะเบียน 10228
ประสบการณ์ : ผู้จัดการฝ่ายตรวจสอบบัญชี สำนักงานสอบบัญชี EY (Big4)
ผู้ผ่านการทดสอบ หลักสูตรประกาศนียบัตรการรายงานทางการเงินไทย (DipTFR)
ปริญญาตรี : คณะพาณิชยศาสตร์และการบัญชี มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์
ปริญญาโท : คณะพัฒนาการเศรษฐกิจ หลักสูตรเศรษฐศาสตร์การเงิน Nida (เกียรตินิยมอันดับหนึ่ง)