ในการดำเนินธุรกิจ การบันทึกค่าใช้จ่ายให้ถูกต้องตามรอบบัญชีถือเป็นเรื่องสำคัญที่ส่งผลโดยตรงต่อตัวเลขกำไรขาดทุน และหนึ่งในรายการบัญชีที่มักสร้างความสับสนให้ผู้ประกอบการคือ Accrued Expense หรือค่าใช้จ่ายค้างจ่าย ซึ่งเป็นรายการที่ต้อง “ปรับปรุง” ณ วันสิ้นงวดเสมอ วันนี้ Build Me Up Consultant สำนักงานบัญชีดิจิทัลครบวงจร จะมาเจาะลึกว่า Accrued Expense คืออะไร และมีความสำคัญต่อการปิดงบการเงิน และการวางแผนภาษีของคุณอย่างไรบ้าง
Accrued Expense คืออะไร หลักการสำคัญของค่าใช้จ่ายค้างจ่าย
Accrued Expense คือ ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงในรอบบัญชีปัจจุบัน กิจการได้รับประโยชน์จากสินค้าหรือบริการนั้นเรียบร้อยแล้ว แต่ยังไม่ได้ชำระเงินสดออกไป และมักจะยังไม่ได้รับใบแจ้งหนี้ (Invoice) จึงต้องมีการบันทึกบัญชีเพื่อตั้งเป็นค่าใช้จ่ายค้างจ่ายไว้ นี่คือหลักการบัญชี “เกณฑ์คงค้าง” (Accrual Basis) ที่ทำให้งบการเงินสะท้อนผลการดำเนินงานที่แท้จริง แม้กระแสเงินสดจะยังไม่ได้จ่ายออกไปก็ตาม
ตัวอย่าง Accrued Expense ที่พบบ่อยในธุรกิจ
เพื่อให้เห็นภาพชัดเจนยิ่งขึ้น ค่าใช้จ่ายค้างจ่ายมักเกิดขึ้นเป็นประจำในธุรกิจ โดยเฉพาะรายการที่รอบบิลและการจ่ายเงินคาบเกี่ยวระหว่างเดือนหรือระหว่างปี ซึ่งตัวอย่าง Accrued Expense ที่เจ้าของธุรกิจต้องพบเจอบ่อย ๆ มีดังนี้
1. ค่าสาธารณูปโภค (ค่าน้ำ-ค่าไฟ) ที่ยังไม่ถึงรอบบิล
สมมติว่าบริษัทของคุณปิดรอบบัญชีทุกสิ้นเดือนธันวาคม โดยในตลอดเดือนธันวาคม บริษัทได้ใช้ไฟฟ้าและน้ำประปาในการดำเนินงาน (คือได้รับประโยชน์แล้ว) แต่โดยปกติ ใบแจ้งหนี้ค่าน้ำค่าไฟของเดือนธันวาคม จะถูกส่งมาและครบกำหนดชำระในเดือนมกราคมปีถัดไป
ตามหลักเกณฑ์คงค้าง เราไม่สามารถรอลงค่าใช้จ่ายในเดือนมกราคมได้ เพราะเป็นค่าใช้จ่ายของปีเก่า นักบัญชีจึงต้องทำการ “ประมาณการ” หรือ “ตั้งค้างจ่าย” ค่าน้ำค่าไฟของเดือนธันวาคม ณ วันที่ 31 ธันวาคม เพื่อให้ค่าใช้จ่ายนี้ไปอยู่ในงบกำไรขาดทุนของปีที่ใช้จริงอย่างถูกต้อง
2. เงินเดือนหรือโบนัสพนักงานที่ต้องจ่ายในเดือนถัดไป
อีกกรณีที่พบบ่อยคือค่าตอบแทนพนักงาน เช่น บริษัทตัดรอบเงินเดือนวันที่ 25 ของทุกเดือน เงินเดือนของพนักงานที่ทำงานตั้งแต่วันที่ 26-31 ธันวาคม ถือเป็นค่าใช้จ่ายของเดือนธันวาคม แต่จะถูกนำไปรวมจ่ายจริงในรอบเงินเดือนของเดือนมกราคมปีถัดไป
หรือในกรณี “โบนัสประจำปี” หากบริษัทประกาศจ่ายโบนัสจากผลการดำเนินงานของปี 256X โดยจะจ่ายเงินโบนัสให้พนักงานในเดือนกุมภาพันธ์ 256X+1 แม้ว่าเงินสดจะออกจากบริษัทในปีหน้า แต่โบนัสก้อนนี้ถือเป็นค่าใช้จ่ายที่เกิดจากการทำงานของพนักงานในปี 256X ทั้งหมด จึงต้องตั้ง “โบนัสค้างจ่าย” หรือ “เงินเดือนค้างจ่าย” ณ วันสิ้นปี 256X ให้ครบถ้วน
นอกจากนี้ ยังมีค่าใช้จ่ายค้างจ่าย (Accrued Expense) อื่น ๆ อีกมาก เช่น
- ดอกเบี้ยเงินกู้ยืมธนาคารที่ครบกำหนดจ่ายในเดือนถัดไป
- ค่าที่ปรึกษา ค่าทำบัญชี หรือค่าบริการอื่นๆ ที่ได้รับบริการแล้ว แต่ผู้ให้บริการยังไม่ส่งใบแจ้งหนี้มาเก็บเงิน
- ค่าคอมมิชชันที่ต้องจ่ายให้ฝ่ายขายจากยอดขายที่ปิดได้ในเดือนนี้ แต่มีกำหนดจ่ายจริงในเดือนหน้า
ค่าใช้จ่ายค้างจ่ายจัดอยู่ในหมวดไหน และบันทึกบัญชีอย่างไร
เมื่อเราเข้าใจแล้วว่า Accrued Expense คืออะไร คำถามต่อมาคือมันอยู่ในหมวดบัญชีใดในงบการเงินกัน คำตอบก็คือ ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย (Accrued Expense) ถือเป็น “หนี้สิน” (Liabilities) ของกิจการ เพราะเป็นภาระผูกพันที่กิจการได้รับประโยชน์ไปแล้ว และมีหน้าที่ต้องชำระคืนในอนาคตอันใกล้ โดยในงบฐานะการเงิน (งบดุล) จะจัดอยู่ในหมวด หนี้สินหมุนเวียน (Current Liabilities)
วิธีลงบันทึก Debit-Credit สำหรับค่าใช้จ่ายค้างจ่าย
การบันทึกค่าใช้จ่ายค้างจ่ายจะแบ่งเป็น 2 ขั้นตอนสำคัญ ดังนี้
1. ณ วันสิ้นงวด (วันที่บันทึกรายการค้างจ่าย เช่น 31 ธ.ค.)
ณ วันสิ้นเดือนหรือสิ้นปี นักบัญชีจะทำการปรับปรุงรายการ โดยบันทึกเพื่อ “รับรู้ค่าใช้จ่าย” (แม้ยังไม่จ่าย) และ “ตั้งหนี้สิน” ขึ้นมาในระบบ
- Debit (Dr.) ค่าใช้จ่าย… (เช่น ค่าสาธารณูปโภค, เงินเดือน, ดอกเบี้ยจ่าย) XXX Credit (Cr.) ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย (Accrued Expense) XXX
- (ผลกระทบ : งบกำไรขาดทุนมีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น [กำไรลดลง], งบฐานะการเงินมีหนี้สินเพิ่มขึ้น)
- ตัวอย่าง : ณ 31 ธ.ค. บริษัทประมาณการค่าไฟที่ใช้ไปในเดือน ธ.ค. แต่บิลยังไม่มา เป็นเงิน 50,000 บาท Dr. ค่าไฟฟ้า 50,000 Cr. ค่าไฟฟ้าค้างจ่าย 50,000
2. ณ วันที่จ่ายเงินสด (ในงวดบัญชีถัดไป เช่น 15 ม.ค.)
เมื่อถึงกำหนดชำระเงิน และเราได้จ่ายเงินสดหรือโอนเงินผ่านธนาคารสำหรับค่าใช้จ่ายก้อนนั้น (ที่เคยตั้งค้างจ่ายไว้) เราจะบันทึกเพื่อ “ล้างหนี้สิน” ที่เคยตั้งไว้ และ “ลดเงินสด”
- Debit (Dr.) ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย (Accrued Expense) XXX Credit (Cr.) เงินสด / ธนาคาร XXX
- (ผลกระทบ : หนี้สินลดลง, สินทรัพย์ (เงินสด) ลดลง)
- ตัวอย่าง (ต่อ ) : วันที่ 15 ม.ค. บริษัทจ่ายบิลค่าไฟของเดือน ธ.ค. (ยอดตรงกับที่ประมาณการไว้) 50,000 บาท Dr. ค่าไฟฟ้าค้างจ่าย 50,000 Cr. เงินสด 50,000
จะเห็นว่าในขั้นตอนที่ 2 นี้ จะไม่มีการบันทึก “ค่าใช้จ่าย” ซ้ำอีก เพราะเราได้รับรู้เป็นค่าใช้จ่ายไปแล้วตั้งแต่ขั้นตอนที่ 1 ณ วันสิ้นปี ซึ่งเป็นวิธีที่ถูกต้องตามหลักการบัญชี
ทำไมการบันทึกค่าใช้จ่ายค้างจ่ายจึงสำคัญต่อการวางแผนภาษี
หลายคนอาจคิดว่า Accrued Expense เป็นแค่เรื่องทางบัญชีที่ทำเพื่อให้ตัวเลขสวยงาม แต่ความจริงแล้วมันส่งผลกระทบโดยตรงต่อ “ภาษีเงินได้นิติบุคคล” อย่างมาก และนี่คือจุดที่สำคัญที่สุดในการปิดงบการเงิน ประจำปี
ตามหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากร กิจการต้องบันทึกรายได้และค่าใช้จ่ายตาม “เกณฑ์สิทธิ์” (เกณฑ์คงค้าง) เช่นกัน หมายความว่า ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในปีไหน ก็ต้องถูกบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายของปีนั้น แม้จะจ่ายเงินในปีถัดไปก็ตาม
ความเสี่ยงร้ายแรงหากไม่บันทึกค่าใช้จ่ายค้างจ่าย
สมมติว่า บริษัทของคุณมีค่าโบนัสพนักงาน 1,000,000 บาท ซึ่งเป็นผลการดำเนินงานของปี 256X แต่คุณ “ลืม” หรือ “จงใจ” ไม่ตั้งรายการ ค้างจ่าย นี้ไว้ ณ สิ้นปี 256X เพราะคิดว่าจะไปบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายตอนที่จ่ายเงินจริงในเดือนมีนาคม 256X+1 แทน
- เมื่อกรมสรรพากรมาตรวจสอบในอนาคต เขาจะถือว่าโบนัส 1,000,000 บาทนี้ เป็น “ค่าใช้จ่ายผิดรอบบัญชี” ทันที เพราะมันเป็นค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจากผลงานปี 256X แต่คุณกลับนำไปหักภาษีในปี 256X+1
- ผลลัพธ์คือ สรรพากรจะ “บวกกลับ” (Add back) ค่าใช้จ่าย 1,000,000 บาทนี้ในงบของปี 256X+1 ทำให้กำไรทางภาษีของปี 256X+1 สูงขึ้น และคุณต้องเสียภาษีเพิ่มขึ้นทันที (แถมอาจโดนเบี้ยปรับและเงินเพิ่มย้อนหลังอีกด้วย)
ดังนั้น การบันทึก Accrued Expense ให้ครบถ้วนในทุกสิ้นงวด จึงเป็นการล็อกสิทธิ์ในการนำค่าใช้จ่ายนั้นมาหักภาษีในรอบบัญชีที่ถูกต้องตามกฎหมาย ช่วยให้กิจการเสียภาษีได้ตรงตามความเป็นจริง ไม่ต้องเสี่ยงโดนบวกกลับในอนาคต
จัดการค่าใช้จ่ายค้างจ่ายและภาษีให้ถูกต้อง ปรึกษา Build Me Up Consultant
การทำความเข้าใจคอนเซปต์ Accrued Expense คืออะไร เป็นเรื่องหนึ่ง แต่การนำไปปฏิบัติจริง การรวบรวมเอกสาร การประมาณการค่าใช้จ่ายที่บิลยังไม่มา และการบันทึกบัญชีให้ถูกต้องครบถ้วนทุกสิ้นเดือนและสิ้นปี เป็นงานที่ต้องใช้ความละเอียด ความเชี่ยวชาญ และประสบการณ์สูง
ที่ Build Me Up Consultant เราเข้าใจความซับซ้อนนี้ดี ด้วยบริการรับทำบัญชีดิจิทัลเต็มรูปแบบ ที่ทำงานด้วยระบบออนไลน์ 100% คุณไม่ต้องกังวลเรื่องการส่งเอกสารอีกต่อไป เพียงสแกนและอัปโหลดเอกสารที่เกี่ยวข้อง (เช่น สัญญาบริการ ใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่จ่าย ข้อมูลการจ่ายโบนัส) ผ่านเซิร์ฟเวอร์ที่ปลอดภัยของเรา ทีมงานผู้มีประสบการณ์จะทำหน้าที่ตรวจสอบและบันทึกรายการปรับปรุงสิ้นงวด รวมถึงค่าใช้จ่ายค้างจ่าย ทั้งหมด ให้คุณมีเวลาไปโฟกัสกับการเติบโตของธุรกิจได้อย่างเต็มที่ ติดต่อสอบถามบริการเพิ่มเติมได้ที่ โทร. 0925863663 , 021245303 Facebook : Build Me Up Consultant Line : @bmu001