สารบัญ
- ความแตกต่างระหว่าง “ค่าใช้จ่ายในการบริหาร” และ “ค่าใช้จ่ายในการขาย”
- วิธีการบันทึกบัญชีค่าใช้จ่ายในการบริหาร
ค่าใช้จ่ายในการบริหาร (Administrative Expenses) คืออะไร?
ค่าใช้จ่ายในการบริหาร (Administrative Expenses) คือ ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจากการดำเนินงานทั่วไปของธุรกิจ ซึ่ง ไม่เกี่ยวข้องโดยตรง กับต้นทุนขาย หรือ กระบวนการผลิตสินค้าหรือการให้บริการ และไม่เกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่ายในการขาย แต่เป็นสิ่งที่จำเป็นเพื่อให้ธุรกิจขับเคลื่อนไปได้ในภาพรวมครับ
ในทางบัญชี ค่าใช้จ่ายส่วนนี้จะแสดงอยู่ใน งบกำไรขาดทุน ภายใต้บัญชีที่ชื่อว่า “ค่าใช้จ่ายในการบริหาร”
ตัวอย่างค่าใช้จ่ายในการบริหารมีอะไรบ้าง?
ค่า Office supply
ค่า Office supply หรือ ค่าใช้จ่ายของใช้สำนักงาน ยกตัวอย่าง เช่น กระดาษ ดินสอ ปากกา ที่ใช้ใน Office เป็นต้น ซึ่งค่าใช้จ่ายดังกล่าวถือเป็นค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานทั่วไป จึงถือว่าเป็นค่าใช้จ่ายในการบริหาร
เงินเดือน OT สวัสดิการของพนักงานที่อยู่หลังบ้าน
พนักงานที่อยู่หลังบ้าน โดยส่วนใหญ่แล้วจะหมายถึงพนักงานที่ไม่ไดเกี่ยวข้องกับการผลิต หรือ การขาย ยกตัวอย่างเช่น พนักงานฝ่ายบัญชี ฝ่ายการเงิน ฝ่าย HR ฝ่ายจัดซื้อ เป็นต้น ซึ่งถือได้ว่าเป็นพนักงานที่ใช้ในการบริหารงานโดยทั่วไป จึงถือว่าเป็นค่าใช้จ่ายในการบริหาร
ค่าเช่าสำนักงาน
ในบางกรณีสถานที่ตั้งของบริษัทไม่ใช่ที่ดินของบริษัท ซึ่งบริษัทจะต้องไปเช่าจากผู้อื่น โดยการจ่ายค่าเช่า เพื่อให้ได้สิทธิ์ในการใช้สถานที่ในการดำเนินงานของกิจการ รายการนี้จะเรียกว่าค่าเช่าสำนักงานซึ่งถือเป็นค่าใช้จ่ายในการบริหาร อย่าไรก็ตามหากเป็นการเช่าโรงงานเพื่อนำมาผลิตสินค้า ค่าใช้จ่ายในส่วนนี้จถือเป็นค่าใช้จ่ายในการผลิต ซึ่งสุดท้ายแล้วจะถูกปันส่วนและกลายเป็น ต้นทุนขาย ในงบการเงิน
ค่าไฟฟ้า น้ำประปา โทรศัพท์ อินเตอร์เน็ต
โดยปกติแล้วค่าไฟฟ้า น้ำประปา โทรศัพท์ อินเตอร์เน็ต จะถือเป็นค่าใช้จ่ายทั่วไปที่ใช้ในการดำเนินงาน ซึ่งถือเป็น ค่าใช้จ่ายในการบริหาร
ความแตกต่างระหว่าง “ค่าใช้จ่ายในการบริหาร” และ “ค่าใช้จ่ายในการขาย”
ผมได้สรุปความแตกต่างระหว่าง ค่าใช้จ่ายในการบริหาร และ ค่าใช้จ่ายในการขาย มาให้ตามตารางดังนี้
วิธีการบันทึกบัญชีค่าใช้จ่ายในการบริหาร
ตัวอย่างการบันทึกรายการในงบกำไรขาดทุน
การบันทึกบัญชีค่าใช้จ่ายในการบริหารจะต้องบันทึกฝั่ง Debit มีวิธีการบันทึกบัญชีดังนี้
Dr. ค่าใช้จ่ายในการบริหาร xx
Cr. เงินสด / เงินฝากธนาคาร xx
การแสดงรายการในงบกำไรขาดทุน
ค่าใช้จ่ายในการบริหารแสดงในงบกำไรขาดทุนตรงนี้
คำถามที่พบบ่อย (FAQs) เกี่ยวกับค่าใช้จ่ายในการบริหาร
Q1: ค่าใช้จ่ายในการบริหาร แตกต่างจาก ค่าใช้จ่ายในการขาย อย่างไร?
คำตอบ: วิธีแยกที่ง่ายที่สุดคือให้ดูที่ “วัตถุประสงค์” ของค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น
-
- ค่าใช้จ่ายในการขาย: เกิดขึ้นเพื่อให้เกิด “ยอดขาย” เช่น ค่าโฆษณา, ค่าคอมมิชชั่น, ค่าขนส่งสินค้า, เงินเดือนพนักงานฝ่ายการตลาด
- ค่าใช้จ่ายในการบริหาร: เกิดขึ้นเพื่อให้ “กิจการดำเนินงานเป็นไปตามปกติ” เป็นงานส่วนหลังบ้าน (Back Office) เช่น เงินเดือนฝ่ายบัญชี, ค่าเช่าสำนักงาน, ค่าสอบบัญชี
Q2: เงินเดือนเจ้าของกิจการ ถือเป็นค่าใช้จ่ายในการบริหารหรือไม่?
คำตอบ: หากเจ้าของทำหน้าที่บริหารงานภาพรวม ไม่ได้ไปคุมเครื่องจักรผลิตหรือออกไปขายของเป็นหลัก เงินเดือนเจ้าของจะถูกจัดอยู่ใน ค่าใช้จ่ายในการบริหาร อย่างไรก็ตามหากผู้บริหารทำงานเกี่ยวกับการควบคุมการผลิตเงินเดือนผู้บริหารก็ควรเป็นค่าใช้จ่ายในการผลิต ซึ่งสุดท้ายจะไปแสดงเป็นต้นทุนขายในงบการเงิน หรือหากผู้บริหารทำงานเกี่ยวกับการขาย เงินเดือนผู้บริหารก็ควรเป็นค่าใช้จ่ายในการขาย
ปล. บริษัทขนาดใหญ่จำนวนมากจะใช้วิธีปันส่วนเงินเดือนของผู้บริหารไปยังบัญชีที่เกี่ยวข้องหากงานของผู้บริหารเกี่ยวข้องกับบัญชีดังกล่าว ได้แก่ ค่าใช้จ่ายในการผลิต ค่าใช้จ่ายในการขาย และค่าใช้จ่ายในการบริหาร
Q3 : ค่ารับรองลูกค้า จัดเป็นค่าใช้จ่ายบริหารหรือค่าใช้จ่ายขาย?
คำตอบ: โดยส่วนใหญ่จะจัดเป็น ค่าใช้จ่ายในการบริหาร ครับ เนื่องจากเป็นการรักษาความสัมพันธ์ทางธุรกิจในภาพรวม แต่ในบางบริษัทอาจจัดเป็นค่าใช้จ่ายในการขายหากเป็นการเลี้ยงรับรองเพื่อปิดโปรเจกต์ขายโดยเฉพาะ ทั้งนี้จะจัดประเภทอย่างไรจะขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของการรับรองนั้น
Q4 : ค่าเสื่อมราคา (Depreciation) ต้องอยู่ในการบริหารเสมอไปไหม?
คำตอบ: ไม่เสมอไปครับ ขึ้นอยู่กับว่าสินทรัพย์นั้นตั้งอยู่ที่ไหนและวัตถุประสงค์ของการใช้สินทรัพย์นั้นเป็นอย่างไร ยกตัวอย่างเช่น
-
- ถ้าเป็นค่าเสื่อมเครื่องจักรในโรงงาน = ต้นทุนผลิต (สุดท้ายจะถูกปันส่วนและแสดงเป็นต้นทุนขายในงบการเงิน)
- ถ้าเป็นค่าเสื่อมรถขนส่งสินค้า = ค่าใช้จ่ายในการขาย
- ถ้าเป็นค่าเสื่อมคอมพิวเตอร์ฝ่ายบัญชี/HR = ค่าใช้จ่ายในการบริหาร
Q5: ทำไมต้องพยายามคุมค่าใช้จ่ายในการบริหารให้ต่ำ?
คำตอบ: เพราะค่าใช้จ่ายส่วนนี้มักเป็น Fixed Cost (ต้นทุนคงที่) ซึ่งไม่สร้างรายได้โดยตรง หากค่าใช้จ่ายส่วนนี้สูงเกินไป เมื่อยอดขายตก กิจการจะขาดทุนทันที การบริหารค่าใช้จ่ายส่วนนี้ให้มีประสิทธิภาพจะช่วยให้กิจการมีกำไรสุทธิ (Net Profit) ที่สูงขึ้น
Q6: ค่าจ้างที่ปรึกษา หรือค่าทำบัญชี จัดเป็นค่าใช้จ่ายประเภทใด?
คำตอบ: จัดเป็น ค่าใช้จ่ายในการบริหาร เพราะเป็นการจ้างงานเพื่อสนับสนุนการดำเนินงานให้ถูกต้องตามกฎหมายและมาตรฐานบัญชี
สรุป
โดยสรุปแล้ว ค่าใช้จ่ายในการบริหาร (Administrative Expenses) คือต้นทุนพื้นฐานที่ทำให้ธุรกิจสามารถขับเคลื่อนไปได้ตามปกติ แม้จะไม่ใช่ค่าใช้จ่ายที่สร้างรายได้โดยตรง แต่การจำแนกและควบคุมค่าใช้จ่ายส่วนนี้ให้ดีคือการสร้างผลกำไรที่ยั่งยืน
หากท่านใดยังมีข้อสงสัยเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายในการบริหาร ติดต่อมาได้ โทร. 0925863663 , 021245303 Facebook : Build Me Up Consultant Line : @bmu001