การจ้างพนักงานคนแรกนับเป็นก้าวสำคัญที่บ่งบอกถึงการเติบโตของธุรกิจ แต่ในขณะเดียวกันก็มีหน้าที่ความรับผิดชอบตามกฎหมายเพิ่มขึ้นมาด้วย สิ่งแรกที่ผู้ประกอบการต้องทำคือ การขึ้นทะเบียนนายจ้างประกันสังคม ซึ่งมีรายละเอียดและขั้นตอนที่ต้องจัดการให้ถูกต้อง Build Me Up Consultant จึงได้รวบรวมข้อมูลสำคัญมาให้ในวันนี้ เพื่อเป็นแนวทางให้ผู้ประกอบการทุกท่านดำเนินการได้อย่างราบรื่น
การขึ้นทะเบียนนายจ้างประกันสังคม คืออะไร
การขึ้นทะเบียนนายจ้างประกันสังคม คือ ขั้นตอนที่เจ้าของกิจการที่มีลูกจ้าง ต้องไปดำเนินการแจ้งและจดทะเบียนสถานประกอบการของตนเองกับสำนักงานประกันสังคมตามที่กฎหมายกำหนด เพื่อให้กิจการเข้าสู่ระบบประกันสังคมอย่างเป็นทางการ และสามารถดำเนินการเกี่ยวกับสิทธิประโยชน์ของลูกจ้างได้อย่างถูกต้องครบถ้วน
ทำไมการขึ้นทะเบียนนายจ้างประกันสังคมถึงสำคัญ
การดำเนินการเรื่องนี้ไม่ใช่แค่การทำตามข้อบังคับ แต่ยังเป็นการสร้างรากฐานที่ดีให้กับองค์กร เพราะนอกจากจะเป็นการปฏิบัติตามกฎหมายเพื่อหลีกเลี่ยงโทษปรับแล้ว ยังเป็นการมอบสวัสดิการและความคุ้มครองที่จำเป็นให้แก่ลูกจ้าง ช่วยสร้างความมั่นคงและทำให้บริษัทของคุณเป็นสถานที่ทำงานที่น่าเชื่อถือ
ใครบ้างที่ต้องขึ้นทะเบียนนายจ้างประกันสังคม
ตามพระราชบัญญัติประกันสังคม พ.ศ. 2533 กำหนดไว้ชัดเจนว่ากิจการใดก็ตามที่มีการจ้างงาน จะต้องดำเนินการขึ้นทะเบียนนายจ้าง ซึ่งมีความครอบคลุม ดังนี้
- นิติบุคคล : เช่น บริษัทจำกัด หรือห้างหุ้นส่วนจำกัด ที่มีการจ้างลูกจ้างตั้งแต่ 1 คนขึ้นไป
- บุคคลธรรมดา : เจ้าของกิจการที่ไม่ได้จดทะเบียนเป็นนิติบุคคล แต่มีการจ้างลูกจ้างตั้งแต่ 1 คนขึ้นไป
- กิจการประเภทอื่น : เช่น กิจการร่วมค้า, มูลนิธิ, สมาคม หรือสหกรณ์ ที่มีลูกจ้างทำงานอยู่
เอกสารสำคัญที่ต้องใช้ในการขึ้นทะเบียนนายจ้าง
การเตรียมเอกสารให้ครบถ้วนเป็นหัวใจสำคัญ ที่จะทำให้ขั้นตอนขึ้นทะเบียนนายจ้างรวดเร็วและไม่ติดขัด โดยเอกสารที่ต้องใช้จะแตกต่างกันเล็กน้อยระหว่างนิติบุคคลและบุคคลธรรมดา ดังนี้
กรณีนิติบุคคล (บริษัท/ห้างหุ้นส่วน)
- แบบฟอร์มขึ้นทะเบียนนายจ้าง (สปส. 1-01)
- สำเนาหนังสือรับรองการจดทะเบียนนิติบุคคล พร้อมวัตถุประสงค์ (อายุไม่เกิน 6 เดือน)
- สำเนาใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.20) หรือ ภ.พ.01 (ถ้ามี)
- แผนที่ตั้งของสถานประกอบการ
- รูปถ่ายสถานประกอบการ ที่เห็นป้ายชื่อและบ้านเลขที่ชัดเจน
- หนังสือมอบอำนาจ (กรณีให้ผู้อื่นดำเนินการแทน) พร้อมติดอากรแสตมป์
กรณีบุคคลธรรมดา
- แบบฟอร์มขึ้นทะเบียนนายจ้าง (สปส. 1-01)
- สำเนาบัตรประจำตัวประชาชนและสำเนาทะเบียนบ้านของนายจ้าง
- สำเนาใบทะเบียนพาณิชย์ หรือใบอนุญาตประกอบกิจการ (ถ้ามี)
- แผนที่ตั้งของสถานประกอบการ
- รูปถ่ายสถานประกอบการ ที่เห็นป้ายชื่อและบ้านเลขที่ชัดเจน
- หนังสือมอบอำนาจ (กรณีให้ผู้อื่นดำเนินการแทน)
4 ขั้นตอนการขึ้นทะเบียนนายจ้างประกันสังคมแบบเข้าใจง่าย
เมื่อเตรียมเอกสารพร้อมแล้ว ขั้นตอนขึ้นทะเบียนนายจ้างประกันสังคมก็ไม่ใช่เรื่องยาก สามารถทำตามลำดับขั้นตอนง่าย ๆ เพื่อให้การดำเนินการของคุณเสร็จสมบูรณ์ได้ ดังนี้
1. เตรียมเอกสารนายจ้างและลูกจ้างให้ครบถ้วน
ขั้นตอนแรกคือการรวบรวมเอกสารทั้งหมดตามรายการข้างต้น ทั้งในส่วนของนายจ้างและลูกจ้าง พร้อมกรอกรายละเอียดในแบบฟอร์ม สปส. 1-01 และ สปส. 1-03 ให้ถูกต้องและสมบูรณ์ เพราะการเตรียมเอกสารที่พร้อมจะช่วยลดระยะเวลาในการติดต่อเจ้าหน้าที่ได้มาก
2. ยื่นแบบฟอร์มขึ้นทะเบียน (สปส. 1-01) ภายใน 30 วัน
นำเอกสารทั้งหมดไปยื่นที่สำนักงานประกันสังคมตามเขตพื้นที่ที่สถานประกอบการของคุณตั้งอยู่ โดยกฎหมายกำหนดให้ต้องดำเนินการขึ้นทะเบียนนายจ้างให้แล้วเสร็จภายใน 30 วัน นับตั้งแต่วันที่มีการจ้างลูกจ้างคนแรก หากดำเนินการล่าช้าอาจมีโทษปรับตามกฎหมาย
3. รับเลขที่บัญชีนายจ้างจากสำนักงานประกันสังคม
หลังจากเจ้าหน้าที่ตรวจสอบเอกสารและรับเรื่องเรียบร้อยแล้ว สำนักงานประกันสังคมจะออก เลขที่บัญชีนายจ้าง จำนวน 10 หลักให้ ซึ่งเลขที่บัญชีนี้จะถูกใช้ในการทำธุรกรรมทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับประกันสังคมต่อไป เช่น การนำส่งเงินสมทบ หรือการแจ้งเข้า-ออกของพนักงาน
4. แจ้งขึ้นทะเบียนลูกจ้างและนำส่งเงินสมทบ
เมื่อได้รับเลขที่บัญชีนายจ้างแล้ว ถือว่าการขึ้นทะเบียนนายจ้างประกันสังคมเสร็จสิ้นในส่วนของบริษัท ขั้นตอนต่อไปคือการแจ้งขึ้นทะเบียนลูกจ้าง (ผู้ประกันตน) เข้าระบบ และเริ่มดำเนินการหักเงินสมทบจากค่าจ้างของลูกจ้างและส่วนที่นายจ้างต้องจ่าย เพื่อนำส่งให้ประกันสังคมเป็นประจำทุกเดือน
ข้อควรรู้และปัญหาที่พบบ่อยในการขึ้นทะเบียนนายจ้าง
เพื่อให้การดำเนินการราบรื่นขึ้น ลองมาดูข้อควรระวังและปัญหาที่นายจ้างมือใหม่มักเจอ เพื่อที่คุณจะได้เตรียมตัวและหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดเหล่านั้น
- ยื่นเอกสารผิดสำนักงานเขต : นายจ้างต้องยื่นเรื่องที่สำนักงานประกันสังคมซึ่งรับผิดชอบในเขตพื้นที่ที่สถานประกอบการจดทะเบียนไว้เท่านั้น การไปผิดเขตจะทำให้เสียเวลา
- เอกสารไม่ครบถ้วน : ปัญหาที่พบบ่อยคือลืมแนบแผนที่หรือรูปถ่ายสถานประกอบการ ทำให้ต้องกลับมาดำเนินการใหม่ ควรตรวจสอบเอกสารให้ครบถ้วนก่อนเดินทาง
- ไม่เข้าใจเรื่องกองทุนเงินทดแทน : ในการขึ้นทะเบียนนายจ้าง จะมีการประเมินเงินสมทบกองทุนเงินทดแทน ซึ่งนายจ้างต้องจ่ายแยกต่างหากจากประกันสังคม ควรสอบถามเจ้าหน้าที่ให้เข้าใจ
- ยื่นเรื่องล่าช้าเกินกำหนด : การปล่อยเวลาให้ผ่านไปเกิน 30 วัน จะทำให้มีความผิดตามกฎหมาย ซึ่งมีโทษทั้งจำคุกและปรับ จึงควรดำเนินการทันทีเมื่อมีการจ้างงานเกิดขึ้น
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการขึ้นทะเบียนนายจ้าง
ขึ้นทะเบียนนายจ้างประกันสังคมออนไลน์ได้ไหม
สำหรับการยื่นเรื่องขึ้นทะเบียนนายจ้างครั้งแรก จำเป็นต้องเดินทางไปยื่นเอกสารด้วยตนเองที่สำนักงานประกันสังคมก่อน หลังจากนั้นนายจ้างสามารถขอ User และ Password เพื่อทำธุรกรรมผ่านระบบ e-Service สำหรับการแจ้งเข้า-ออกของพนักงาน หรือนำส่งเงินสมทบออนไลน์ได้
ต้องขึ้นทะเบียนนายจ้างภายในกี่วัน
ตามกฎหมายกำหนดไว้ชัดเจนว่า นายจ้างต้องดำเนินการขึ้นทะเบียนนายจ้างประกันสังคมให้แล้วเสร็จภายใน 30 วัน โดยนับจากวันแรกที่มีการว่าจ้างลูกจ้าง
นายจ้างต้องแจ้งพนักงานเข้าประกันสังคมภายในกี่วัน
เช่นเดียวกันกับการขึ้นทะเบียนนายจ้าง เมื่อมีการรับพนักงานใหม่เข้ามาทำงาน (หลังจากที่บริษัทขึ้นทะเบียนแล้ว) นายจ้างมีหน้าที่ต้องแจ้งขึ้นทะเบียนลูกจ้างเป็นผู้ประกันตนภายใน 30 วันนับจากวันที่ลูกจ้างเริ่มงาน
ฉันสามารถขึ้นทะเบียนนายจ้างประกันสังคมได้ที่ไหน
สามารถดำเนินการได้ที่สำนักงานประกันสังคมกรุงเทพมหานครพื้นที่ หรือสำนักงานประกันสังคมจังหวัด/สาขา ที่สถานประกอบการของคุณจดทะเบียนตั้งอยู่
ขึ้นทะเบียนนายจ้างแบบไม่ปวดหัว ด้วยบริการ Build Me Up Consultant
จะเห็นได้ว่าการขึ้นทะเบียนนายจ้างประกันสังคม มีรายละเอียดและขั้นตอนที่ต้องจัดการค่อนข้างมาก หากคุณเป็นผู้ประกอบการที่อยากโฟกัสกับการเติบโตของธุรกิจอย่างเต็มที่ ให้ Build Me Up Consultant ช่วยดูแลดีกว่า ด้วยบริการแบบครบวงจรและทีมงานผู้มีประสบการณ์ เราพร้อมประสานงานและดำเนินการด้านทะเบียนทั้งหมดให้คุณ และช่วยทำให้เรื่องยุ่งยากกลายเป็นเรื่องง่ายในทันที ติดต่อสอบถามบริการเพิ่มเติมได้ที่ โทร. 0925863663 , 021245303 Facebook : Build Me Up Consultant Line : @bmu001