สารบัญ
บัญชีแยกประเภทคืออะไร?
บัญชีแยกประเภท (General ledger หรือ GL) คือ รายงานทางบัญชีที่แสดงยอดเคลื่อนไหวของบัญชีใดบัญชีหนึ่ง ซึ่งจะสรุปยอดมาจากการบันทึกบัญชีในสมุดรายวัน 5 ประเภท เราลองมาทำความเข้าใจกับวงจรในการทำบัญชีกันก่อนดังนี้
การจัดทำบัญชีแยกประเภท เป็นกระบวนการที่อยู่ตรงกลางในวงจรบัญชี ซึ่งจะจัดทำหลังจากที่ได้ลงบัญชีในสมุดบัญชีทั้ง 5 เล่มแล้ว หลังจากจัดทำบัญชีแยกประเภทแล้ว ก็จะจัดทำงบทดลอง และงบการเงินต่อไป
โครงสร้างและองค์ประกอบสำคัญของบัญชีแยกประเภท
ลองมาดูตัวอย่างบัญชีแยกประเภทกันดังต่อไปนี้
โครงสร้างของบัญชีแยกประเภทจะมีรายละเอียดดังนี้
-
- ชื่อบัญชี : เพื่อดูว่าบัญชีแยกประเภทนี้คือรายการเคลื่อนไหวของบัญชีอะไร
- ลำดับที่
- เลขที่รายวัน : อ้างอ้งกับเลขที่เอกสารในการบันทึกบัญชี
- วันที่ออก
- ผู้ติดต่อ
- คำอธิบายรายการ
- เดบิต
- เครดิต
- ยอดคงเหลือ
การอ่านและอธิบายความหมาย
-
- บัญชีแยกประเภทนี้เป็นรายงานความเคลื่อนไหวของบัญชี เงินฝากธนาคาร ของวันที่ 01/05/68 – 02/05/68
- ยอดยกมาของบัญชีเงินฝากธนาคาร (ณ 30/04/68) มียอดที่ 2,641,562.22 บาท
- วันที่ 01/01/68 บริษัทได้จ่ายเงินค่าซ่อมแซมปรับปรุงอาคารให้นายช่าง ก ไปเป็นจำนวน 50,000 บาท ส่งผลให้เงินฝากลดลง (เครดิต)
- วันที่ 01/01/68 บริษัทได้จ่ายเงินค่าที่ปรึกษาให้นาย ข ไปเป็นจำนวน 6,000 บาท ส่งผลให้เงินฝากลดลง (เครดิต)
- วันที่ 02/01/68 บริษัทรับเงินจากลูกค้า บริษัท A จำกัด เป็นจำนวน 3,120 บาท ส่งผลให้เงินฝากเพิ่มขึ้น (เดบิต)
- วันที่ 02/01/68 บริษัทรับเงินจากลูกค้า บริษัท B จำกัด เป็นจำนวน 2,000 บาท ส่งผลให้เงินฝากเพิ่มขึ้น (เดบิต)
- วันที่ 02/01/68 บริษัทรับเงินจากลูกค้า บริษัท C จำกัด เป็นจำนวน 2,000 บาท ส่งผลให้เงินฝากเพิ่มขึ้น (เดบิต)
- วันที่ 02/01/68 บริษัทได้จ่ายเงินค่าเงินเดือนพนักงาน ไปเป็นจำนวน 42,885.56 บาท ส่งผลให้เงินฝากลดลง (เครดิต)
- วันที่ 02/01/68 บริษัทรับเงินจากลูกค้า บริษัท D จำกัด เป็นจำนวน 9,984 บาท ส่งผลให้เงินฝากเพิ่มขึ้น (เดบิต)
- สุดท้าย ณ สิ้นวันที่ 02/01/68 บริษัทมียอดบัญชีเงินฝากที่ 2,559,780.66 บาท
ความสัมพันธ์ของรายการค้ากับบัญชีแยกประเภท
รายการค้าต่างๆที่เกิดขึ้นในบริษัทจะต้องเอามาลงบัญชีผ่านสมุดรายวัน 5 เล่ม นั่นคือ สุดรายวันซื้อ สมุดรายวันขาย สมุดรายวันจ่าย สมุดรายวันรับ สมุดรายวันทั่วไป หลังจากนั้นก็จะนำรายการที่บันทึกบัญชีในสมุดรายวันมารวบรวม แยกบัญชีแต่ละบัญชี และจัดทำบัญชีแยกประเภท ลองดูตัวอย่างดังนี้ (จะขอยกตัวอย่างจากบทความก่อนเรื่อง สมการบัญชี)
- บริษัท BMU เพิ่งเริ่มเปิดบริษัท นำเงินมาลงทุนในบริษัทครั้งแรก 100,000 บาท รายการดังกล่าวสามารถบันทึกบัญชีในสมุดรายวันได้ดังนี้
Dr. เงินสด 100,000
Cr. ทุน 100,000
- ต่อมาบริษัทได้นำเงินไปลงทุนซื้ออุปกรณ์เป็นจำนวน 30,000 บาท รายการดังกล่าวสามารถบันทึกบัญชีในสมุดรายวันได้ดังนี้
Dr. อุปกรณ์ 30,000
Cr. เงินสด 30,000
- บริษัทได้จ่ายค่าไฟฟ้า เป็นจำนวน 5,000 บาท ซึ่งการจ่ายค่าไฟฟ้าเป็นค่าใช้จ่าย ทำให้ส่วนของเจ้าของลดลง รายการดังกล่าวสามารถบันทึกบัญชีในสมุดรายวันได้ดังนี้
Dr. ค่าไฟฟ้า 5,000
Cr. เงินสด 5,000
- บริษัทได้ให้บริการลูกค้า มีรายได้ค่าบริการเป็นจำนวน 10,000 บาท เป็นเงินเชื่อ รายการดังกล่าวสามารถบันทึกบัญชีในสมุดรายวันได้ดังนี้
Dr. ลูกหนี้การค้า 10,000
Cr. รายได้ค่าบริการ 10,000
- บริษัทได้รับเงินเป็นจำนวน 10,000 บาท จากลูกหนี้ รายการดังกล่าวสามารถบันทึกบัญชีในสมุดรายวันได้ดังนี้
Dr. เงินสด 10,000
Cr. ลูกหนี้การค้า 10,000
เรียนรู้เพิ่มเติมจากบทความที่เกี่ยวข้อง : เดบิต เครดิต (Debit Credit) คืออะไร มีวิธีการบันทึกบัญชีอย่างไร?
หลังจากนั้นก็นำรายการทั้งหมดดังกล่าวมาจากทำบัญชีแยกประเภทดังนี้
ยอดยกไปของรายการค้าทั้งหมดคือ
เงินสด 75,000 บาท
ลูกหนี้การค้า 0 บาท
อุปกรณ์ 30,000 บาท
ทุน 100,000 บาท
รายได้ค่าบริการ 10,000 บาท
ค่าไฟฟ้า 5,000 บาท
สรุป
บัญชีแยกประเภท (General ledger หรือ GL) เป็นรายงานทางบัญชีที่แสดงความเคลื่อนไหวของบัญชีแต่ละบัญชี เพื่อให้ผู้ใช้รายงานดังกล่าว ทราบว่าบัญชีนั้นๆยอดเพิ่มขึ้นหรือลดลงเนื่องจากอะไร และอ้างอิงกับเอกสารใบไหน กระบวนการในการจัดทำบัญชีแยกประเภทนั้นจะจัดทำหลังจากการบันทึกบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป ก่อนที่จะจัดทำงบทดลอง และงบการเงินต่อไป